Quels sont les risques du défaut d’approbation des comptes lors de l’assemblée générale annuelle appelée à les approuver?

Nous sommes quotidiennement sollicités par des adhérents au sujet des conséquences du défaut d’approbation des comptes par l’assemblée générale des copropriétaires.

Il peut parfois être difficile d’accéder aux comptes de la copropriété ou aux justificatifs de charges, d’obtenir une réponse claire du syndic lors du contrôle des comptes sur telle ou telle facture, les conseillers syndicaux inquiets se demandent s’ils peuvent encourager les copropriétaires à ne pas approuver les comptes.

Même s’il n’existe aucune disposition légale ou réglementaire assortie d’une sanction qui « obligerait » les copropriétaires à approuver des comptes immédiatement après la clôture de l’exercice, il n’en reste pas moins qu’il est dans l’intérêt de tous (syndicat, copropriétaire et syndic) que cette approbation intervienne sans tarder.

L’idéal évidemment est de contrôler les comptes du syndicat de manière régulière afin de relever les problèmes, de demander toutes les explications nécessaires et d’avoir des annexes comptables « propres », qui tiennent compte des observations du conseil syndical pour qu’il n’y ai aucune « surprise » lors de l’assemblée générale convoquée à cet effet.

Toutefois, le manque de réactivité des syndics et un contrôle trop tardif de la comptabilité du syndicat peuvent mener à une situation délicate lors de l’assemblée générale : tous les justificatifs de charges n’ont pas pu être contrôlés ou il existe un désaccord entre le syndic et le conseil syndical sur la validité des factures qui ont été payées.

I – Peut-on, dans ce genre d’hypothèse, décider de ne pas approuver les comptes ?  Quelles en seraient les conséquences ?

C’est lorsque les comptes sont approuvées que les « provisions » appelées en cours d’années deviennent des « charges ». Les appels de régularisations de charges ne sont exigibles « qu’auprès approbation des comptes ».

Il ne sera pas alors possible de redistribuer aux copropriétaires les sommes excédentaires du budget approuvé en assemblée générales si les comptes ne sont pas approuvés.

Du côté du syndicat, l’absence d’approbation des comptes fait peser le risque d’un défaut de trésorerie suffisante pour régler des fournisseurs si le budget prévisionnel voté précédemment n’était pas suffisant pour couvrir l’ensemble des dépenses courantes.

Pour les copropriétaires à titre individuel, l’absence d’approbation des comptes interdit de faire la régularisation des charges auprès des locataires.

De plus, le retard dans l’approbation des comptes peut également être une source de contentieux à l’occasion de la cession des lots de copropriété dans la mesure où il reviendra à l’acquéreur de supporter les risques d’une approbation tardive des comptes alors que si cette approbation avait eu lieu en temps utile c’est le vendeur qui aurait dû assumer ce risque.

En vertu de l’article 18 de la loi du 10 juillet 1965, la tenue de la comptabilité du syndicat fait partie de la mission du syndic : l’approbation régulière des comptes par l’assemblée générale des copropriétaires est nécessaire pour établir le budget prévisionnel « au plus juste ». Ce dernier doit être établi en concertation avec le conseil syndicat et voté dans les 6 mois qui suivent la clôture de l’exercice précédent.

S’il devait résulter un préjudice du fait de l’absence d’approbation des comptes à l’occasion de la première assemblée générale ordinaire suivant la clôture de l’exercice, la responsabilité civile professionnelle du syndic pourrait être engagée.

Au vu de ces risques, nous ne pouvons pas vous encourager à ne pas approuver les comptes.

II – Mais alors y a-t-il une solution alternative ?

Comme indiqué plus haut, il faut essayer de trouver une solution AVANT l’envoi des convocations avec les annexes comptables (qui contiennent des « projets » de répartitions de trop perçu). Si aucune solution ne peut être trouvée en amont avec le syndic, il faut :

• Soit demander au syndic de repousser la date d’assemblée générale pour approuver les comptes au regard d’annexes comptables « propres » et validées par le CS,
• Soit ne pas approuver les comptes mais demander des explications au syndic et demander la tenue d’une autre assemblée générale pour approuver les comptes après avoir obtenu ces explications (éventuellement après que les factures litigieuses aient été annulées et remboursées)
• Soit approuver les comptes dans leur totalité et sans réserve, mais à hauteur de « … » € moins un certain montant correspondant à des factures ci-après listées que l’assemblée générale décide de mettre en compte d’attente : en attendant d’obtenir les informations nécessaires (lors de cette assemblée générale, l’AG demande au syndic de lui apporter le détail de ces dépenses engagées et de répondre à l’ensemble des questions posées par le conseil syndical dans un délai de … jours » )

Il faudra lors d’une prochaine assemblée générale se décider sur ce qu’on fait de ces factures (on les annule et on en obtient le remboursement ? on les passe en charges définitives ?) : garder des factures sur compte d’attente ne résout pas le problème mais permet d’approuver les comptes.

Nous conseillons souvent cette solution.

III – Que faire si le syndic ne veut pas redistribuer le trop perçu aux copropriétaires en cas d’approbation des comptes ne correspondant pas au projet présenté dans la convocation ?

Le problème c’est que de nombreux syndics décident de ne pas redistribuer les sommes excédentaires du budget approuvé en assemblée générales parce qu’ils ne veulent pas « refaire » le travail de comptabilité et l’annexe 1 qui est un projet qui présente le solde « après répartition » des sommes aux copropriétaires.

Il faut lui rappeler que :

• l’annexe 1 est un « projet » de répartition,
• les décisions se prennent en assemblée générale, qui n’est pas simplement une plateforme d’enregistrement de projets établis par le syndic,
• et que le syndic doit respecter les décisions prises en assemblée générales (article 18 de la loi du 10 juillet 1965).

Même si vous changiez de syndic : l’ancien syndic qui l’est encore pour au moins 1 jour après l’assemblée générale aurait le temps de refaire les calculs. Par ailleurs en cas de changement de syndic, l’ancien syndic est tenu de fournir au nouveau syndic dans le délai de 3 mois qui suit l’AG, l’état des comptes des copropriétaires ainsi que celui des comptes du syndicat, après apurement et clôture. (Article 18-2 de la loi du 10 juillet 1965).