Les premiers documents à consulter lorsque l’on intègre le conseil syndical

Le conseil syndical est un organe indispensable au sein de la copropriété.

En effet, depuis bien longtemps, ce n’est plus le syndic qui définit la stratégie de la copropriété et suit les opérations, mais bien le conseil syndical.

Ainsi, l’adage est « dis-moi qui est ton conseil syndical, je te dirai comment fonctionne ta copropriété ».

Bien entendu, un bon conseil syndical est composé de bons conseillers syndicaux intègres et qui comprennent que le seul objectif à défendre est celui de l’intérêt de la copropriété.

De plus, en plus de jeunes et de novices souhaitent intégrer le conseil syndical sans savoir par quoi commencer.

Le premier conseil que l’on peut donner est, bien sûr, d’adhérer à l’ARC.

Il ne s’agit pas de faire la publicité pour notre association mais bien de comprendre que c’est uniquement à travers l’ARC que l’on trouve toutes les assistances nécessaires pour assurer, avec efficacité, les fonctions de contrôle et d’assistance du conseil syndical à l’égard de leur syndic.

Mais encore, essayons, à travers ce bref article, d’indiquer les premiers documents de la copropriété à lire pour aborder, doucement mais sûrement, les fonctions de conseiller syndical.

Rappelons, avant tout, un des droits fondamentaux du conseil syndical.

I – Un accès à tous les documents de la copropriété

L’article 21 de la loi du 10 juillet 1965 donne une prérogative au conseil syndical qui consiste à avoir accès à tous les documents de la copropriété, et ce tout au long de l’exercice comptable.

Ainsi, à la première demande du conseil syndical, le syndic doit lui remettre les documents qui concernent la gestion de la copropriété. Il peut s’agir des contrats, du carnet d’entretien, des relevés bancaires, du grand livre comptable, des fiches de paie, de la sinistralité de la copropriété.

Mais encore, le conseil syndical peut demander au syndic les copies de courriers dont il souhaite avoir connaissance (avocat, salarié, copropriétaires, syndic sortant…

Ce même article de loi prévoit des pénalités d’un montant de 15 € par jour, à partir du moment où le syndic tarde à remettre les documents réclamés par le conseil syndical au-delà d’un délai d’un mois.

Le président du conseil syndical peut même engager une action devant le Tribunal Judiciaire pour faire condamner le syndic au paiement de ces pénalités, si ce dernier refuse de les imputer.

Voyons à présent les premiers documents à consulter.

II – Les documents préparatoires

Pour avoir une première visibilité sur gestion de l’immeuble, il est important que le conseil syndical analyse les trois grands piliers du fonctionnement de la copropriété qui sont :

• le juridique,
• la comptabilité
• le technique.

En matière juridique, le conseil syndical devra prendre possession du règlement de copropriété.

Il ne s’agit pas d’une lecture superficielle mais bien d’une analyse stratégique, en identifiant la destination de l’immeuble, et s’il existe des parties communes spéciales ou à jouissance privative, et le cas échéant, les dépenses concernées ainsi que les modalités de répartition.

Ce premier contrôle permettra ensuite de mieux prévenir les questions juridiques liées notamment à la répartition des charges.

En matière de comptabilité, le conseil syndical devra réclamer le grand livre comptable et les relevés bancaires.

Cela permettra d’avoir une visibilité sur la gestion comptable et financière de la copropriété, en identifiant notamment ses capitaux, les fournisseurs impayés et les copropriétaires débiteurs, le montant des charges et des produits constatés sur l’exercice.

Enfin, le conseil syndical devra consulter le carnet d’entretien qui permettra de connaître les travaux qui ont été réalisés, les différents contrats en cours que ce soit en matière d’entretien, d’assurance ou de nettoyage.

Bien sûr, il s’agit d’un premier pas qui permettra ensuite de faire des grands bonds.