DOSSIER DU MOIS DE NOVEMBRE 2020 : COVID-19 : Comment gérer les copropriétés avec les nouvelles mesures de confinement

Suite aux mesures de couvre-feu instaurées dans certaines régions, nous avons publié le 20 octobre dernier sur notre site internet un dossier spécifique afin d’appréhender les différentes situations, notamment en matière de tenue d’assemblée générale. (voir article : Comment gérer la tenue des assemblées générales avec les nouvelles mesures sanitaires liées au COVID-19

A présent il est question de nouvelles mesures de confinement à échelle nationale, précisé à travers notamment la publication d’un décret n°2020-1310 du 29 octobre 2020, « prescrivant les mesures générales nécessaires  pour faire face à l’épidémie de covid-19 dans le cadre de l’état d’urgence sanitaire ».

Ces nouvelles mesures réglementaires suscitent de nombreuses interrogations compte tenu des ambiguïtés et interprétations qu’elles suscitent aussi bien auprès des pouvoirs publics que des professionnels.

D’ailleurs, il a fallu un second vote, qui a eu lieu le mercredi 4 novembre dernier pour que l’assemblée nationale se prononce en faveur de la prolongation de l’état d’urgence sanitaire fixée jusqu’au 16 février 2021 inclus.

Cette date présage d’une prolongation des mesures de confinement qui est jusqu’alors fixée au 1^er décembre.

Ces nouvelles dispositions réglementaires ont un impact direct sur le fonctionnement des copropriétés et plus particulièrement sur les tenues d’assemblée générale qui ont déjà été reportées du fait du premier confinement.

Cette situation impliquera probablement la publication d’une nouvelle ordonnance qui redéfinira les règles dérogatoires aux dispositions de la loi du 10 juillet 1965, que ce soit en matière de tenue d’assemblée générale ou de contrat de syndic.

D’ailleurs, un texte a été adopté par les députés en première lecture, afin d’habiliter le gouvernement à prendre par ordonnance de nouvelles mesures en matière de copropriété, lequel a été écarté le 30 octobre par le Sénat.

Bien qu’ils se soient réunis le même jour en commission mixte paritaire, ils ne sont pas parvenus à un accord pour élaborer un texte commun. Il reviendra à l’assemblée nationale d’avoir le dernier mot, ce qui ne saurait tarder.

Ceci étant dit, il est intéressant de préciser que le décret du 29 octobre 2020 se veut moins restrictif en matière de confinement de la population, que les mesures réglementaires prises lors de la première vague.

A travers de dossier, nous allons reprendre les difficultés les plus courantes rencontrées actuellement au sein des copropriétés, afin d’apporter notre analyse juridique et nos préconisations.

Mais avant cela, il est important de mettre en exergue deux articles fondamentaux figurant dans le décret du 29 octobre 2020.

Tout d’abord, l’article 3 chapitre III précise les rassemblements ou réunions qui sont interdits.

Il s’agit des « rassemblements, réunions ou activités sur la voie publique ou dans un lieu ouvert au public autre que ceux mentionnés au II, en mettant en présence de manière simultanée plus de six personnes sont interdits ».

Les assemblées générales se tiennent dans des lieux privés, car il s’agit d’un endroit qui n’est ouvert qu’aux copropriétaires qui ont été convoqués pour y participer. Dès lors, les assemblées générales ne sont pas concernées par cette restriction.

Cette analyse s’appuie sur un arrêt de la Cour d’appel de Besançon du 5 janvier 1978 qui indique « qu’un lieu privé doit être conçu comme un endroit qui n’est ouvert à personne, sauf autorisation de celui qui l’occupe de manière permanente ou temporaire. »

De plus, ce même article précise que ne sont pas soumis à cette interdiction «  les rassemblements, réunions ou activités à caractère professionnel »

La tenue d’une assemblée générale peut être considérée comme une réunion à caractère professionnel puisqu’il s’agit bien de prendre des dispositions qui ont un impact juridique sur le fonctionnement de la copropriété.

