Comment suivre les notifications d’avis électroniques ?

L’article 64 du décret du 17 mars 1967 modifié par le décret du 22 décembre 2025 donne la possibilité au syndic de notifier les documents et mises en demeure soit par lettre électronique recommandée soit par avis électronique assuré par l’intermédiaire d’un prestataire de service de confiance qualifié.

La plupart des syndics indépendants font appel aux services de La Poste qui propose justement ces deux services : il s’agit du AR24.

Compte tenu du fait que la notification électronique est coûteuse mais surtout nécessite de faire des enregistrements préalables de la part du syndic mais également de chacun des copropriétaires, les syndics ont tendance à plutôt utiliser l’avis électronique.

Voyons les documents à contrôler pour vérifier les différentes étapes de l’avis électronique.

I- Les éléments à contrôler

Comme tout document à notifier, il faut disposer de deux éléments.

D’une part, la preuve d’envoi et d’autre part la preuve de réception ou de non ouverture du courrier.

En matière d’avis électronique, il faut disposer de la preuve de l’envoi de la notification électronique puis déterminer si le copropriétaire a ouvert ou non le mail authentifié pour accéder au document.

En effet, en cas de contestation par un copropriétaire, ce sont ces deux éléments qu’il faudra présenter pour attester du respect de la procédure en matière de notification électronique.

Voyons à quoi cela ressemble.

II – Des documents reconnaissables à leur couleur

La Poste produit trois formulaires de documents concernant l’AR24.

Le premier document est de couleur bleu, il consiste à apporter la preuve du dépôt de la transmission.

Sur ce document, sont indiqués l’émetteur et le destinataire, le libellé du document et surtout la date et l’heure de dépôt. Cette date est fondamentale pour calculer les délais.

Voici un exemple de document :

Ensuite, il y a deux hypothèses :

Le copropriétaire a réceptionné le document.

Dans ce cas, il est indiqué la date et l’heure de la réception.

Voici le document de couleur jaune :

Dans l’hypothèse où le document n’a pas été ouvert, le syndic reçoit la preuve de non-réclamation en précisant la date du constat qui est généralement trois semaines après la date du dépôt.

Voici le document de couleur rose : 

Ainsi, pour chacun des copropriétaires qui est notifié par voie électronique, le syndic est tenu de disposer de la preuve de dépôt ainsi que de la réception ou non du copropriétaire du document notifié.