Il est possible de revenir sur une décision d’externalisation sur la gestion des archives de la copropriété

La loi ALUR a prévu une nouvelle disposition dans l’article 18 de la loi du 10 juillet 1965 qui impose au syndic d’inscrire à l’ordre du jour une question relative au choix d’externaliser la gestion des archives auprès d’une société spécialisée.

De nombreux syndics ont profité de cette réforme pour indiquer de manière mensongère aux copropriétaires qu’ils étaient obligés de valider le choix d’une société d’archivage pour conserver les documents de la copropriété.

L’intérêt des syndics est avant tout économique puisque sans réduire leur honoraire de base, ils transfèrent une tâche et une responsabilité qui leur incombent sur une société tierce.

Voyons donc comment fonctionne la souscription d’un contrat d’archivage auprès d’une société spécialisée pour ensuite expliquer comment faire marche arrière en imposant au syndic de reprendre la gestion des archives de la copropriété.

I. Un contrat qui limite les responsabilités

La première évidence est que lorsque la copropriété fait appel à une société d’archivage, un contrat est signé entre ces deux protagonistes dans lequel plusieurs clauses et conditions sont prévues.

Parmi elles, on retrouve des dispositions stratégiques qui ont pour but de limiter la responsabilité financière de la société d’archivage en cas d’incendie, vandalisme, ou de malveillance entraînant une destruction totale ou partielle des archives.

Celle-ci est limitée à 15,24 € par conteneur détruit ou détérioré.

Cette indemnisation reste ridicule, ce qui incite justement le contrat à préciser qu’il appartient au syndicat des copropriétaires de souscrire une assurance complémentaire.

Voici donc la reproduction de la clause :

 Ainsi, non seulement le syndicat des copropriétaires paye un service supplémentaire qui était inclus dans les honoraires de base du syndic, pour se retrouver avec des garanties moins avantageuses en cas de sinistre.

Lorsque cette tâche est assurée par le syndic, le syndicat des copropriétaires n’a pas à souscrire une telle assurance.

Autre difficulté, le contrat est généralement signé pour une période de cinq ans et sauf dénonciation par lettre recommandée, il est automatiquement reconduit non pas pour une durée d’un an, mais pour la même période d’engagement initiale soit cinq ans.

Bien évidemment, un indice de révision est prévu avec une formule « à coucher dehors ».

Voici donc les deux clauses importantes à connaitre :

 Un président du conseil syndical a d’ailleurs eu la mauvaise surprise de s’apercevoir qu’entre le 24/12/2018 et le 30/01/2020 le contrat est passé de 118.54 € à 134.45 € soit une augmentation de 13%.

II. Comment faire marche-arrière ?

Tout d’abord soulignons que « l’ordonnance copropriété » du 30 octobre 2019 a corrigé cette ânerie qui est d’imposer que soit inscrit à l’ordre du jour, le choix de faire appel à une société d’archivage. Cette option est à présent facultative.

Cela étant, il revient au conseil syndical d’imposer à son syndic qu’il envoie le plus rapidement possible un courrier recommandé dénonçant le contrat et ce peu importe le terme de l’échéance.

Le conseil syndical devra avoir la copie de la preuve d’envoi, surtout si le contrat se termine dans trois ou quatre ans.

L’objectif est d’éviter que la date d’échéance soit dépassée sans que le contrat ne soit dénoncé, le faisant ainsi repartir sur une nouvelle période de cinq ans.

Il ne faudra pas tomber dans le piège du syndic qui demanderait une augmentation des honoraires de base du fait qu’il reprenne la gestion des archives.

La réponse du conseil syndical est de convenir que les honoraires seront augmentées du même montant que celui que le syndic a déduit lorsque l’assemblée générale a voté le transfert des archives.

Bien souvent, le coût se situe entre 0 et 1€.

Si malgré tout le syndic fait de la résistance, le conseil syndical devra prévoir une question à la prochaine assemblée générale pour faire voter l’obligation au syndic de reprendre la gestion des archives.

En effet, rappelons que conformément à l’article 33 du décret du 17 mars 1967 qui précise la conservation des archives est bien une fonction du syndic qui est comprise dans ses honoraires de bases.

Eh oui, c’est simple de faire simple.