Formulaire de vote par correspondance des copropriétaires en assemblée et désignations individuelles : obligations, option

Le 4 juillet 2020 voit l’introduction du formulaire de vote par correspondances des copropriétaires à l’assemblée. Ce dispositif vise à restreindre l’absentéisme des copropriétaires et ses conséquences dommageables, à savoir le rejet de décisions pourtant primordiales pour le syndicat. 

Cette nouveauté génère son lot d’idées reçues colportées par des syndics professionnels en quête de contrôle sur des points intrinsèquement essentiels à la tenue de l’assemblée (désignation du bureau de séance), et au fonctionnement ultérieur de la résidence (conseil syndical), ayant en commun le caractère nominatif de ces fonctions. Nous nous proposons de rétablir les vérités.

I. Formulaire de vote par correspondance : mentions impératives

De nombreux cabinets évoquent une modification substantielle du droit de la copropriété liée à l’instauration du formulaire de vote par correspondance. Ils prétendent que ce document requière désormais, l’indication nominative, dans la convocation de l’assemblée, des candidats au poste de :

– président de séance et son ou ses éventuels scrutateurs ;  

– conseiller syndical. 

Ils fondent leur raisonnement sur le fait que le formulaire de vote par correspondance, institué par l’arrêté du 2 juillet 2020, prescrit de mentionner pour chaque question le choix du copropriétaire (pour, contre, abstention) en 1ère voire en 2nde lecture, lorsque la loi du 10 juillet 1965 le permet (art. 25-1 et 26-1). Selon ces professionnels, un copropriétaire ne peut donc pas s’y exprimer de manière anonyme.

S’il est indéniablement surprenant de voter pour des inconnus dans cette trame, cette approche n’en demeure pas moins parfaitement licite, en l’absence de disposition juridique imposant expressément le nom des postulants au bureau de séance et au conseil syndical dans la convocation. Autrement dit, ces syndics confondent le fait que ces fonctions soient personnelles, avec une obligation inexistante d’y faire figurer nominativement les candidats. 

Les exigences réglementaires, énoncées par les articles 13 et 11 al. 7 du décret du 17 mars 1967, se résument à ce que la convocation (et par conséquent son annexe : le formulaire de vote par correspondance) contienne une :

– question générique (présidence, scrutateur, conseiller syndical) ;

– proposition de résolution associée à chaque interrogation.

La seule dérogation à cette règle correspond à l’élection du syndic, celle-ci émanant en principe d’une décision de l’assemblée selon une proposition de contrat jointe à la convocation, voire d’une fiche d’information tarifaire pour le candidat professionnel (art. 11 al. 4 et 29 du décret du 17 mars 1967).

Cela ne signifie aucunement que la convocation ne puisse pas comprendre nominativement un président de séance, scrutateur, conseiller syndical, mais cela :

– résulte tout d’abord d’une simple faculté ;

– implique en principe une demande d’inscription à son ordre du jour notifiée (LRAR) au syndic et réceptionnée par celui-ci avant sa diffusion de la convocation (art. 10 du décret).

II. Assemblée générale organe souverain décisionnaire

En cantonnant le caractère nominatif (bureau de séance, conseil syndical) dans le formulaire de vote par correspondance, ces cabinets omettent l’essence même de l’assemblée, à savoir l’entité souveraine décisionnaire du syndicat des copropriétaires (art. 17 de la loi).

Cette qualification s’entend de l’organe au cours duquel les copropriétaires présents ou représentés proposent, discutent, puis délibèrent. Dès lors, aucune restriction préalable, à une candidature manifestée en assemblée au poste de président, scrutateur ou conseiller syndical, ne s’avère licite.

Pire, le refus injustifié de postulation en séance expose la résolution (constitution du conseil syndical), voire l’assemblée dans son intégralité [présidence, scrutateur (lorsque le règlement de copropriété l’impose)], à une contestation légitime du copropriétaire opposant ou défaillant dans le délai de deux mois suivant la notification de son procès-verbal (art. 42 de la loi). 

Le syndicat encourt :

– non seulement des frais de contentieux important [honoraires d’avocat, condamnation à des dommages et intérêts, ainsi qu’à un article 700 du Code de procédure civile (contribution à tout ou partie du coût de l’avocat du copropriétaire poursuivant obtenant gain de cause)] ;

-mais également la situation fortement préjudiciable de se retrouver sans conseil syndical, du fait de l’annulation judiciaire de cette décision de l’assemblée.  

Pour prévenir une telle irrégularité de l’assemblée deux précautions sont nécessaires.

La première consiste pour le conseil syndical (en exercice) à remplir pleinement son rôle de contribution à la préparation de l’assemblée aux côtés du syndic (art. 26 du décret).

La seconde repose sur la nomination d’un copropriétaire compétent à la présidence de séance, celui-ci étant garant de la régularité de l’assemblée (art. 15, 17 et 14 du décret).