Nous sommes souvent interrogés pour savoir comment introduire une question à l’ordre du jour de la prochaine assemblée générale lorsque l’on est copropriétaire ou même conseiller syndical.

Cette interrogation est stratégique car seules les questions inscrites à l’ordre du jour peuvent faire l’objet d’un vote en vue d’être exécutées par le syndic si elles sont adoptées.

En réalité, que l’on soit copropriétaire ou conseiller syndical, la procédure est relativement la même avec un avantage pour le conseil syndical.

Reprenons les dispositions prévues dans le décret du 17 mars 1967.

I – Une obligation de vote

L’article 10 du décret du 17 mars 1967 permet à tout copropriétaire d’imposer au syndic  que soit inscrite à l’ordre du jour de lala prochaine assemblée générale une question.

La demande doit être notifiée au syndic, autrement dit elle doit être envoyée par courrier recommandé avec accusé de réception. Le syndic est alors tenu de l’inscrire sans pouvoir juger de son opportunité.

Pour sécuriser le dispositif, le conseil syndical ou l’un de ses membres doit utiliser le même procédé afin d’éviter toute contestation de bonne ou de mauvaise foi du syndic quant à la réception de la demande.

Le conseil syndical pourra éventuellement profiter de la réunion de concertation sur l’élaboration de l’ordre du jour pour demander d’inscrire une question.

Néanmoins, en fonction des syndics, et surtout de leur professionnalisme, certains ne réunissent pas le conseil syndical et élaborent seuls l’ordre du jour, pour ensuite le transmettre au conseil syndical pour validation, sans permettre à ce dernier de proposer d’inscrire d’autres questions.

II – Des règles à respecter

Pour que la demande soit sans équivoque, il faut prévoir deux voire trois éléments qui doivent être précisés dans le courrier notifié au syndic.

Toute d’abord, il faudra soigner la formulation de la question. Il ne s’agit pas forcément d’une phrase interrogative mais d’éléments qui permettent d’exposer le sujet. Exemple : désignation du syndic, vote de travaux de ravalement, affectation du fonds de travaux.

De plus, doit impérativement être joint le projet de résolution. Exemple, l’assemblée générale désigne le cabinet…….. pour une période allant du……. au ……… conformément au contrat joint.

La rémunération annuelle sera de…..  €

Ou encore l’assemblée générale valide l’affectation du fonds de travaux d’un montant de 7.000 € pour financier les travaux de toiture.

Enfin, et en fonction de la question, il peut être impératif de joindre des documents.

Cela concerne surtout les questions relatives à des travaux ou à la validation de contrats.

A titre d’exemple, doit impérativement être joint à l’ordre du jour le ou les contrats des syndics proposés.

L’article 11 du décret du 17 mars 1967 précise la liste des documents qui doivent impérativement être joints à l’ordre du jour pour la validité de la résolution votée.

C’est à présent à vous de jouer.