Le service EXTRANET de l’ARC se bonifie grâce à
une nouvelle version de COPRO-NET et un outil d’archivage électronique MAIA.
I. UN EXTRANET ARC GRATUITS POUR LES ADHERENTS
L’ARC dispose depuis plusieurs années d’un service extranet pour ses adhérents collectifs, dénommé COPRO-NET et évidemment complètement gratuit.
Afin de mettre à la disposition des adhérents un outil plus performant, l’ARC a fait évoluer son outil permettant aux copropriétés de disposer d’un espace numérique sécurisé contenant des documents dématérialisés relatifs à la gestion de la
copropriété.
Cette nouvelle version de COPRO-NET comporte 3 espaces :
– Un espace
conseil syndical accessible via le Portail de l’Adhérent et la saisie des codes « identifiant/mot de passe » du compte de la
copropriété.
– Un espace individualisé par
copropriétaire accessible en se connectant à
www.copro-net.fr et en saisissant l’adresse mail et le mot de passe associé ;
II. Un nouveau service optionnel
Tous les documents chargés dans le cadre de la version 1 seront repris dans la version 2. Cela va nécessiter seulement pour le
conseil syndical de saisir les droits d’accès afin de bien cadrer ce qui relève du domaine réservé au
conseil syndical de ce qui est consultable par chaque
copropriétaire.
Par ailleurs, afin de faciliter l’archivage électronique des documents, l’ARC a retenu un partenaire qui dispose d’un outil sécurisé et de forte capacité : la société COGETEFI qui propose l’outil MAIA pour l’archivage électronique des documents. Elle recommande de retenir le schéma fonctionnel suivant :
– utiliser COPRO-NET pour les documents nécessaires au
contrôle des comptes de la
copropriété lors de l’AG à venir. Il s’agit en règle générale des dossiers de moins de deux ans. Le service COPRO-NET fait partie du package des outils compris dans le contrat d’adhésion à l’ARC ;
– utiliser l’outil MAIA pour les documents ayant été validés par l’AG ou de plus de deux ans. Ce service optionnel est modulé en fonction de la configuration de la
copropriété (renseignez-vous auprès de l’ARC en envoyant un mail à cette adresse: ………………………..
III. LA GESTION DE L ‘EXTRANET DE L’ARC
La gestion des deux outils est à la main du
syndic bénévole ou du
conseil syndical, qui peut ainsi aiguiller les documents vers COPRO-NET ou MAIA selon la destination finale retenue.
Dans l’attente de la parution d’un arrêté (que nous demandons aux ministères d’élaborer avec nous, voir …………. ) prescrivant la liste des documents à mettre à la disposition des conseils syndicaux et des copropriétaires, l’ARC recommande la répartition suivante des droits d’accès aux différents documents chargés sur le site :
– Contrats d’entretien, de maintenance et d’assurance ;
– Demandes de
devis, ordres de service, attestations de fin des travaux, factures ;
– Plan pluriannuel des travaux ;
– Suivi du fonds de prévoyance ;
– Relevés des compteurs d’eau ;
– Etat global des relevés de charges au sein de la
copropriété ;
– Les contrats de travail et les fiches de paie.
– Le suivi des sinistres et des impayés.
– Convocation AG, états financiers (annexes comptables 1 à 5) et PV des trois dernières AG ordinaires ou extraordinaires ;
– Suivi des appels de fonds charges courantes et travaux ;
L’ARC dispose depuis plusieurs années d’un service extranet dénommé COPRO-NET.
Afin de mettre à la disposition des adhérents un outil plus performant, l’ARC a fait évoluer son outil afin de permettre aux copropriétés de disposer d’un espace numérique sécurisé contenant des documents dématérialisés relatifs à la gestion de la
copropriété.
Cette nouvelle version de COPRO-NET comporte 3 espaces :
Tous les documents chargés dans le cadre de la version 1 seront repris dans la version 2. Cela va nécessiter seulement pour le
conseil syndical de saisir les droits d’accès afin de bien cadrer ce qui relève du domaine réservé au
conseil syndical de ce qui est consultable par chaque
copropriétaire.
Afin de faciliter l’archivage électronique des documents, l’ARC a retenu un partenaire qui dispose d’un outil sécurisé et de forte capacité : la société COGETEFI qui propose l’outil MAIA pour l’archivage électronique des documents. Elle recommande de retenir le schéma fonctionnel suivant :
– utiliser COPRO-NET pour les documents nécessaires au
contrôle des comptes de la
copropriété lors de l’AG à venir. Il s’agit en règle générale des dossiers de moins de deux ans. Le service COPRO-NET fait partie du package des outils compris dans le contrat d’adhésion à l’ARC ;
– utiliser l’outil MAIA pour les documents ayant été validés par l’AG ou de plus de deux ans. Ce service est tarifé environ 1 €/mois/lot principal et est modulé en fonction de la configuration de la
copropriété.
La gestion des deux outils est à la main du
conseil syndical qui peut ainsi aiguiller les documents vers COPRO-NET ou MAIA selon la destination finale retenue.
Dans l’attente de la parution d’un décret prescrivant la liste des documents à mettre à la disposition des conseils syndicaux et des copropriétaires, l’ARC recommande la répartition suivante des droits d’accès aux différents documents chargés sur le site :
-
Grand Livre des Comptes ;
-
Relevé général des dépenses des 3 dernières années
-
Contrats d’entretien, de maintenance et d’assurance ;
-
Demandes de devis, ordres de service, attestations de fin des travaux, factures ;
-
Rapport moral et CR des réunions du conseil syndical ;
-
Plan pluriannuel des travaux ;
-
Suivi du fonds de prévoyance ;
-
Relevés des compteurs d’eau ;
-
Etat global des relevés de charges au sein de la copropriété ;
-
Relevés bancaires du compte séparé et du fonds de prévoyance ;
-
Les contrats de travail et les fiches de paie.
-
Le suivi des sinistres et des impayés.
-
Suivi des appels de fonds charges courantes et travaux ;
-
Suivi fonds de prévoyance et de l’avance de trésorerie.
Grâce à ce dispositif, tout
copropriétaire qui s’engagera dans une transaction de vente pour son bien pourra retrouver sur le site extranet tous les documents demandés par les notaires au moment de la signature de la promesse de vente et rendus obligatoires par la loi ALUR.
Pour en savoir plus, il convient de se référer aux différents dossiers présents sur le site internet de l’ARC et au guide que nous venons de produire et en particulier.
