Des doubles règlements de remboursements qui nous interrogent

Décidemment, le conseil syndical doit avoir les yeux et la tête partout.

Les législateurs n’ont pas eu tort en indiquant expressément dans l’article 21 de la loi du 10 juillet 1965 qu’il dispose d’une mission de contrôle et d’assistance.

A ce titre, nous allons mettre évidence une pratique qui à défaut de pouvoir fermement être dénoncée, nous interroge surtout lorsqu’il se produit fréquemment par plusieurs cabinets.

Il s’agit des double-règlements de fournisseurs, demandant ensuite de procéder à un remboursement sur un compte dont le libellé est parfois suspect.

Entrons plus dans le détail avec une dernière demande d’un grand groupe de syndics de rembourser un double règlement d’adhésion qui ne peut que nous interroger.

I – Un double règlement

De manière très fréquente, nous recevons des mails de syndics professionnels nous affirmant avoir effectué deux règlements de cotisations.

Pour se justifier, chacun sa méthode : certains présentent un bordereau de virement indiquant le double règlement ou bien carrément une impression écran de leur logiciel nous prouvant avoir effectué un double règlement.

A ce titre, voici le type d’imprimé-écran que l’on reçoit :

Que constatons-nous ?

En date du 14 novembre 2024, le comptable a enregistré la cotisation de l’ARC Nationale sur un compte 408 – facture non parvenue-  alors qu’elle a bien été parvenue pour ensuite procéder à un règlement quatre jours plus tard.

Mais voilà, quatorze jours plus tard, soit le 28 novembre, elle repasse la facture pour, cette fois-ci, procéder au règlement quatre jours après.

Alors, plusieurs questions en découlent :

– pourquoi une facture enregistrée et payée se retrouve une nouvelle fois en facture en attente de règlement et est une deuxième fois payée ?

– pourquoi la première facture a été imputée sur un compte « factures non parvenues » alors qu’elle est bien parvenue ?

– pourquoi la pseudo deuxième facture n’est pas imputée sur un compte comptable ?

Mais plus encore, pourquoi la pièce de la facture est indiquée avec le numéro d’adhérent alors que la deuxième facture est indiquée avec un libellée incompréhensible qui est : A07456…

II – Des règlements qui nous intriguent

Bien souvent, à la suite de cette demande, il nous est réclamé de procéder à un remboursement en nous joignant le relevé d’identité bancaire.

Or, celui-ci présente soit le nom d’un titulaire qui n’est pas clairement indiqué, soit on constate que sur le libellé figure aussi celui du syndic.

Généralement, le nom du syndicat des copropriétaires est suivi des initiales C/O suivi lui-même par le nom du syndic.

Les syndics affirment qu’il s’agit d’initiales car « off » qui veut dire « aux bons soins de  » ce qui ne nous convainc pas car il n’est pas logique que sur le libellé d’un compte bancaire appartenant au syndicat des copropriétaires, figure le nom du syndic.

Voilà pourquoi nous demandons systématiquement au conseil syndical de faire la lumière sur la situation.

On constatera qu’après la rédaction de cet article les doubles règlements vont drastiquement baisser du moins avec l’ARC Nationale.

La difficulté est de vérifier si le syndic ne procède pas de la même façon avec d’autres prestataires qui sont plus conciliants avec les syndics.