La comptabilité n’est plus un souci pour le syndic bénévole : la solution ARC avec SIMPLY SYNDIC
Vous vous laisseriez bien tenter par la gestion bénévole de votre immeuble, mais voilà…il y a la comptabilité !
Cette phrase, nous l’entendons, et nous l’entendrons encore des milliers de fois !
Vous vous dites : je ne suis pas comptable, il y a les obligations du décret du 14 mars 2005 et puis les annexes comptables à établir, etc.
L’ARC a donc mis en place un véritable « arsenal » permettant aux syndics non professionnels d’aborder en toute quiétude cette mission.
Pour en savoir plus, vous pouvez contacter la coopérative de l’ARC, COPROPRIETE SERVICES au 01 40 30 42 82 afin d’être informés sur les différentes services dédiés à l’assistance des syndics non professionnels.
Parmi ces solutions, il y a l’utilisation du logiciel SIMPLY SYNDIC qui a été développé en partenariat avec une société d’édition de programmes spécialisés en copropriété.
L’utilisation de ce logiciel va vous permettre de garder toute votre autonomie dans la gestion de votre copropriété en toute sécurité.
Pour la réalisation du logiciel, la coopérative de l’ARC – Copropriété-Services a pris en compte les éléments suivants :
- Les syndics bénévoles ont - pour certains - des connaissances limitées en comptabilité ;
- Les syndics bénévoles ont des difficultés dans la reprise des comptes de leur copropriété ;
- Les syndics étant bénévoles veulent des solutions simples et automatiques leur dégageant du temps ;
- Les syndics bénévoles ne sont pas hermétiques à se former si nécessaire ;
- Les syndics bénévoles ont peur d’investir dans un logiciel coûteux alors qu’ils ne savent pas forcement s’ils pourront l’utiliser efficacement ;
- Etc.
C’est donc en partant de ces questions et inquiétudes que la coopérative de l’ARC – Copropriété-Services a conçu un logiciel mais aussi « un service » adapté aux syndics non professionnels.
- Un logiciel qui répond aux attentes du syndic non professionnel
Le logiciel a été conçu pour que l’utilisateur puisse passer des écritures comptables sans forcément maîtriser le concept de « nomenclature comptable » ou de « partie double ». Les principales écritures se génèrent automatiquement grâce à un système didactique.
C’est le cas des :
- enregistrements des factures et règlements;
- enregistrements des salaires et règlements;
- appels de fonds et enregistrement des règlements;
- virements bancaires de compte à compte;
- écritures de loyers perçus, d’indemnités d’assurances ou des produits financiers;
- enregistrements d’encaissement de recettes;
- gestions des compteurs d’eau;
- gestion des travaux terminés et non terminés;
- répartition des charges et des produits en fin d’exercice comptable;
- édition des annexes comptables.
A tout moment, l’utilisateur peut revenir sur une écriture pour la corriger, la modifier ou encore l’annuler.
Grâce à ce système, le syndic est AU-TO-NOME. Il est en mesure de tenir une comptabilité à jour et d’éditer l’ensemble des documents comptables, y compris ceux à fournir obligatoirement avec la convocation d’assemblée générale.
- Une maintenance individualisée
Sachez également que l’ARC ne vous laisse pas seul si vous rencontrez des difficultés au niveau comptable et/ou au niveau de l’utilisation du logiciel.
Il existe une maintenance.
Elle n’est pas obligatoire mais fortement conseillée la première année.
Celle-ci vous donne accès à un service « hotline » pour poser vos questions et ceci, autant de fois que vous le souhaitez.
Grâce au logiciel TeamViewer, nous pouvons même intervenir directement sur votre logiciel pour vous aider.
- Une offre sans surprise qui répond aux inquiétudes du syndic non professionnel.
