La gestion comptable des sinistres en copropriété

La gestion des sinistres par les syndics reste souvent opaque, que ce soit en matière de déclaration ou de suivi des sommes remboursées par la compagnie d’assurance.

Ce manque de transparence n’est pas le fruit du hasard, mais résulte du fait que de nombreux cabinets de syndic ont un intérêt sur les déclarations sinistres déclarées.

En effet, tout d’abord en parallèle d’être syndic, ils sont également le courtier en assurance de la copropriété impliquant qu’ils ont tout intérêt à minimiser les déclarations pour présenter aux compagnies d’assurance des statistiques performantes.

De plus, il déclare parfois à la compagnie d’assurance leurs honoraires de suivi de travaux, afin d’obtenir leur prise en charge, tout en demandant à la copropriété de les payer.

Le principe est simple : percevoir une double rémunération pour une même tâche.

Face à cette situation, le conseil syndical devra imposer une traçabilité qui consiste à suivre les sinistres déclarés, ceux pris en charge par la compagnie, les sommes remboursées et leur motif.

Ces informations devront alors être comparées avec les éventuelles sommes appelées auprès des copropriétaires pour notamment faire face aux travaux de réhabilitation.

Or, bien souvent la difficulté est que l’ensemble de ces opérations ne sont pas réalisées au cours du même exercice, se retrouvant à enregistrer des factures sur l’année N et des remboursements sur l’année N+1.

Cette perte de transparence ne permet plus au conseil syndical de savoir si les remboursements sont à la hauteur des sommes décaissées ou pire si le syndic n’a pas appelé auprès des copropriétaires des honoraires déjà pris en charge par l’assureur.

Pour éviter cette situation, il est impératif d’exiger du syndic une rigueur dans la tenue comptable, afin de garantir une transparence des sommes encaissées et déboursées.

I. Une centralisation des opérations

L’erreur à ne pas commettre est de dissocier les charges afférentes au sinistre avec les remboursements effectués par l’assureur.

Par conséquent, il est essentiel d’utiliser un compte d’attente qui va porter au débit les charges liées aux dépenses sinistres et en parallèle au crédit les sommes remboursées par l’assureur.

Pour une meilleure visibilité, le syndic devra créer autant de comptes d’attente que de sinistres en cours.

Le compte d’attente ne devra pas être apuré tant que l’ensemble des dépenses et recettes n’ont pas été enregistrées.

Par ce procédé, le conseil syndical pourra pour chaque « campagne sinistre » suivre de près les dépenses engagées par rapport au remboursement constaté.

Il pourra alors identifier s’il existe un reste à charge qui devra être supporté par la copropriété.

C’est uniquement après que le dossier soit définitivement clôturé que le syndic pourra alors apurer le compte d’attente pour basculer les dépenses en charges exceptionnelles  et les recettes en produits.

Ils figureront dans l’annexe 2 en partie basse, ainsi que dans l’annexe 4 en tant que travaux clôturés.

II. Un suivi des remboursements

Pour avoir une traçabilité exacte des sommes remboursées par la compagnie d’assurance, il est impératif de demander au syndic le bordereau de remboursement émanant directement de la compagnie.

Cela permettra d’une part de vérifier les sinistres déclarés et d’autre part l’ensemble des sommes remboursées.

Parmi elles, il faudra particulièrement vérifier le remboursement des honoraires du syndic.

Si le syndic a facturé la copropriété, il faudra alors lui demander le remboursement.

Par ailleurs, sur ce document il faudra vérifier les dates de versement de indemnités en les comparant avec celles indiquées dans la comptabilité.

Il doit y avoir une cohérence totale entre les dates indiquées dans le bordereau de la compagnie d’assurance et la comptabilité tenue par le syndic.

Si le syndic refuse de remettre le document émanant de la compagnie d’assurance, rappelez-lui qu’à compter d’un mois des pénalités de 15 euros par jour de retard sont appliquées.

Si malgré tout il refuse, l’ARC s’engage à financer la procédure judiciaire pour condamner le syndic au paiement des pénalités.