Les réunions entre le conseil syndical et le syndic sont soit comprises dans les honoraires du forfait de base, soit ne peuvent faire l’objet de tarifs majorés

Nous le répétons sans cesse, la bonne gestion d’une copropriété repose sur un travail collaboratif entre le syndic et le conseil syndical.

Pour cela, il est indispensable de prévoir des temps d’échange qui doivent passer notamment par un nombre de réunions entre le conseil syndical et le syndic qui peut se faire soit en physique soit à distance.

A ce titre, le contrat type de syndic a prévu au point 7.1.3 le nombre annuel  de réunions entre le syndic et le conseil syndical comprises dans le forfait.

Voyons les points à contrôler.

I – Un cadre défini mais souvent sous évolué

Le point 7.1.3 du contrat type impose d’indiquer trois informations en matière de réunions entre le conseil syndical et le syndic.

En premier lieu, il faudra préciser le créneau horaire dans lequel doivent se tenir les réunions.

Il est conseillé de prévoir un créneau horaire le plus tardif (ex. jusqu’à 21h), permettant au syndic de ne pas facturer en vacations supplémentaires les réunions qui se dérouleraient en début de soirée.

En deuxième lieu, il faudra préciser la durée des réunions. Là aussi, il faudra indiquer une durée large (ex. 3 heures) évitant là encore que le syndic puisse facturer des vacations hors forfait.

En troisième lieu, il faudra préciser le nombre de réunions comprises au forfait.

Soyons clairs, il faut en prévoir au minimum quatre, ne serait-ce que pour procéder à l’élaboration de l’ordre du jour, le contrôle des comptes, le suivi périodique des dossiers courants et travaux.

Bien entendu, l’idée n’est pas d’abuser du syndic mais bien de prévoir des variables qui évitent ensuite toute mauvaise surprise notamment en matière de facturations d’honoraires complémentaires.

Le contrat ne devra pas préciser si les réunions se tiennent en physique ou en distanciel, impliquant que le syndic ne peut pas imposer de tenir les réunions en visio ou d’appliquer un tarif différencié en fonction de l’option retenue.

II – Des tarifs horaire non majorés

Pour dissuader le conseil syndical de tenir les réunions au-delà d’une certaine heure, nombreux contrats prévoient une majoration des tarifs horaire  au-delà de 17h et même une sur majoration au-delà de 20h.

Or, le contrat interdit d’appliquer une majoration du tarif, peu importe l’horaire.

La seule exception à cette règle concerne les horaires liés aux tenues d’assemblées générales supplémentaires mais, ça c’est un autre sujet !