DOSSIER DU MOIS DE MARS 2021: Cinq recommandations en matière de vote par correspondance

Lors des réunions au sein du CNTGI pour élaborer l’« ordonnance copropriété », l’ARC a manifesté son opposition à l’ouverture du vote par correspondance, compte tenu du fait qu’il était contraire à une assemblée générale de copropriétaires.

En effet, le principe même d’une assemblée générale est de pouvoir débattre sur les résolutions inscrites à l’ordre du jour, afin de les faire évoluer pour les conformer aux besoins et attentes d’une majorité des copropriétaires.

Or, le vote par correspondance interdit cette dynamique démocratique, puisqu’il impose aux copropriétaires de se prononcer avant même la tenue de l’assemblée générale et uniquement sur la base des résolutions qui lui sont soumises dans l’ordre du jour.

Malgré notre opposition et le consentement des pouvoirs publics sur cette analyse, ces derniers ont malgré tout introduit ce dispositif, afin selon eux de résorber l’absentéisme des copropriétaires aux assemblées générales qui bloque parfois le vote des travaux.

Leur réflexion a été de considérer que le vote par correspondance serait un moyen marginal de participation, sachant que la plupart des copropriétaires opteraient pour être présent à l’assemblée générale soit de manière physique soit par le biais de la remise d’un mandat de représentation.

Cette approche était sans prendre en compte la crise liée à la covid-19 qui de plein fouet a fait son entrée sur le territoire et qui a interdit, ou du moins limité drastiquement les réunions et par voie de conséquence les assemblées générales.

C’est ainsi qu’en pleine crise sanitaire, le 4 juillet dernier est entré en vigueur le vote par correspondance, mettant en difficulté les syndics qui ne se sont pas suffisamment organisés, mais surtout les copropriétaires qui se sont retrouvés seuls à compléter le formulaire sachant qu’il n’était accompagné d’aucune instruction d’usage.

Plus problématique, compte tenu des restrictions liées aux réunions, les assemblées générales se sont tenues quasiment exclusivement par correspondance, mettant en avant les limites de ce mode de participation et de l’usage de son formulaire type défini par l’arrêté du 2 juillet 2020.

Ainsi, à présent tandis que certains professionnels reconnaissent à demi-mot la limite de ce dispositif, d’autres essaient de profiter de la situation pour introduire dans les ordres du jour des assemblées générales des résolutions abusives misant sur un manque de vigilance des copropriétaires pour qu’elles soient votées dans le cadre du vote par correspondance.

Face à ce constat, le conseil syndical et les copropriétaires doivent être extrêmement vigilants sur la mise en place par le syndic du mode de vote par correspondance et surtout sur l’exploitation du formulaire de vote réceptionné par ce dernier.

À travers ce dossier, nous allons donner cinq recommandations pour bien utiliser le formulaire de vote par correspondance, sachant que nous avons dédié un dossier complet à ce nouveau dispositif dans la revue précédente de janvier 2021.

I. Un formulaire de vote par correspondance qui doit être complété après lecture de la résolution figurant dans l’ordre du jour

À la lecture de nombreux formulaires de vote élaborés par les syndics professionnels, nous avons constaté un décalage entre la mention figurant sur le formulaire et l’étendue de la résolution soumise.

À titre d’exemple, les syndics indiquent sur le formulaire « validation du contrat de mandat », alors que dans la résolution figurent des éléments complémentaires tels que la validation de prestations illégales, ou pire, l’acceptation de contrats de prestations annexes proposés par le syndic (assurance, service de dépannage 24/7, envoi électronique…).

Ce même constat peut être relevé en matière de travaux, où sont validées dans une seule et même résolution plusieurs décisions ou encore au sujet de la question de l’approbation des comptes dans laquelle est amalgamée la validation de la régularisation des charges.

Face à cela, il est impératif que le copropriétaire lise attentivement la question et surtout l’étendue de la résolution proposée dans l’ordre du jour avant de se prononcer à travers le formulaire de vote par correspondance.

II. Un vote sans possibilité d’amendement de la résolution

Nombreux copropriétaires partent du postulat que la résolution inscrite à l’ordre du jour est une proposition pouvant évoluer au cours de l’assemblée générale.

Si cette règle est vraie, elle ne s’applique pas lorsque le copropriétaire vote par correspondance sachant que les résolutions inscrites dans le formulaire ne peuvent pas faire l’objet d’amendement.

Il s’agit d’un « principe » que le copropriétaire doit valider en votant « pour » ou refuser en cochant « contre » ou « abstention ».

Le copropriétaire qui opte pour cette solution doit se prononcer sur la résolution sans pouvoir indiquer le moindre commentaire, ou pire, procéder à des corrections qui de toute façon ne seront pas prises en compte voire permettront de ne pas prendre en compte le vote exprimé.

Cela implique que si un des éléments de la résolution pose problème, le copropriétaire n’aura pas d’autre choix que de voter « contre ».

Nous touchons là, la limite du vote par correspondance qui interdit toute initiative participative du copropriétaire aux prises de décisions de sa copropriété.

III. Une expression de vote recommandée dans le formulaire

Compte tenu du fait que le formulaire de vote est transmis principalement au syndic, il est conseillé de ne pas laisser de résolution sans vote.

En effet, il est possible que de mauvaise foi, le syndic vote une résolution à l’insu et pour le compte du copropriétaire.

Cela concerne surtout les questions où il est directement concerné, tel que son élection ou sa rémunération liée au suivi de travaux.

Par conséquent, au pire, le copropriétaire devra voter « abstention » afin de verrouiller toute possibilité ou tentative de fraude.

IV. Un envoi du formulaire par courriel

L’arrêté du 2 juillet 2020 autorise le copropriétaire à transmettre par mail le formulaire de vote  auprès de son syndic.

Le jour de l’envoi du formulaire de vote est réputé être celui de la réception, cela permet donc de ne pas être pressé par les délais postaux. Surtout, l’envoi par courriel permet de figer le formulaire de vote évitant au syndic toute tentative de fraude.

En effet, par ce procédé le syndic hésitera à modifier ou compléter le formulaire de vote du copropriétaire, sachant que ce dernier en aura une copie scannée.

Ainsi, même si le copropriétaire a envoyé le formulaire par voie postale, il est recommandé qu’il le double par un envoi numérique.

V. Parapher et numéroter les pages

Pour éviter toute ambigüité, il faudra parapher les pages et surtout les numéroter en fonction du nombre total de pages. À titre d’exemple s’il y a cinq pages, il faudra procéder de la façon suivante : 1/5 ; 2/5 ; 3/5 ; 4/5 et 5/5.

Dans tous les cas, comme indiqué précédemment l’envoi du formulaire par voie numérique reste l’option la plus sécurisée et permettant de faire office de preuve en cas de litige avec le syndic.