La transmission des documents au conseil syndical

Qui peut demander la communication des documents au syndic?

Chaque membre du conseil syndical peut demander au syndic la transmission de documents. Il n’y a pas besoin d’obtenir l’accord des autres membres pour faire cette demande.

Qu’est-il possible de demander au syndic?

Le conseil syndical peut demander toutes les « pièces, documents, correspondances ou registre se rapportant à la gestion du syndic et d’une manière générale, à l’administration de la copropriété ». Ainsi, les membres peuvent demander le contrat du prestataire de ménage, les échanges avec l’avocat sur les procédures en cours, le plan d’apurement signé par les copropriétaires débiteurs, la déclaration de sinistre…

Peut-il communiquer les numéros de téléphone et adresses mails des copropriétaires?

Le syndic n’a pas l’obligation d’avoir ces informations. Aucun texte de loi ne fait part des numéros de téléphone des copropriétaires. S’agissant des adresses mails, les copropriétaires ont une faculté de la communiquer au syndic.

En revanche, étant des données personnelles, le syndic n’a pas le droit de communiquer ces informations sauf autorisation expresse des copropriétaires.

Quel formalisme doit être respecté pour cette demande?

La demande doit être formalisée par une lettre recommandée avec accusé de réception. L’envoi d’un mail est insuffisant dans le cas où le syndic est de mauvaise foi. Il ne fait pas courir le délai pour l’imputation des pénalités de retard.

Quel est le délai pour transmettre les documents?

Le syndic dispose d’un délai maximum d’un mois pour transmettre les documents sollicités, à compter de l’envoi du recommandé.

Que se passe-t-il si à l’expiration du délai d’un mois, le conseil syndical ne reçoit pas les documents?

Des pénalités à hauteur de 15€ par jour de retard s’imputent sur sa rémunération forfaitaire du syndic à la clôture des comptes. C’est le syndic qui doit imputer les pénalités sur sa rémunération, le conseil syndical devra donc être vigilant, lors du contrôle des comptes.

Par ailleurs, le conseil syndical pourrait faire la demande de communication des documents suivant la procédure d’injonction de faire.[1]

Quel recours si le syndic n’impute pas les pénalités sur sa rémunération forfaitaire?

Seul le président du conseil syndical peut agir. Il pourra saisir le président du tribunal judiciaire selon la procédure accélérée au fonds (l’avocat n’est pas obligatoire, ni l’accord de l’assemblée générale) pour demander la condamnation du syndic au paiement des pénalités.

Doit-il nous envoyer les documents par support papier?

Si vous demandez d’avoir des supports papiers, le syndic doit vous les communiquer ainsi.

Peut-il nous refuser la communication sous prétexte que les documents sont sur l’extranet?

Il ne peut pas refuser de vous les communiquer pour ce motif. Mais s’ils sont présents sur l’extranet, il semble inopportun de formaliser une telle demande auprès du syndic, qui aura moins de temps pour répondre à une autre de vos questions.

Peut-on consulter les documents au bureau du syndic?

Un ou plusieurs membres du conseil syndical peuvent prendre connaissance et copie au bureau du syndic, ou au lieu arrêté en accord avec ce dernier.

Peut-il nous faire payer la transmission des documents?

Le syndic ne peut pas vous facturer les frais de reprographie. En revanche, s’il vous envoie les documents par La Poste, il peut facturer les frais d’affranchissements.

Quels sont les fondements légaux?

Article 21 de la loi du 10 juillet 1965; article 26 du décret du 17 mars 1967; contrat-type de syndic.