ABUS N° 4265 : Le cabinet GLV immo : des résolutions extraordinaires en matière d’extranet

Depuis le 1^er janvier 2015, la loi ALUR a introduit une nouvelle obligation à l’égard du syndic qui est de mettre à la disposition de la copropriété un espace sécurisé dématérialisé dit « extranet ».

Un flou existait quant à savoir si ce service pouvait faire l’objet d’une facturation supplémentaire ou bien si celui-ci devait être inclus dans le forfait.

Le décret du 26 mars 2015 a définitivement tranché cette question puisqu’il précise que la fourniture d’extranet doit être comprise dans le forfait de base.

En parallèle, ce même décret précise que dans le cas où l’assemblée générale dispense le syndic de fournir cet outil numérique, doit être convenu entre les parties un coût de réduction des honoraires. Cette clause se situe au point 7.1.5 du contrat type.

Voyons comment le cabinet GLV immo présente sa résolution :

I. Une résolution incompréhensible

Ce syndic libelle la question : « Dispense de l’accès en ligne sécurisée des documents dématérialisés ».

Pourtant, dans la résolution, il précise le coût de ce service qui est de 1800 euros la première année et ramené à 1200 euros les années suivantes.

Cette information paraît superflue puisque de toutes les façons l’extranet ne peut pas être facturé à la copropriété. De plus, le syndic précise dans la résolution une phrase ambiguë qui est « l’assemblée générale dispense (ou non) le syndic de la mise en place de l’accès en ligne sécurisée des documents dématérialisés ».

Ainsi, au final, on ne sait plus sur quoi l’assemblée générale est amenée à se prononcer et surtout si en cas de dispense le syndic réduira ses honoraires du montant qu’il souhaite facturer.

II. Nos préconisations

À plusieurs reprises, nous avons dénoncé les extranets fournis par la plupart des syndics professionnels qui sont en réalité des « coquilles vides » mis en service pour principalement augmenter leur productivité.

Voir : arc-copro.com/my2k

La question traitant de la dispense d’extranet est donc un bon moyen pour mettre le syndic face à ses responsabilités.

L’objectif est simple : soit le syndic s’engage à mettre à la disposition de la copropriété un extranet efficace dans lequel il est possible de télécharger des documents stratégiques, soit l’assemblée générale vote la dispense.

C’est pour cela qu’il ne faudra pas hésiter à préciser dans la résolution les documents minimums que le syndic devra mettre en ligne aussi bien dans l’espace « copropriétaire » que celui du « conseil syndical ».

À titre d’illustration, dans l’interface du « conseil syndical », il faudra mettre le grand livre, les relevés bancaires, les factures… avec une exigence d’actualisation des documents.

Quant à l’espace « copropriétaire », il faudra y déposer les appels de fonds ainsi que l’ensemble des documents nécessaires en cas de vente d’un lot, tel que le carnet d’entretien, les diagnostics, etc.

D’ailleurs, l’ARC a rédigé un guide exclusivement sur ce thème qui s’intitule Copropriété et extranet obligatoire en vente à l’ARC et disponible dans la zone adhérent :

www.arc-copro.com/8db6

Une question reste en suspens, qui est le coût de réduction des honoraires en cas de dispense accordée par l’assemblée générale au syndic de fournir un extranet.

Il semble que le syndic GLV immo ait répondu à la question, puisqu’il indique un coût de 1800 euros la première année ramené à 1200 euros les années suivantes.

Chers syndic professionnel, vous avez à présent une réponse.

À bon entendeur, je vous salue.