Dossier mois avril 2023 A la recherche de l’adresse d’un copropriétaire

Le syndicat de copropriété élit chaque année un syndic qui est le représentant légal du syndicat des copropriétaires et a pour mission d’exécuter les décisions prises en assemblée générale et assurer la gestion et la comptabilité de la copropriété.

Dans le cadre de cette gestion il doit envoyer un certain nombre de documents aux copropriétaires par exemple les appels de charges, les convocations d’assemblée générales et les procès-verbaux lors de leur notification pour que ces derniers puissent exercer leurs droits et leurs obligations.

Il est donc nécessaire que le syndic possède l’adresse de chacun des copropriétaires.

I – La règle du domicile élu ou réel et ses conséquences 

Certains de ces envois sont obligatoirement effectués sous forme de notification c’est-à-dire en lettre recommandée avec accusé réception (LRAR) au domicile du copropriétaire en application de l’article 64 alinéa 1 du décret du 17 mars 1967.

Ces notifications font courir des délais comme par exemple concernant la convocation d’assemblée générale : un délai minimum de 21 jours doit être respecté. Il a pour point de départ le lendemain de la première présentation de la lettre recommandée avec accusé de réception au domicile du copropriétaire.

Cette domiciliation des copropriétaires est obligatoirement détenue par le syndic en application de l’article 32 du décret du 17 mars 1967 qui précise qu’il doit tenir à jour une liste des copropriétaires sur laquelle doit figurer obligatoirement, pour chacun : ses lots, son nom et prénom ainsi que son domicile réel ou élu et son adresse électronique s’il a donné son accord pour la lettre recommandée électronique.

Cela concerne tous les copropriétaires :

• ceux qui viennent d’acheter un lot. Cela est d’autant plus vrai qu’en application de l’article 6 du décret du 17 mars 1967, la vente doit être notifiée au syndic par le notaire pour qu’elle devienne opposable au syndicat de copropriétaires et c’est à partir de cette notification au syndic que le propriétaire devient copropriétaire et fait partie du syndicat de copropriétaires ;
• ceux qui constituent des droits sur les lots comme un usufruit  , une donation  etc…, lesquels doivent en application de l’article 6 du décret du 17 mars 1967, être notifiés par le notaire au syndic avec indication du domicile  réel ou élu choisi ;
• ceux qui déménagent tout en restant copropriétaires : ils doivent notifier au syndic leur nouveau domicile réel ou élu.  

Donc cette liste des copropriétaires évolue, elle est tenue à jour par le syndic. Elle sera en ligne sur l’extranet de la copropriété à compter du Ier juillet 2020, sur l’interface du conseil syndical.

C’est à partir de cette liste que le syndic établit la feuille de présence qui est obligatoire pour la tenue d’une assemblée générale.

II – Quand le syndic est il obligé de changer l’adresse qu’il détient pour un copropriétaire ?

Le domicile du copropriétaire est donc une donnée fondamentale. Sa mise à jour est soumise à un formalisme fixé par l’article 65 du décret du 17 mars 1965.

« En vue de l’application de l’article 64, chaque copropriétaire ou titulaire d’un droit d’usufruit ou de nue-propriété sur un lot ou une fraction de lot notifie au syndic son domicile réel ou élu ainsi que son adresse électronique, s’il a donné son accord pour recevoir des notifications et mises en demeure par voie électronique.

Les notifications et mises en demeure prévues par l’article 64 sont valablement faites au dernier domicile ou à la dernière adresse électronique notifiée au syndic. »

Donc c’est chaque copropriétaire ou titulaire de droits réels sur un lot de copropriété qui doit notifier son adresse au syndic, autrement dit obligatoirement en lettre recommandée avec accusé de réception ou en lettre recommandée électronique.

Dans ces conditions le syndic ne tient pas compte du changement d’adresse s’il est communiqué par courrier simple, par mail, par téléphone ou verbalement.                                                       

Les conséquences du non-respect du formalisme de la notification par lettre recommandée avec accusé de réception sont donc les suivantes :

• le syndic ne tient pas compte des adresses qui lui sont communiquées par lettre simple, par mail ou par téléphone ;
• le syndic même s’il sait  qu’un copropriétaire a déménagé, est contraint de faire les notifications à la dernière adresse notifiée dans le registre des copropriétaires, et non pas à la nouvelle adresse qui serait simplement connue, c’est ainsi même si le syndic envoie les appels de charges à la nouvelle adresse ;
• cela vaut aussi pour le copropriétaire décédé : toutes les notifications sont faites au dernier domicile notifié par le copropriétaire de son vivant et cela dure jusqu’à que le syndic reçoive une notification, en application de l’article 6 du décret du 17 mars 1967, du notaire au nom des héritiers ou de la constitution de droits sur le lot ou des indivisaires ;
• quand le syndic reçoit en retour le courrier avec les indications « inconnu » ou « n’habite pas à l’adresse indiquée » : il continue de notifier à cette même adresse.

Attention pour les mutations : souvent l’acte de notification de la vente faite par le notaire mentionne l’adresse de l’acheteur au jour de la vente, et non pas le domicile dans la copropriété même si ce dernier compte y habiter. L’acquéreur doit donc bien vérifier si l’actualisation à été faite, et il ne doit pas hésiter à notifier sa nouvelle adresse dans la copropriété dès qu’il emménage.

En conséquence le syndic n’a pas à rechercher l’adresse du copropriétaire ; il n’est pas un enquêteur. Il se contente d’envoyer les courriers au dernier domicile notifié par le copropriétaire ou à l’adresse électronique notifiée par le copropriétaire qui est enregistrée dans le registre des copropriétaires

Les conséquences juridiques d’une mauvaise adresse détenue par le syndic peuvent être importantes pour le copropriétaire :

• Ne pas recevoir les appels de charges, ni les mises en demeure de règlement, ni les assignations lorsqu’une procédure de recouvrement est mise en œuvre, qui va générer des frais ;
• Ignorer qu’une assemblée générale a été convoquée et donc ne pas pouvoir y assister, ni pouvoir ensuite contester le procès verbal de cette assemblée car le délai de contestation débute à compter de la notification du procès-verbal à la dernière adresse notifiée au syndic.

Les copropriétaires doivent donc être vigilants et ne pas oublier d’informer le syndic par voie de notification pour tout changement concernant leur adresse.