L’intérêt de contrôler périodiquement les relevés bancaires et les bordereaux de chèques et de virements

Une des missions essentielles du conseil syndical est de contrôler les flux financiers que l’on trouve à travers les relevés bancaires et sur le compte banque comptable tenu par le syndic.

Cette analyse est essentielle car elle permet de contrôler les sommes entrant et sortant et identifier toute dépense douteuse ou incohérente.

Néanmoins, ce contrôle demande de disposer de plusieurs documents et pièces comptables et bancaires.

Voyons cela en détail.

I – Un accès prioritaire au conseil syndical

L’article 21 de la loi du 10 juillet 1965 donne un droit au conseil syndical de réclamer au syndic copie de tous documents ou pièces appartenant au syndicat des copropriétaires.

L’article 18 de la loi du 10 juillet 1965 va plus loin puisque le syndic doit mettre à la disposition du conseil syndical les relevés bancaires, et ce, dès leur réception.

Ainsi, le conseil syndical doit en disposer dès qu’il le souhaite, sans que le syndic demande des délais pour les délivrer.

Pour cela, il est préférable que le syndic télécharge les relevés bancaires sur l’espace dématérialisé du conseil syndical, soit les transmet par mail à chaque début de mois.

Mais encore, le syndic doit être en mesure de remettre les bordereaux de remise de chèques et de virements.

Il s’agit de documents présentant le détail de la dépose auprès de l’établissement bancaire de plusieurs chèques ou l’exécution de virements groupés.

Ces documents sont impératifs, impliquant que le syndic ne peut pas affirmer qu’il n’en dispose pas ou pire qu’il refuse de les remettre.

A titre d’exemple, voici un bordereau de chèques ou de virement de l’ARC Nationale :

II – Quoi en faire ?

A partir du moment où le conseil syndical dispose des relevés bancaires mensuels, des bordeaux de chèques et de virements, et du compte banque tenu par le syndic, il est alors plus aisé de réaliser des comparatifs.

En premier lieu, il faudra contrôler les relevés bancaires avec le compte banque tenu par le syndic à une même date. L’objectif est de vérifier s’il y a une cohérence ou, au contraire, s’il y a un décalage sur certaines opérations.

D’ailleurs, ce type d’exercice porte un nom : il s’agit du rapprochement bancaire.

Ensuite, le conseil syndical devra contrôler toutes opérations et en particulier celles au débit qui figurent sur le relevé bancaire afin de contrôler si elles sont justifiées.

Cet exercice devra se faire surtout lorsqu’il s’agit de sommes importantes qui cumulent plusieurs opérations, d’où l’intérêt de disposer des bordereaux de remise de chèques ou de virements.

Au-delà de ce contrôle, le simple fait de demander au syndic ces pièces stratégiques vont l’obliger à être plus vigilant le dissuadant de commettre des abus voire pire des détournements de fonds.

Chers conseillers syndicaux, c’est à vous de jouer !