Les mesures préventives que devra prendre le conseil syndical pour assurer les finances de la copropriété en cette période de confinement

En cette période de confinement, où pour certaines sociétés cela rime avec arrêt total d’activité, le conseil syndical devra réaliser plusieurs pointages liés justement aux conséquences des mesures sanitaires liées au Covid-19.

Expliquons la situation et ensuite les mesures d’assistance et de contrôle que le conseil syndical devra réaliser.

I. Une activité au ralenti qui doit entrainer une régularisation des factures

Nous avons publié dernièrement, un article indiquant que les copropriétaires étaient tenus de payer leurs appels de fonds de charges courantes et de travaux indépendamment de l’arrêt d’activité des sociétés qui interviennent au sein de la copropriété. (voir article : Suis-je tenu de payer mes appels de fonds en cette période ralentie liée aux mesures sanitaires du COVID-19 ?)

Néanmoins en fin d’exercice, il faudra faire un bilan des réelles dépenses de la copropriété en prenant en considération la régularisation des factures, du fait qu’en cette période, certaines sociétés, employés d’immeubles (hors gardiens) ou le syndic ont travaillé de manière partielle voire pas du tout.

Il est donc indispensable pour le conseil syndical de connaitre dès à présent la réalité d’activité de chaque prestataire de la copropriété pendant cette période de confinement.

Cela permettra de négocier soit dès à présent soit après le confinement les avoirs à effectuer ou carrément les annulations de factures en prenant en considération les jours d’intervention qui n’ont pas pu être assurés par le prestataire.

II. L’action du conseil syndical

Très concrètement, le conseil syndical devra tout d’abord connaitre la réelle activité du cabinet du syndic :

• Le gestionnaire répond-il ou bien est-il en chômage partiel ?
• La comptabilité ou les services contentieux assurent- ils l’activité ou bien ne répondent qu’aux urgences ?

Il n’est bien évidement pas question de dicter au syndic sa politique de gestion de son personnel mais de connaître de façon claire comment en interne il s’organise.

L’objectif est que le conseil syndical puisse savoir voire vérifier si la réactivité globale du cabinet s’apparente à un temps plein, à un mi-temps, ou plutôt à un temps partiel.

La même pratique devra être mise en place pour l’ensemble des prestataires de la copropriété.

Concrètement, le conseil syndical devra vérifier que le syndic a interrogé et suivi tous les prestataires afin de déterminer comment ils comptent ou non intervenir au sein de la copropriété.

L’ensemble de ces informations permettront d’ajuster les factures à venir.

Il faut également être vigilant pour refuser des sociétés toutes exigences exorbitantes pour pouvoir intervenir au sein de la copropriété.

La stratégie de ces sociétés est simple : considérer que l’absence d’intervention est due à une faute sanitaire de la copropriété.

L’exemple le plus frappant émane des sociétés qui réclament qu’aucun copropriétaire ne doit passer dans les parties communes lorsque le technicien entretient le jardin.

Ces mesures de contrôle qui doivent être effectuées par le conseil syndical sont capitales car à la suite de cette période de confinement et en l’absence de preuve de défaut d’intervention de la société, il sera difficile de négocier des avoirs.