L’annexe comptable n°1 : mieux vaut la lire dix fois plutôt qu’une !

En cette période de confinement, nous avons décidé d’organiser des formations en ligne permettant à nos adhérents d’avoir en priorité des connaissances techniques et juridiques pointues sur plusieurs sujets liés à la copropriété.

À ce titre, nous avons assuré une formation de deux heures en webinaire sur le sujet du contrôle des annexes comptables, qui a réuni presque sept cents participations, un record, sachant qu’au cours de nos réunions physiques nous sommes généralement entre trois et quatre cents personnes.

Le plus formidable est que cette formation a suscité de la part de nos adhérents des interrogations qui leur ont permis d’engager de véritables investigations notamment sur l’analyse de leurs annexes comptables.

À ce titre, voyons une annexe n°1 envoyée par l’un de nos adhérents qui a relevé effectivement, plusieurs anomalies suscitant de nombreuses interrogations à creuser.

L’objectif de cet article  n’est pas forcément d’apporter des réponses, mais de mettre évidence, l’ensemble des informations que l’on peut identifier dans l’annexe 1 et qui impose d’interroger le syndic ou bien son service comptable pour obtenir des réponses sérieuses.

Voici donc l’extrait de l’annexe n°1. 

Allons par étape.

I. Un solde des travaux en attente qui n’évolue pas

À plusieurs reprises nous avons expliqué, que le compte 12 « solde en attente sur travaux » présente les provisions travaux appelées auprès des copropriétaires qui n’ont pas été utilisées car l’opération n’est pas clôturée en fin d’exercice.

Théoriquement, d’un exercice à l’autre le montant doit diminuer voire être soldé, puisque les travaux sont censés être terminés.

Or, on constate sur cette annexe que depuis l’exercice précédent, figure un solde de 58 038,97 € qui au lieu de diminuer, augmente sur l’exercice à approuver pour atteindre un montant de 58 688,71€.

Une explication de la part du syndic est indispensable.

 II. Des fournisseurs tous azimuts

Dans cette annexe, on retrouve tout d’abord 23 393,43 € de factures non parvenues mélangées avec des « fournisseurs débiteurs » puis une autre ligne avec un nouveau montant de « fournisseurs créditeurs » à hauteur de 7 975, 34 €.

Pourquoi donc, ce libellé tortueux puis ces deux lignes distinctes ?

Plus gênant, on retrouve cette fois-ci au débit des fournisseurs qui sur l’exercice précédent dont le montant s’élève à 10 150,02 € et sur l’exercice à approuver à 5 740,21 €.

Pourquoi cette copropriété présente au final trois comptes de fournisseurs dont un débiteur impliquant qu’un tiers de la copropriété à une dette vis-à-vis d’elle ?

III. Un compte placé équivalant au fonds travaux

Cette annexe a la particularité de présenter un montant de fonds placés (CECOP) équivalant à celui du fonds travaux appelés, soit 54 037,07 €.

A priori une donnée correcte qui ne doit pas alerter le conseil syndical.

Et pourtant lorsque l’on regarde plus près l’annexe, on s’aperçoit qu’il existe des copropriétaires débiteurs pour un montant de 17 779,19 €.

Ainsi, la question légitime que l’on peut se poser est comment le compte épargne (CECOP) peut présenter le solde du fonds travaux appelés alors qu’il y a des impayés ?

Peut-être que le syndic procède en fin d’exercice, à un virement du compte courant vers le compte de fonds placés impliquant qu’il s’agisse d’une information artificielle.

 Comme on le constate, les questions sont nombreuses, impliquant des justifications cohérentes de la part du syndic qui doivent être données au conseil syndical avant que les annexes soient envoyées avec la convocation d’assemblée générale.

Mais comme on dit, avoir une question c’est déjà 50% de la réponse.