Le service EXTRANET de l’ARC se bonifie grâce à
une nouvelle version de COPRO-NET et un outil d’archivage électronique MAIA.
I. UN EXTRANET ARC GRATUITS POUR LES ADHERENTS
L’ARC dispose depuis plusieurs années d’un service extranet pour ses adhérents collectifs, dénommé COPRO-NET et évidemment complètement gratuit.
Afin de mettre à la disposition des adhérents un outil plus performant, l’ARC a fait évoluer son outil permettant aux copropriétés de disposer d’un espace numérique sécurisé contenant des documents dématérialisés relatifs à la gestion de la copropriété.
Cette nouvelle version de COPRO-NET comporte 3 espaces :
- Un espace conseil syndical accessible via le Portail de l’Adhérent et la saisie des codes « identifiant/mot de passe » du compte de la copropriété.
- Un espace individualisé par copropriétaire accessible en se connectant à www.copro-net.fr et en saisissant l’adresse mail et le mot de passe associé ;
- Un espace réservé au syndic bénévole( ou au syndic professionnel, si le conseil syndical a préférer Copro-Net à l'extranet du syndic) afin qu’il contribue à l’alimentation des espaces réservés au conseil syndical et au syndicat des copropriétaires.
II. Un nouveau service optionnel
Tous les documents chargés dans le cadre de la version 1 seront repris dans la version 2. Cela va nécessiter seulement pour le conseil syndical de saisir les droits d’accès afin de bien cadrer ce qui relève du domaine réservé au conseil syndical de ce qui est consultable par chaque copropriétaire.
Par ailleurs, afin de faciliter l’archivage électronique des documents, l’ARC a retenu un partenaire qui dispose d’un outil sécurisé et de forte capacité : la société COGETEFI qui propose l’outil MAIA pour l’archivage électronique des documents. Elle recommande de retenir le schéma fonctionnel suivant :
- utiliser COPRO-NET pour les documents nécessaires au contrôle des comptes de la copropriété lors de l’AG à venir. Il s’agit en règle générale des dossiers de moins de deux ans. Le service COPRO-NET fait partie du package des outils compris dans le contrat d’adhésion à l’ARC ;
- utiliser l’outil MAIA pour les documents ayant été validés par l’AG ou de plus de deux ans. Ce service optionnel est modulé en fonction de la configuration de la copropriété (renseignez-vous auprès de l'ARC en envoyant un mail à cette adresse: .............................
III. LA GESTION DE L 'EXTRANET DE L'ARC
La gestion des deux outils est à la main du syndic bénévole ou du conseil syndical, qui peut ainsi aiguiller les documents vers COPRO-NET ou MAIA selon la destination finale retenue.
L’alimentation de ce site pourra être faite, soit par le syndic (syndic bénévole ou syndic professionnel ayant accepté de l’alimenter), soit par le conseil syndical ; chaque copropriétaire n’ayant la possibilité de consulter le site que pour y rechercher des informations personnelles sur la gestion de son compte ou pour se référer à des documents ayant une portée générale (procès-verbaux des AG, règlement de copropriété, carnet d’entretien…).
Dans l’attente de la parution d’un arrêté (que nous demandons aux ministères d'élaborer avec nous, voir ............. ) prescrivant la liste des documents à mettre à la disposition des conseils syndicaux et des copropriétaires, l’ARC recommande la répartition suivante des droits d’accès aux différents documents chargés sur le site :
Accessibles uniquement par le conseil syndical :
- Grand Livre des Comptes ;
- Relevé général des dépenses des 3 dernières années
- Contrats d’entretien, de maintenance et d’assurance ;
- Demandes de devis, ordres de service, attestations de fin des travaux, factures ;
- Rapport moral et CR des réunions du conseil syndical ;
- Plan pluriannuel des travaux ;
- Suivi du fonds de prévoyance ;
- Relevés des compteurs d’eau ;
- Etat global des relevés de charges au sein de la copropriété ;
- Relevés bancaires du compte séparé et du fonds de prévoyance ;
- Les contrats de travail et les fiches de paie.
- Le suivi des sinistres et des impayés.
Accessibles par le conseil syndical et l’ensemble des copropriétaires :
- Convocation AG, états financiers (annexes comptables 1 à 5) et PV des trois dernières AG ordinaires ou extraordinaires ;
- Règlement de copropriété et EDD avec leur actualisation ;
- Carnet d’entretien actualisé ;
- Diagnostic des parties communes.
