Dossier du mois de Mai 2022: Assemblée générale : Le rôle et les pouvoirs président de séance

On s’interroge souvent sur la nécessité, en début d’assemblée générale, du rituel consistant en la désignation d’un président de séance, d’un ou plusieurs éventuels scrutateurs.

En réalité, ce vote est primordial, impératif, et  va bien au-delà d’un simple folklore entourant l’assemblée.

I – L’OUVERTURE DE L’ASSEMBLÉE GÉNÉRALE

La désignation du bureau de l’assemblée.

Commençons par le commencement. L’article 15 du Décret N°67-223 du 17 mars 1967 fixe que l’assemblée générale débute avec la désignation de « son président » : « Au début de chaque réunion, l’assemblée générale désigne, sous réserve des dispositions de l’article 29-1 de la loi du 10 juillet 1965 et de l’article 50 du présent décret, son président et, s’il y a lieu, un ou plusieurs scrutateurs».

Ce texte impose donc la désignation d’un président en amorce de la réunion, préalable obligatoire avant toute autre action, discussion.

Il indique la possibilité d’ajouter des scrutateurs, « s’il y a lieu », par un vote distinct.  La désignation de scrutateurs est ici laissée à la liberté du syndicat des copropriétaires, qui peut valablement prévoir dans son règlement de copropriété ou par une décision d’assemblée générale, que des scrutateurs devront composer le « bureau » de ladite assemblée.

Ce bureau se compose donc obligatoirement d’un président, facultativement d’un ou plusieurs scrutateurs, mais également, et impérativement, d’un secrétaire de séance.

Ici, l’article nous précise que « Le syndic assure le secrétariat de la séance, sauf décision contraire de l’assemblée générale». Par défaut, il revient au syndic de porter la casquette de secrétaire. Mais l’assemblée générale peut tout à fait prévoir qu’un copropriétaire occupera ce poste.

Une fois le bureau de l’assemblée valablement élu par les copropriétaires présents ou représentés, le président ouvre la séance. Les copropriétaires peuvent alors entrer dans le vif du sujet.

Quel est le rôle du président de séance?

Comme pour toute assemblée délibérante, le président de séance est le personnage clef, le chef d’orchestre.

Il mène la réunion, annonce les questions, anime les débats, donne la parole, comptabilise les votes et proclame les résultats.

D’ailleurs, en véritable pilote de la réunion, c’est lui qui a la main sur l’ordre de passage des questions inscrites à l’ordre du jour. Ceci signifie qu’il n’est nullement tenu par l’ordre et la numérotation des questions fixés sur la convocation (elle-même rédigée par le syndic).

Également, et seulement si les membres du conseil syndical sont absents, il reçoit des mains du syndic « les mandats avec délégation de vote sans indication du nom du mandataire » confiés par des copropriétaires absents. Cette remise doit avoir lieu « en début de réunion » (article 15-1 du décret N°67-223 du 17 mars 1967).

C’est également le président de séance qui donne tout son poids et sa force probante à la feuille de présence, « certifiée exacte » par lui (article 14 du décret du 17 mars 1967).

Enfin, il appartient au président de séance de signer le procès-verbal de l’assemblée, soit en fin de séance, soit dans les huit jours qui suivent celle-ci. Ce procès-verbal doit également être signé par le/les scrutateurs et par le secrétaire de séance (article 17 du même décret). Ici aussi la signature du président donne sa force probante au document, qui sera incontestablement considéré comme le procès-verbal officiel de l’assemblée. Un procès-verbal non-signé par le président de séance reste, quant à lui, contestable. La jurisprudence précise ainsi que le défaut de signature du procès-verbal « ouvre la voie à la contestation des décisions prises par l’assemblée générale dès lors que le procès-verbal non signé est dénué de toute force probante» (Cour d’Appel de Bastia, CIV sect. 2, 05.05.2021, 19-00615).

Le secrétaire de séance et le scrutateur

Le secrétaire a pour fonction de prendre note, de retranscrire les amendements votés, les réserves émises, d’enregistrer les votes indiqués par le président et les résultats proclamés par ce dernier. Juridiquement, donc, la fonction de secrétaire ne permet pas, en soi, de prendre part aux débats, de prendre la parole. Bon à savoir quand on voit certains syndics se positionner en maîtres de cérémonie durant les assemblées générales…..

