Les votes par correspondance à suivre au laser !

Bien souvent les Pouvoirs Publics s’interrogent sur les causes de l’absentéisme des copropriétaires à leur assemblée générale.

Pour y remédier, ils essayent de trouver des solutions mais qui s’avèrent non seulement inefficaces mais qui en plus aggravent la situation.

Parmi les fausses bonnes solutions, il y a la mise en place du vote par correspondance.

Ce dispositif était présenté comme permettant aux copropriétaires de pouvoir se prononcer sur les résolutions sans être contraints de se déplacer.

Ainsi, à priori, selon leur analyse, il semblerait que les copropriétaires soient des fainéants n’ayant pas envie de se déplacer à leur assemblée générale pour prendre part aux décisions concernant leurs copropriétés.

Selon nous, le problème est beaucoup plus sérieux et profond.

Les copropriétaires se sentent dépossédés de leurs copropriétés notamment par un syndic qui s’est accaparé la tenue de l’assemblée générale notamment à travers le dispositif des votes par correspondance.

Essayons d’expliquer pourquoi et comment le conseil syndical doit réagir ?

I- Un vote verrouillé

Comme indiqué précédemment, le vote par correspondance permet à un copropriétaire de voter sur les résolutions sans se déplacer.

Pour cela, il doit remplir un formulaire de vote qui doit impérativement être joint à la convocation de l’assemblée générale afin qu’il soit retourné au syndic.

Le sécretaire de séance qui est souvent le syndic doit alors les comptabiliser pour déterminer lors de l’assemblée générale si les résolutions sont adoptées.

Ainsi, une partie des votes ne se font plus en assemblée générale mais en amont avant même que les copropriétaires aient eu le temps d’échanger et de débattre entre eux.

Le syndic se retrouve être le seul en capacité d’assurer la fonction de secrétaire de séance puisqu’il est le seul à connaître les votes exprimés par correspondance.

Plus encore : la situation s’est davantage complexifiée puisque les syndics demandent aux copropriétaires de remplir le formulaire en ligne depuis l’extranet de la copropriété interdisant ainsi au conseil syndical de pouvoir en réclamer une copie pour les contrôler avant l’assemblée générale.

Les arguties sont nombreuses : « on ne va pas les imprimer », « pensez à la planète », « c’est confidentiel, il faut respecter le RGPD », « rassurez-vous, on vous les envoie demain » et  10 jours plus tard, toujours rien.

II – Comment réagir ?

Le conseil syndical doit être ferme. En effet, conformément à l’article 9 bis du décret du 17 mars 1967, les formulaires de vote doivent être réceptionnés par le syndic, trois jours francs avant la tenue de l’assemblée générale.

Autrement dit, les formulaires de vote réceptionnés dans les trois jours avant l’assemblée générale ne peuvent pas être pris en considération.

Ce temps « tampon » permet justement au conseil syndical de contrôler l’intégralité des formulaires de vote réceptionnés.

Le conseil syndical doit donc user de son pouvoir de contrôle prévu à l’article 21 de la loi du 10 juillet 1965 pour demander une copie des formulaires réceptionnés.

S’ils sont dématérialisés, le syndic devra les imprimer sans pouvoir les facturer au syndicat des copropriétaires car comme le précise le contrat-type de syndic, les reprographies sont inclues dans les honoraires de forfait de base.

Si le syndic évoque l’écologie, il faudra lui répondre que ce dimanche, il pourra planter des arbres ; entretemps, le conseil syndical souhaite disposer des copies pour d’une part les contrôler afin de vérifier s’il n’existe pas d’anomalies et que le syndic les a bien retranscrits dans son logiciel et d’autre part, pour permettre à tout copropriétaire de pouvoir assurer la fonction de secrétaire.