Pour les conseillers syndicaux, qui n’osent pas encore franchir le pas, ou les syndics bénévoles encore réticents, le logiciel est téléchargeable gratuitement en version de démonstration pendant 30 jours sur le lien suivant :
www.simplysyndic.fr/TESTFULLWEBSIMPLY_WEB/Downloads/SIMPLYSYNDIC.EXE
Le prix du logiciel a été étudié pour que les petites copropriétés puissent avoir accès à ce produit. A titre d’information, pour dix lots, le coût du logiciel s’élève à 255 €. L’acquisition du logiciel est définitive. Il n’y a donc pas d’abonnement à repayer chaque année. L’utilisateur peut bénéficier d’une maintenance (mise à jour annuelle comprise) pour un coût étudié pour les petites copropriétés. A titre d’exemple, pour dix lots, le coût annuel est de 200 €.
Malgré cette offre sans surprise, la coopérative de l’ARC a voulu aller encore plus loin pour rassurer les habitants ! C’est donc en toute transparence qu’elle a négocié avec l’éditeur du logiciel, la possibilité pour l’utilisateur de rendre dans un délai de 6 mois le logiciel contre un remboursement de 50% du logiciel. Comme vous le voyez, nous avons confiance en nous comme en vous.
- Simply Syndic « Clés en main » : des aides complémentaires pour prendre en main le logiciel
Un des problèmes les plus importants que rencontrent les syndics non professionnels lorsqu’ils sont élus : est la reprise comptable. Cela est d’autant plus compliqué lorsque cela se passe en cours d’année. Voilà pourquoi, Copropriété-Services propose à ceux qui le souhaitent la possibilité de configurer à leur place le logiciel :
- Inscription des copropriétaires ;
- Enregistrement des lots ;
- Enregistrement des millièmes et des clés de répartitions ;
- Aide à la constitution des budgets prévisionnels ;
- Reprise des « à nouveaux « ;
- Etc.
Le syndic bénévole aura donc à sa disposition un logiciel prêt à l’emploi dans lequel il suffira de rentrer les données comptables du quotidien.
- Possibilités de suivre des sessions de formation d’une demi-journée
Au- delà de l’exploitation du logiciel se pose la question de la « lecture » des documents comptables générés par le logiciel (grand-livre, balance, annexes comptables) et la maîtrise de certaines techniques comptables simples à connaître.
La coopérative de l’ARC – Copropriété-Services propose donc aux utilisateurs de simply syndic la possibilité de suivre une formation. A travers cette information ils apprendront à utiliser de façon optimale le logiciel ainsi que l’ensemble des manipulations permettant d’être autonome dans la gestion comptable de leur copropriété.
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De nouveau services et outils dès septembre/octobre 2017
Au cours de plusieurs journées, des spécialistes de la tenue de la comptabilité de copropriété sur Simply Syndic, accompagnent les syndics bénévoles à l’utilisation du logiciel mais également répondent à toutes leurs questions techniques comptables.
Ce coaching s’effectue par groupes de niveaux, de 3 à 4 personnes, afin de faciliter les échanges et pratiques entre les participants. Le niveau de chacun est au préalable estimé dans le cadre d'un entretien avec la responsable comptabilité du Pôle Syndics Bénévoles.
Le coaching Simply syndic se déroule sur plusieurs sessions d’une journée, la session N°1 étant optionnelle. Session N° 1 : Prise en main du logiciel Session N° 2 : Tenue de la comptabilité au fil de l’exercice comptable Session N° 3 : Clôture des comptes en fin d’exercice comptable
Pour en savoir plus, rendez-vous ici : https://arc-copro.fr/actualite/nouveau-service-daide-la-comptabilite-destine-au-syndic-benevole-le-coaching-simply-syndic
Suite à la demande d’adhérents, Simply Syndic évolue et une version en ligne est lancée à l’occasion du salon de l’ARC les 18 et 19 octobre 2017. La version « logiciel » téléchargeable sera conservée mais ceux qui le souhaitent pourront alors disposer de Simply Syndic sur le réseau Web leur permettant un accès de n’importe quel ordinateur. Une tarification par abonnement annuel sera, dans ce cadre, mis en place. Simply Syndic profite de ce moment pour créer un module spécifique à l’élaboration des convocations d’assemblée générale, des procès-verbaux et à la saisie des votes. Ce module sera automatiquement compris dans la version en ligne de Simply Syndic. Il restera optionnel mais possible pour tous ceux qui souhaitent conserver ou acquérir Simply Syndic sur logiciel.
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