Quant au scrutateur, il est l’œil vérificateur, l’observateur, le témoin. Par sa signature du procès-verbal, il participe à établir la véracité des décisions prises, des votes exprimés.

Comme nous le voyons donc, le président de séance est investi d’un rôle fondamental en assemblée générale, loin d’être simplement symbolique.

La jurisprudence est même allée au-delà, comme nous allons le voir.

II – SANS PRÉSIDENT, PAS D’ASSEMBLÉE GÉNÉRALE !

La Cour de cassation est extrêmement vigilante et stricte quant à la désignation du président de séance, via une jurisprudence forte et constante depuis 1993 (civ 3^e, 16.06.1993, N°91-20.492).

Précisément, toute irrégularité constatée par la Cour sur la désignation du président de séance observée sur le procès-verbal est sanctionnée par la nullité absolue de l’assemblée. Ici, la jurisprudence prend une position forte et rare qui a des conséquences majeures.

Elle considère, dans ce cas précis, qu’un copropriétaire qui saisit la justice pour faire annuler une assemblée, n’a pas à répondre aux conditions posées par l’alinéa 2 de l’article 42 de la loi N°65-557 du 10 juillet 1965.

Pour rappel, ce deuxième alinéa dispose qu’une action en contestation d’une décision d’assemblée générale est ouverte à tout copropriétaire « opposant  ou défaillant », mais seulement durant un délai de deux mois suivant la notification du procès-verbal de l’assemblée générale (« Les actions en contestation des décisions des assemblées générales doivent, à peine de déchéance, être introduites par les copropriétaires opposants ou défaillants dans un délai de deux mois à compter de la notification du procès-verbal d’assemblée, sans ses annexes. Cette notification est réalisée par le syndic dans le délai d’un mois à compter de la tenue de l’assemblée générale »).

Il s’agit d’un des rares cas où la Cour de cassation estime qu’il ne s’agit pas ici de contester une ou plusieurs décisions de l’assemblée, mais bien l’existence même de celle-ci (Cass, 3^e civ, 20.12.2006, N°05-20.384). Ceci implique que :

• Le copropriétaire qui agit en justice en contestation de cette assemblée n’a pas à démontrer un grief personnel et direct : même si les décisions prises ne lui occasionnent aucun préjudice à titre personnel, il est fondé à agir, à saisir le tribunal (Cass civ 3^e, 16.06.1993, N°91-20.492)

• Mais surtout, le copropriétaire contestataire n’est pas soumis au délai de forclusion de deux mois pour agir en justice. Il dispose ici d’un délai de cinq ans pour contester la légalité de l’assemblée. Pour la Cour, il s’agit d’une action relevant de la prescription de droit commun des actions personnelles et mobilières, d’une durée de cinq ans, fixé à l’article 2224 du Code civil (et repris à l’alinéa 1^er de l’article 42, que nous venons d’évoquer).

Ici, un président de séance pas ou mal désigné correspond à l’ «inobservation d’une formalité substantielle » à la validité d’une assemblée générale (on peut citer encore ici Cass, 3^e civ, 20.12.2006, N°05-20.384). Il s’agit d’une irrégularité suffisamment grave pour invalider la séance dans son ensemble. Sans président valablement élu, l’assemblée n’a pas d’existence légale.

Ainsi, par des arrêts emblématiques, la Cour n’a pas varié dans son interprétation, comme par exemple, dans cet arrêt de 2011 relatif à l’irrégularité du procès-verbal sur la question de la désignation du président de séance : « l’absence dans le procès-verbal du nom et du nombre de voix de tous les copropriétaires opposants, entraîne, dès lors qu’elle concerne l’élection du président de séance, la nullité de l’assemblée générale dans son ensemble, sans que le copropriétaire soit tenu de justifier de l’existence d’un grief » (3^e civ, 28.04.2011, N°10-15.264)

Par conséquent, la vigilance est de mise! La désignation du président de séance n’est pas à prendre à la légère, il s’agit d’une formalité substantielle sans laquelle aucune assemblée ne peut avoir véritablement lieu.