Ne laissez pas les annexes comptables être notifiées sans les contrôler au préalable

Conformément à l’article 11 du décret du 17 mars 1967, les seuls documents comptables qui doivent être joints à la convocation de l’assemblée générale sont les cinq annexes comptables telles que définies par le décret du 14 mars 2005.

Chacune de ces cinq annexes présentent des informations permettant aux copropriétaires de connaître la situation comptable et financière de la copropriété.

Elles permettent également aux copropriétaires de pouvoir se prononcer sur des questions relatives aux comptes tels que le vote du budget prévisionnel ou l’approbation des comptes.

L’objet crucial de ces annexes nécessite une vigilance accrue du conseil syndical dans leur élaboration.

Voyons cela en détail.

I – Les documents stratégiques

Comme indiqué précédemment, chacune des annexes a sa fonction.

• L’annexe 1 présente la situation comptable et financière des tiers vis-à-vis de la copropriété. On y trouve les soldes des comptes de banque, des fournisseurs, d’avances et d’autres comptes comme celui des tiers créditeurs ou débiteurs
• L’annexe 2 présente les charges courantes et opérations exceptionnelles enregistrées sur l’exercice, en les comparant avec les produits enregistrés. Elle permet de vérifier si l’exercice est excédentaire ou déficitaire.
• L’annexe 3 présente uniquement les charges courantes mais cette fois-ci par clé de répartition.
• L’annexe 4 présente, quant à elle, les travaux et opérations exceptionnels terminés, par clé de répartition et qu’il faudra approuver en vue de leur régularisation.
• L’annexe 5 présente les travaux non terminés en fin d’exercice.

Ainsi, les annexes 2, 3 et 4 permettent de vérifier si les charges enregistrées sont conformes à la réalité. Elles pourront alors être approuvées par l’assemblée générale entraînant une régularisation des charges sur les comptes des copropriétaires.

Mais encore, sur les annexes 2 et 3 présentent les budgets prévisionnels en cours et à venir qu’il faudra également voter ou réviser lors de l’assemblée générale.

Ces documents sont donc des supports pour non seulement approuver les charges de l’exercice mais également pour voter les budgets prévisionnels.

II – Un contrôle préalable du conseil syndical indispensable

Conformément à l’article 26 du décret du 17 mars 1967, il revient au conseil syndical de contrôler la comptabilité ainsi que la répartition des charges.

Il est du devoir du conseil syndical de vérifier les annexes avant qu’elles soient jointes à la convocation d’assemblée générale. Il faudra, bien entendu, vérifier la forme en s’assurant qu’il s’agit bien des documents tels que définis dans le décret du 14 mars 2005, mais plus encore valider les données y figurant.

Cela implique que le conseil syndical ait pris le temps de vérifier chacun des montants, que ce soit les comptes de tiers, de banques mais également des charges et des produits.

Mais encore le conseil syndical devra s’assurer que les budgets prévisionnels présentés sont élaborés en concertation avec lui et non de manière arbitraire par le syndic en y ajoutant un taux d’inflation ne serait-ce que de 2 %.

Pour cela, le conseil syndical doit convenir avec le syndic d’une date de remise des annexes afin qu’elles soient contrôlées en vue de les amender, si nécessaire, pour ensuite donner leur accord pour qu’ils soient joints à la convocation de l’assemblée générale.

A défaut, c’est la catastrophe assurée.