Ceci étant dit, comme le précise l’article 1^er chapitre II de ce même décret, même si certains rassemblements ou réunions ne sont pas interdits, ils doivent impérativement veiller au strict respect des mesures sanitaires, notamment les distanciations physiques d’au moins un mètre entre deux personnes.

Par ailleurs, l’article 4 chapitre I de ce décret précise que les restrictions de déplacements ne débutent que lorsqu’ils sont hors du lieu de résidence et ne concernent pas les déplacements professionnels qui ne peuvent être différés.

Ces deux précisions sont importantes, puisqu’elles permettraient à une copropriété de tenir en son sein  une assemblée générale, en permettant aux copropriétaires présents ou représentés de s’y rendre, et même d’accueillir le gestionnaire qui pourra justifier d’un déplacement professionnel ne pouvant pas être différé.

Compte tenu de l’ambigüité du terme « activité à caractère professionnel », les copropriétaires qui n’habitent pas sur les lieux prendraient un risque en se déplaçant pour assister à l’assemblée générale.

Néanmoins, ils ne pourraient pas annuler l’assemblée générale sachant qu’il ne s’agit pas d’une faute du syndicat des copropriétaires,  mais d’une restriction réglementaire qui lui est extérieure.

Cette analyse est d’autant plus défendable du fait que le copropriétaire  dispose de différents moyens pour faire entendre sa voix, soit en remettant un pouvoir de représentation à un résident de l’immeuble, soit en complétant le formulaire de vote par correspondance.

Après ce long rappel du contexte règlementaire, abordons les différentes situations.

QUESTION 1 :

Mon assemblée générale a été convoquée pour se tenir en présentiel, puis-je la maintenir ?

REPONSE :

Comme indiqué précédemment, il faut distinguer deux situations.

Si l’assemblée générale se tient dans un lieu qui est extérieur à la résidence, les restrictions de déplacements rendent de facto impossible, de se rendre à l’assemblée générale, impliquant qu’elle doit être annulée pour être reconvoquée.

En revanche, si l’assemblée générale se tient au sein de la résidence, il sera possible de la maintenir dans la mesure où les règles sanitaires sont respectées.

Il est même possible de modifier le lieu où se tient physiquement l’assemblée générale, à partir du moment où l’adresse indiquée dans la convocation d’assemblée générale reste identique.

Autrement dit, si initialement l’assemblée générale devait se tenir dans une salle fermée se situant au sein de l’immeuble, elle pourra se tenir dans le jardin ou le parking de la copropriété.

Si la copropriété est gérée par un syndic professionnel, le gestionnaire pourra même s’y rendre puisqu’il s’agit d’un déplacement professionnel qui ne peut être différé.

QUESTION 2 :

Mon syndic m’a indiqué que seules six personnes en simultané pourront être présentes physiquement à l’assemblée générale, interdisant aux autres d’accéder à la salle.

REPONSE :

Comme indiqué précédemment, la règle de six personnes ne s’applique pas aux assemblées générales de copropriétaires. Le syndic ne peut donc pas instaurer cette règle, surtout si elle entrave le droit d’un copropriétaire à participer à son assemblée générale.

Néanmoins,  pour qu’il puisse entrer dans la salle, il est impératif de garantir le respect des distanciations physiques, sous réserve des deux cas de figure mentionnés à la question numéro 1.

QUESTION 3 :

L’assemblée générale a été convoquée pour se tenir en présentiel, mais compte tenu des mesures de confinement, le syndic m’indique que les votes se feront uniquement par correspondance.

REPONSE :

L’ordonnance n°2020-595 du 20 mai 2020 prévoit dans son article 13 la possibilité  pour le syndic qui a convoqué une assemblée générale en présentiel de revenir sur sa position, en imposant que les votes se fassent uniquement par correspondance.

Néanmoins, il doit informer les copropriétaires « au moins quinze jours avant la tenue de l’assemblée générale par tout moyen, permettant d’établir avec certitude la date de la réception de cette information ».

Si le délai de quinze jours est dépassé, le syndic est contraint de reconvoquer une assemblée générale, en précisant qu’elle se tiendra uniquement par correspondance, par le biais de formulaire de vote.

