En quoi consiste le contrôle des comptes que doit assurer le conseil syndical ?

L’article 26 du décret du 17 mars 1967 impose au conseil syndical de procéder à un contrôle des comptes de la copropriété tenus et saisis par le syndic.

Cette tâche implique plusieurs vérifications, permettant ensuite d’élaborer un rapport qui sera transmis aux copropriétaires afin qu’ils se prononcent sur les décisions relatives aux comptes et plus particulièrement à l’approbation des charges et des produits.

Voyons plus précisément les tâches principales liées au contrôle de comptes que doit effectuer le conseil syndical.

I – Le contrôle des charges et produits

La première étape du contrôle des comptes consiste à vérifier les charges ainsi que les produits inscrits dans la comptabilité de la copropriété.

Il s’agit non pas de contrôler les dépenses et les recettes, mais bien les charges et les produits.

Autrement, vérifier que toutes les sommes que le syndic a imputées sur les comptes de la copropriété, et qui sont à la charge des copropriétaires, sont justifiées.

Pour cela, il faudra contrôler l’ensemble des factures, peu importe qu’elles soient payés ou non.

Cela concerne les fournisseurs d’énergie, les sociétés d’entretien ou de nettoyage, les honoraires de syndic, ou encore les salaires des gardiens et employés d’immeuble.

Idem, il faudra contrôler que tous les produits, c’est-à-dire les sommes reçues ou à recevoir, sont bien créditées sur le compte du syndicat des copropriétaires.

Il s’agit certes des appels de fonds mais également des indemnités d’assurance, des intérêts bancaires ou des loyers.

L’objectif est de vérifier que l’ensemble des produits sont bien inscrits afin qu’ils  compensent les charges et ainsi déterminer si le solde de l’exercice est excédentaire ou déficitaire.

II – La bonne répartition des charges

Il faut bien le comprendre, on parle souvent d’excédent de l’exercice mais en réalité il faudrait plutôt parler des excédents de l’exercice.

En effet, en fonction de l’existence au sein de la copropriété de parties communes spéciales ou d’équipements collectifs, comme l’ascenseur ou le chauffage, il peut exister plusieurs clés de répartition de charges.

Ainsi, le solde peut être différent en fonction des clés de répartition, , impliquant une régularisation spécifique pour chacune d’elles.

Le conseil syndical doit donc vérifier si les charges ont été affectées sur la bonne clé de répartition, afin d’éviter que certains copropriétaires soient lésés ou au contraire bénéficient d’un enrichissement sans cause lors de la régularisation des charges.

Une tâche importante et lourde de conséquences.