Ne pas confondre « provisions et charges » ou « charges et dépenses »

Voilà un article pédagogique que l’on ne peut réserver, bien entendu, qu’à nos adhérents.

Il s’agit de distinguer les notions et les conséquences juridiques entre  le concept de «provisions » par rapport à celui de « charges » ou encore celui de « charges » par rapport à « dépenses ».

Allons donc par étapes pour comprendre cela en détail.

I – La notion de provisions et de charges

A la suite du vote du budget prévisionnel ou de travaux votés en assemblée générale, le syndic est tenu d’appeler auprès des copropriétaires des provisions de charges.

Conformément à l’article 14-1 de la loi du 10 juillet 1965, les provisions de charges liées au budget prévisionnel voté sont appelées par quart, sauf disposition contraire de l’assemblée générale. Quant aux provisions travaux, elles sont appelées selon les modalités prévues par l’assemblée générale.

Au cours de l’exercice, les appels de fonds sont considérés comme des provisions de charges car les sommes sont appelées sur la base d’un budget prévisionnel et non sur des dépenses réelles.

Ainsi, le concept est de provisionner les charges à venir qui devront être validées lors de la prochaine assemblée générale.

Au cours de celle-ci, seront présentées les charges constatées par le syndic qui seront alors soit approuvées en intégralité soit de manière partielle.

C’est à partir de ce moment que les charges deviennent définitives, permettant de régulariser les comptes des copropriétaires en leur recréditant les provisions appelées et en parallèle de débiter leur quote-part de charges approuvées.

II – La notion de charges de dépenses

Bien souvent, les syndics présentent le relevé des dépenses. Or, il s’agit en réalité des relevés de charges.

La différence est que le syndic présente toutes les charges enregistrées sur l’exercice indépendamment qu’elles aient été payées non.

Ainsi, il est possible que sur l’ensemble des charges approuvées, 10 % d’entre elles ne sont pas encore payées.

C’est pour cela qu’en fin d’exercice le conseil syndical doit impérativement connaître le montant des charges et celles qui restent encore à payer.

A partir de ce constat, il devra en connaître les bénéficiaires des factures, le montant, la date et surtout la cause du défaut de paiement.

Une facture qui n’est pas payée au-delà 90 jours doit interroger. Au-delà, il faudra carrément s’en inquiéter.