Les factures de reprographies à contrôler de très près

Décidément, même les éléments basiques nécessitent une vigilance accrue du conseil syndical.

En effet, le contrat-type a défini plusieurs règles dont l’une qui indique que les syndics peuvent se faire rembourser les frais d’affranchissement qu’ils avancent pour le compte du syndicat des copropriétaires et qu’en revanche, les photocopies et reprographies sont incluses dans le forfait de base.

A priori, rien de bien sorcier à comprendre et pourtant nous avons encore des syndics qui essayent d’user et d’abuser de pirouettes pour faire supporter au syndicat des copropriétaires les frais de reprographies qu’ils ont pourtant valorisés dans le montant de leurs honoraires de base.

Voyons comment ils procèdent.

I- La noyade du poisson

Pour éviter de se faire repérer, la plupart des syndics ne facturent pas directement les reprographies mais font appels à une société extérieure généralement un routeur qui est chargé d’assurer l’acheminement des convocations d’assemblée générale tout en facturant au passage les reprographies.

Ainsi, lorsque les copropriétaires contrôlent les factures, ils pensent qu’il ne s’agit que de frais d’acheminement alors que sont incluses également les impressions des documents.

Voyons cela de plus près à travers une facture contrôlée par un conseil syndical.

II – Une facture multiple

Avant de présenter nos commentaires, voici une facture type :

Que constatons-nous ?

Tout d’abord, la société facture bien à la copropriété les impressions en faisant un distinguo entre celles en couleurs et celles en noir et blanc.

Dans tous les cas, ces facturations sont illégales puisqu’elles sont déjà incluses dans les honoraires du forfait de base.

Ensuite, la société utilise plusieurs procédés de recommandé facturant des envois électroniques, des lettres internationales, des recommandés Prémium, des lettres mécanisables, sans trop savoir de quoi il s’agit et pour qui.

Voici donc une facture qui ne doit naturellement pas être validée en l’état devant interroger le syndic sur l’origine de ces différentes sources de notification et dans tous les cas, demander le remboursement de l’ensemble des reprographies.