Un moyen alternatif de tenir l’assemblée générale en cas d’annulation subite du fait de la COVID-19

Nous sommes interrogés par plusieurs adhérents sur les annulations subites d’assemblée générale du fait que le propriétaire de la salle ne souhaite plus la louer.

La raison évoquée est le risque sanitaire lié à la COVID-19.

Cette situation se passe fréquemment lorsqu’il s’agit d’hôtels ayant mis à disposition une salle et qui à la dernière minute revient sur ses engagements affirmant que ses clients et la présence de copropriétaires entraînent un risque plus important de contamination et de cluster.

La solution première est bien entendu de reconvoquer l’assemblée générale soit en la tenant en présentiel soit en imposant une tenue électronique comme prévu par l’ordonnance du 20 mai 2020 ce qui entrainera inéluctablement des frais supplémentaires pour la copropriété.

Face à cette situation, l’ordonnance du 20 mai 2020 a prévu un dispositif dérogatoire qui est certes imparfait, mais qui permet de limiter les frais.

I. Un plan B de tenue d’assemblée générale électronique

L’article 13 de l’ordonnance du 20 mai 2020 prévoit une mesure intéressante en cas d’impossibilité de dernière minute à tenir l’assemblée générale en présentiel.

Il prévoit que le syndic pourra tenir l’assemblée générale de manière dématérialisée sans nécessairement être contraint de la reconvoquer.

En revanche, il doit informer les copropriétaires au moins 15 jours avant la tenue de l’assemblée générale par tout moyen permettant d’établir avec certitude la date de la réception de  cette information.

Il peut s’agir d’une lettre avec suivi ne nécessitant pas forcément l’envoi d’un courrier en recommandé.

Les limites de ce dispositif sont doubles, d’une part le syndic doit disposer de moyens techniques permettant de tenir l’assemblée générale de manière électronique et d’autre part que le délai de 15 jours soit encore possible.

À défaut de répondre à ces deux exigences, l’assemblée générale devra être reconvoquée en précisant un nouveau lieu d’assemblée générale si le syndic ne dispose pas de moyens pour la tenir par voie électronique.

II. Une limitation des présents à l’assemblée générale

Pour éviter l’annulation de l’assemblée générale, certains syndics préconisent de limiter la présence simultanée des copropriétaires à 10 personnes y compris le syndic impliquant que seuls 9 copropriétaires peuvent simultanément participer en présentiel à l’assemblée générale.

Ils invitent alors les copropriétaires à remettre leurs pouvoirs aux personnes présentes qui sont généralement le conseil syndical.

Si cette solution est pratique, elle reste tout de même limitée, puisque le syndic ne peut pas d’autorité interdire à un copropriétaire d’être présent à une assemblée générale qui se tient en présentiel même en invoquant les consignes sanitaires liées à la COVID-19.

En effet, les exigences sanitaires ne peuvent pas aboutir à ce qu’un copropriétaire ne puisse pas valablement s’exprimer sur le vote des résolutions.

Par conséquent, le syndic qui convoque et choisit le lieu où se tient l’assemblée générale doit prendre en considération la possibilité d’une présence habituelle tout en la pondérant en fonction des usages de la copropriété et du contexte sanitaire.

Une équation qui n’est pas simple, mais il ne peut pas pour autant entraver les droits des copropriétaires.