Ma comptabilité est irréprochable, c’est mon syndic qui me l’a dit !

Nous sommes toujours amusés lorsqu’un copropriétaire ou un conseiller syndical nous dit qu’il n’est pas nécessaire de contrôler les comptes de sa copropriété et que la simple vérification des factures suffit.

Une affirmation qui nous fait doucement rire car bien souvent, c’est dans ces comptabilités que l’on retrouve le plus de cadavre.

A ce titre, un président du conseil syndical nous a remis le grand livre de sa copropriété arrêté au 9 décembre 2019, en étant persuadé que l’ARC ferait chou blanc.

Comme on va le constater, c’est plutôt une ratatouille que l’on a trouvé.

I. Le jackpot pour la copropriété

Pour ne pas mettre en difficulté le président du conseil syndical, nous allons mettre que des extraits des anomalies constatées dans le grand livre qui sont néanmoins lourdes de conséquences pour la copropriété.

Tout d’abord, au grand bonheur de ce président du conseil syndical et surtout de la copropriété, nous avons retrouvé la modique somme de 10 237,01 euros qui remonte à un exercice précédent et qui doit être vraisemblablement due à un excédent de campagne travaux terminés qui n’a jamais été rétrocédé aux copropriétaires.

Ainsi, grâce à l’ARC, cette somme pourra être affectée soit en une charge pouvant diminuer son coût, soit au fonds travaux pour pouvoir financer les opérations à venir, soit encore répartir cette somme au crédit des copropriétaires.

Voici l’extrait du grand livre :

Voici à présent un classique bien connu par nos contrôleurs aux comptes.

Il s’agit des comptes d’attente créditeurs.

Avant d’entrer dans le détail, voici l’extrait du grand livre :

Que constatons-nous ? On peut identifier une reprise d’à nouveaux qui remonte à l’exercice antérieur pour un montant de 38 400,43 euros.

Ce dernier sert de matelas financier pour absorber des dépenses avec des libellés peu compréhensibles comme : « solde du compte suite relance sans effet ».

Comme pour le point précédent, ces 38 400,43 euros, ou plutôt les 26 574,01 euros sont un crédit qui aurait dû être réparti aux copropriétaires ou bien affecté à une dépense pour en diminuer le coût.

Arrêtons-nous là afin de laisser à ce président du conseil syndical le soin de contrôler au-delà des factures les comptes de la copropriété et le grand livre saisi par son syndic.

II. Les services d’assistance proposés par l’ARC

Nous le disons sans cesse. Le contrôle des factures ou le relevé des dépenses n’est nullement suffisant pour réaliser un véritable contrôle de comptes et de gestion de la copropriété.

Nous avons encore là, la preuve que la vérification du grand livre est indispensable (même si elle n’est pas suffisante).

En fonction de la copropriété, ce document doit être contrôlé plusieurs fois au cours de l’exercice, sachant qu’il évolue quasiment chaque jour en fonction des opérations saisies par le service comptable du cabinet de syndic.

Pour mémoire, l’ARC propose deux services d’assistance au conseil syndical en matière de contrôle des comptes.

Le premier consiste à analyser avec le conseil syndical le grand livre dans le cadre d’un rendez-vous.

Cela permet d’une part de prendre connaissance des informations y figurant et d’autre part d’identifier les anomalies et les écritures comptables à reprendre par le syndic.

La seconde prestation consiste à ce qu’un contrôleur aux comptes et de gestion de l’ARC se rende chez le syndic avec le conseil syndical pour contrôler l’intégralité des documents comptables et de la gestion de la copropriété.

Pour avoir plus de renseignements sur les services d’assistance, vous pouvez consulter la coopérative technique de l’ARC, Copropriété-Services au 01 40 30 42 82.