Ceci étant dit, la future ordonnance pourrait revenir sur ce délai incompressible de quinze jours, et même sur les trois jours francs entre la réception des formulaires de vote par correspondance et l’assemblée générale, permettant quasiment du jour au lendemain d’opter pour une tenue d’assemblée générale uniquement par correspondance ou dématérialisée.

Dans la mesure du possible, il est préconisé d’attendre la publication prévisible d’une nouvelle ordonnance.

QUESTION 4 :

Notre syndic est censé réaliser sa visite de l’immeuble au cours du mois de novembre, puis-je lui imposer ?

REPONSE :

Comme indiqué précédemment, l’article 4 précise que les déplacements professionnels qui ne peuvent être différés ne sont pas concernés par les restrictions « d’aller et venir ».

Ceci étant, il faut encore qu’il s’agisse d’un déplacement urgent ou du moins qui ne peut être différé, ce qui n’est pas vraiment le cas lorsqu’il s’agit des visites de vérification périodiques de la copropriété.

De plus le syndic, qui a une obligation de résultats sur la protection et la santé de ses salariés, peut lui interdire de se déplacer dans les copropriétés.

Dans ce cas, le syndicat des copropriétaires serait légitime à demander un avoir sur les honoraires du forfait de base, à partir du moment où le syndic n’assure pas l’intégralité de ses obligations contractuelles.

QUESTION 5 :

Mon syndic m’indique que compte tenu du confinement, les bureaux de l’agence sont fermés, ne pouvant pas recevoir de public ni être en relation avec le conseil syndical.

REPONSE :

Si effectivement il revient au directeur d’agence de définir sa politique en matière de gestion de son cabinet, cela ne peut pas pour autant l’exempter de ses obligations légales, réglementaires et contractuelles dans la mesure où elles sont compatibles avec les restrictions sanitaires.

Le syndic doit donc continuer à assurer l’administration de la copropriété, en fournissant aux copropriétaires et au conseil syndical les informations nécessaires et les documents qu’il réclame.

De plus, il doit assurer les réunions avec le conseil syndical grâce à des systèmes de visioconférences.

A défaut, le syndic serait en carence pouvant entrainer la résiliation de son contrat, ou du moins un avoir sur ses honoraires du forfait de base. (voir réponse 7)

QUESTION 6 :

Nous avons prévu la réalisation de travaux au sein de la copropriété, peuvent-ils être maintenus ?

REPONSE :

Contrairement au confinement de mars, le secteur du bâtiment et des travaux publics ne sont pas concernés par les restrictions.

Par conséquent, toutes les interventions sur le bâti ou équipements collectifs peuvent être réalisées sans que le prestataire ne puisse imposer un report du chantier en invoquant les restrictions sanitaires.

QUESTION 7 :

En tant que conseiller syndical, quelles mesures préventives puis-je prendre ?

REPONSE :

Les exigences de confinement ne sont pas synonymes d’arrêt d’activité professionnelle, y compris pour les syndics.

Ils sont donc tenus de continuer leur activité dans le respect des mesures réglementaires, en informant le client (le syndicat des copropriétaires), par le biais du conseil syndical, des éventuelles limitations d’activités propres à l’infrastructure et à l’organisation du cabinet.

A défaut de transparence du syndic, le conseil syndical est en droit de réclamer l’ensemble des informations qui concernent la copropriété, ainsi que la transmission de documents tels que les projets de convocation d’assemblée générale ou encore les documents comptables à jour.

Par ailleurs, le conseil syndical doit maintenir ses réunions de travail avec le syndic, en utilisant les différentes solutions qui permettent de faire de la visioconférence.

Le syndic ne peut pas invoquer en même temps une réduction de ses capacités d’activité, déclarer du personnel en chômage partiel et revendiquer de vouloir percevoir l’intégralité de ses honoraires.

Le conseil syndical ne devra pas hésiter à interroger le syndic sur ses capacités d’assurer l’administration de la copropriété, et en fonction de sa réponse convenir d’une régularisation de ses honoraires.