Passer au crible l’annexe comptable n° 5 qui présente les travaux dits non terminés

Même si le conseil syndical est un non-professionnel et un bénévole, il doit malgré tout disposer de plusieurs compétences qui relèvent du droit, de la comptabilité, ou de la technique.

En fait, avec le temps, et surtout les conseillers syndicaux adhérents à l’ARC Nationale, sont bien souvent plus formés que les syndics professionnels leur expliquant même comment ils doivent travailler.

Parmi les contrôles que doit assurer le conseil syndical, il y a la vérification des comptes, avec notamment l’analyse de l’annexe comptable n°5.

Expliquons l’objet de cette annexe et l’intérêt de poursuivre les investigations à travers un exemple précis.

Commençons par présenter l’objet de l’annexe comptable n°5.

I – Un document qui présente les travaux dits non terminés

L’annexe comptable n° 5 est un document dit ‘extra comptable’, c’est-à-dire qu’il présente des informations supplémentaires que l’on ne trouve pas dans le grand livre comptable de la copropriété.

Cette annexe présente les travaux considérés par le syndic comme non terminés en fin d’exercice et, par conséquent, qu’ils ne feront pas l’objet d’un vote d’approbation lors de la prochaine ’assemblée générale et donc d’une régularisation auprès des copropriétaires.

Autrement dit, les factures travaux et les provisions appelées auprès des copropriétaires restent figées puisqu’il n’est pas encore possible de réguler la situation du fait que l’opération n’est pas terminée.

Les raisons de cette situation peuvent être multiples : travaux qui se réalisent sur deux exercices ou bien des raisons plus complexes ou nébuleuses tels que des travaux gelés ou des retards sans raison apparente.

Mais encore, il est possible que le syndic soit intéressé par considérer des travaux comme non terminés gelant ainsi les sommes qu’il aurait dû recréditer auprès des copropriétaires s’il les avait présentés comme terminés.

Voilà pourquoi la vigilance du conseil syndical est indispensable en vérifiant les raisons des travaux considérés comme non terminés par le syndic et qui figurent à travers l’annexe comptable n° 5.

Voyons à présent une annexe comptable n° 5 pour mieux comprendre les enjeux.

II – Des éléments qui doivent être contrôlés

Voici un extrait de l’annexe comptable n° 5 :

Que constatons-nous ? Le solde des provisions appelées non utilisées s’élève à 198.087,42 €.

Cela s’explique par le fait que sur 226.071,42 € de provisions appelés auprès des copropriétaires, seules des factures travaux d’un montant de 27.984 € ont été réceptionnées.

Le plus déroutant est que la plupart de ces travaux ont été votés entre 2018 et 2019 avec des provisions travaux appelées en totalité auprès des copropriétaires, sans qu’en parallèle aucune facture n’ait été enregistrée.

La situation est d’autant plus scandaleuse que l’assemblée générale a voté des travaux en 2022 pour un montant de 35.460 € qui n’ont pas été engagés, se cumulant aux travaux non encore entamés ou achevés partiellement.

Evidemment, le constat ne doit pas rester en l’état nécessitant des investigations poussées du conseil syndical.

Deux actions sont alors possibles :

• un maintien des travaux qui doivent alors être exécutés,
• une annulation des travaux nécessitant un remboursement des provisions appelées.

Comme on le constate, ces travaux non terminés retiennent des sommes extrêmement importantes qu’il faut le plus rapidement traiter.