Accessibles uniquement par chaque copropriétaire concerné :
- Suivi des appels de fonds charges courantes et travaux ;
- Suivi du fonds de prévoyance et de l’avance de trésorerie.
L’ARC dispose depuis plusieurs années d’un service extranet dénommé COPRO-NET.
Afin de mettre à la disposition des adhérents un outil plus performant, l’ARC a fait évoluer son outil afin de permettre aux copropriétés de disposer d’un espace numérique sécurisé contenant des documents dématérialisés relatifs à la gestion de la copropriété.
Cette nouvelle version de COPRO-NET comporte 3 espaces :
- Un espace conseil syndical accessible via le Portail de l’Adhérent et la saisie des codes « identifiant/mot de passe » du compte de la copropriété.
- Un espace individualisé par copropriétaire accessible en se connectant à www.copro-net.fr et en saisissant l’adresse mail et le mot de passe associé ;
- Un espace réservé au syndic bénévole ou au syndic professionnel afin qu’il contribue à l’alimentation des espaces réservés au conseil syndical et au syndicat des copropriétaires.
Tous les documents chargés dans le cadre de la version 1 seront repris dans la version 2. Cela va nécessiter seulement pour le conseil syndical de saisir les droits d’accès afin de bien cadrer ce qui relève du domaine réservé au conseil syndical de ce qui est consultable par chaque copropriétaire.
Afin de faciliter l’archivage électronique des documents, l’ARC a retenu un partenaire qui dispose d’un outil sécurisé et de forte capacité : la société COGETEFI qui propose l’outil MAIA pour l’archivage électronique des documents. Elle recommande de retenir le schéma fonctionnel suivant :
- utiliser COPRO-NET pour les documents nécessaires au contrôle des comptes de la copropriété lors de l’AG à venir. Il s’agit en règle générale des dossiers de moins de deux ans. Le service COPRO-NET fait partie du package des outils compris dans le contrat d’adhésion à l’ARC ;
- utiliser l’outil MAIA pour les documents ayant été validés par l’AG ou de plus de deux ans. Ce service est tarifé environ 1 €/mois/lot principal et est modulé en fonction de la configuration de la copropriété.
La gestion des deux outils est à la main du conseil syndical qui peut ainsi aiguiller les documents vers COPRO-NET ou MAIA selon la destination finale retenue.
L’alimentation de ce site pourra être faite, soit par le syndic (syndic bénévole ou syndic professionnel ayant accepté de l’alimenter), soit par le conseil syndical ; chaque copropriétaire n’ayant la possibilité de consulter le site que pour y rechercher des informations personnelles sur la gestion de son compte ou pour se référer à des documents ayant une portée générale (procès-verbaux des AG, règlement de copropriété, carnet d’entretien…).
Dans l’attente de la parution d’un décret prescrivant la liste des documents à mettre à la disposition des conseils syndicaux et des copropriétaires, l’ARC recommande la répartition suivante des droits d’accès aux différents documents chargés sur le site :
Accessibles uniquement par le conseil syndical :
- Grand Livre des Comptes ;
- Relevé général des dépenses des 3 dernières années
- Contrats d’entretien, de maintenance et d’assurance ;
- Demandes de devis, ordres de service, attestations de fin des travaux, factures ;
- Rapport moral et CR des réunions du conseil syndical ;
- Plan pluriannuel des travaux ;
- Suivi du fonds de prévoyance ;
- Relevés des compteurs d’eau ;
- Etat global des relevés de charges au sein de la copropriété ;
- Relevés bancaires du compte séparé et du fonds de prévoyance ;
- Les contrats de travail et les fiches de paie.
- Le suivi des sinistres et des impayés.
Accessibles par le conseil syndical et l’ensemble des copropriétaires :
- Convocation AG, états financiers (annexes comptables 1 à 5) et PV des trois dernières AG ordinaires ou extraordinaires ;
- Règlement de copropriété et EDD avec leur actualisation ;
- Carnet d’entretien actualisé ;
- Diagnostic des parties communes.
Accessibles uniquement par chaque copropriétaire concerné :
- Suivi des appels de fonds charges courantes et travaux ;
- Suivi fonds de prévoyance et de l’avance de trésorerie.
Grâce à ce dispositif, tout copropriétaire qui s’engagera dans une transaction de vente pour son bien pourra retrouver sur le site extranet tous les documents demandés par les notaires au moment de la signature de la promesse de vente et rendus obligatoires par la loi ALUR.
Pour en savoir plus, il convient de se référer aux différents dossiers présents sur le site internet de l’ARC et au guide que nous venons de produire et en particulier.