Comment reprendre la main sur son assemblée générale en cas de syndic toxique ?

Le législateur a prévu que le président de séance de l’assemblée générale ne peut être le syndic mais un copropriétaire élu qui dirige les débats.

Quant au secrétariat, il est par défaut assuré par le syndic. Il doit être élu et a pour principale fonction de comptabiliser les voix afin de déterminer si la résolution est adoptée. Il procède à la rédaction du procès-verbal de l’assemblée générale.

Dans les faits, il n’est pas rare que le syndic confonde les rôles et soit secrétaire de droit et président de fait.

Autrement dit, c’est lui qui dirige les débats, qui propose l’ordre des questions et soumet la proposition de résolutions au vote.

Généralement, cela se matérialise lorsque le syndic prend la place centrale, laissant le « pseudo président » de côté « chargé de donner l’heure » quand on lui demande.

Face à cette situation, il y a deux solutions : remettre le syndic secrétaire « à sa place », c’est-à-dire de côté et ne lui laisser prendre la parole que lorsqu’on la lui donne, ou plus radicalement se passer de lui en assemblée générale.

Voyons la deuxième hypothèse qui, il faut le reconnaître, doit être utilisée en cas de situation extrême, c’est-à-dire lorsque le syndic est toxique, se considérant comme indispensable ou pire comme le gérant de la copropriété.

I- Une préparation qui s’impose

La force du syndic réside dans le fait qu’il dispose d’une part d’un logiciel dans lequel sont enregistrés les tantièmes des lots et d’autre part des votes formulés par correspondance, qui doivent être pris en considération pour déterminer si la résolution est adoptée.

Par conséquent, si un copropriétaire ou un membre du conseil syndical veut prendre la fonction de secrétaire pour neutraliser son syndic toxique, il doit verrouiller ces deux préalables.

Pour cela, l’article 9 bis du décret du 17 mars 1967 impose que dans les trois jours précédant l’assemblée générale, le syndic ne peut plus accepter de formulaires de vote.

Pendant ces jours, le conseil syndical doit demander copie des formulaires réceptionnés, que ce soit sous format papier ou électronique.

Ce droit est expressément conféré à l’article 21 de la loi du 10 juillet 1965 qui permet au conseil syndical de demander au syndic les correspondances.

Par ailleurs, il faut se munir d’un tableur – type Excel – sur lequel figurent les noms des copropriétaires avec leurs lots et surtout les tantièmes en fonction des différentes clés de répartition afin d’avoir la capacité de calculer si la résolution est adoptée ou au contraire rejetée.

II – Un exercice délicat

Il ne faut pas être démagogique.

La fonction de secrétaire de séance n’est pas simple, surtout quand on ne dispose pas d’un logiciel adapté ou que l’on ne connaît pas certaines règles de bon fonctionnement d’une assemblée générale.

Néanmoins, la solution du « copropriétaire secrétaire » peut être utilisée pour traiter deux ou trois questions stratégiques au-delà de l’élection du bureau, qui permet de ne pas bloquer le fonctionnement de la copropriété.

Cela peut concerner une assemblée générale pour révoquer le syndic en cas de manquements suffisamment graves ou en cas de défaut de vote de budget prévisionnel…

Il est évident que moins il y a de voix divergentes et plus il est facile pour le secrétaire de séance de procéder au calcul et éviter des erreurs.

C’est pour cela que les copropriétaires doivent également être solidaires dans cette organisation évitant toute contestation judiciaire ultérieure.