Comment gérer la tenue des assemblées générales avec les nouvelles mesures sanitaires liées au COVID-19

Le décret n°2020-1257 du 14 octobre 2020 a instauré un nouvel état d’urgence sanitaire à compter du 17 octobre 2020 sur l’ensemble du territoire de la République.

Cette mesure a entrainé de nouvelles restrictions « d’aller et venir », avec notamment l’instauration d’un couvre-feu dans certaines régions et une limitation de regroupement.

Bien que nécessaires, ces nouvelles mesures se confrontent aux tenues des assemblées générales qui se déroulent généralement en soirée et qui nécessitent une réunion de personnes.

La situation est d’autant plus confuse qu’il est difficile de faire la distinction entre les obligations règlementaires, les préconisations des Agences Régionales de Santé et les conseils de «bon sens ».

Cette confusion crée des interprétations divergentes, notamment en limitant la tenue des assemblées générales à six ou dix personnes.

À travers ce dossier, nous allons préciser sous forme de « question/réponse » ce qu’impose les textes, afin de permettre aux conseillers syndicaux et syndics de prévoir des solutions adaptées aux diverses situations.

Avant cela, rappelons un communiqué de presse de l’agence régionale de santé de l’Île-de-France qui date du vendredi 18 septembre 2020, et qui précise que « les inaugurations, colloques, assemblées générales, et tout évènement mettant en contact des populations doivent être autant que possible différés ou voir leur volume de participants réduit de sorte à permettre la distanciation physique entre les participants et le respect des gestes barrières. »

Cette préconisation est à double titre intéressante. D’une part, elle n’interdit pas la tenue des assemblées générales, même si elle demande dans la mesure du possible de les différer. D’autre part, elle précise que l’objectif à atteindre est la distanciation physique entre les participants et le respect des gestes barrières afin d’éviter toute contamination.

Ainsi, la règle principale est de garantir que les mesures sanitaires soient rigoureusement respectées, permettant aux participants d’une assemblée générale d’éviter tout risque de contamination.

De plus, le décret n°2020-1962 du 16 octobre 2020 prescrivant « les mesures générales nécessaires pour faire face à l’épidémie de COVID-19 dans le cadre de l’état d’urgence sanitaire » prévoit dans son article 3 chapitre III que :

Ce décret précise bien que seules les réunions dans un lieu ouvert au public sont concernées par ces restrictions.

Or, les assemblées générales se tiennent dans des lieux privés puisqu’il s’agit d’un endroit qui n’est ouvert à personne, sauf aux copropriétaires qui ont été notifiés pour participer à l’assemblée générale.

C’est d’ailleurs ce que précise la Cour d’appel de Besançon dans un arrêt du 5 janvier 1978 : « qu’un lieu privé doit être conçu comme un endroit qui n’est ouvert à personne, sauf autorisation de celui qui l’occupe de manière permanente ou temporaire. »

Autrement dit, une salle de mairie qui a été privatisée pour tenir une assemblée générale peut être considérée pour cette occasion comme un lieu privé, puisque seuls les copropriétaires sont en mesure d’y accéder.

De plus, cette assemblée générale se déroule dans le cadre de « réunion ayant un caractère professionnel », entrant donc dans la liste des exceptions permettant ainsi de tenir une réunion en présence simultanée de plus de six personnes.

Bien évidemment, cette dérogation impose tout de même le respect des mesures sanitaires qui incluent notamment la distanciation physique de plus d’un mètre entre deux personnes.

Après ce long rappel du contexte légal et règlementaire, abordons les différentes situations.

QUESTION :

Mon assemblée générale a été convoquée pour se tenir en présentiel, puis-je la maintenir ?

REPONSE :

Au vu de la démonstration indiquée précédemment, les assemblées générales de copropriétaires ne sont pas concernées par l’interdiction de réunion, pouvant être maintenues sous réserve du respect des mesures sanitaires drastiques, à savoir la distanciation physique d’au moins un mètre.

Le syndicat des copropriétaires pourra prévoir des mesures plus contraignantes telles que le port du masque obligatoire, la mise à disposition de gels hydro alcooliques qu’il faudra appliquer avant d’accéder à la salle, et l’utilisation de stylos et de documents individualisée.

QUESTION :

Mon syndic m’a indiqué que seules six personnes en simultané pourront être présentes physiquement à l’assemblée générale, interdisant aux autres d’accéder à la salle.

REPONSE :

Comme indiqué précédemment, la règle de six personnes ne s’applique pas aux assemblées générales de copropriétaire. Le syndic ne peut donc pas instaurer cette règle, surtout si elle entrave le droit d’un copropriétaire à participer à son assemblée générale. Néanmoins,  pour qu’il puisse entrer dans la salle, il est impératif de garantir le respect des distanciations physiques.

Il revient donc au syndic, qui est en charge de convoquer l’assemblée générale, de louer une salle qui serait en mesure d’accueillir un nombre potentiel de copropriétaires ou de mandataires, en prenant comme repère les usages des années précédentes pondérés par le fait que certains copropriétaires, notamment âgés, évitent de se déplacer.

Un copropriétaire qui se verrait refuser l’accès à l’assemblée générale pour des raisons d’insuffisance d’espace disponible pourrait légitimement contester judiciairement la régularité des résolutions prises.

En effet, il pourrait invoquer que son vote ou bien sa démonstration au cours de l’assemblée générale aurait modifié le sens des votes des copropriétaires.

Par ailleurs, à partir du moment où l’assemblée générale se tient en dehors des bureaux du syndic, il est préconisé de se rapprocher du propriétaire de la salle afin de vérifier d’une part, s’il maintient la réservation et d’autre part, s’il valide la participation physique et en simultanée de plusieurs personnes à partir du moment où les distanciations physiques sont respectées.

En cas de réponse positive, le syndic n’a pas à s’y opposer compte tenu du fait qu’il n’est même pas tenu d’être présent à l’assemblée générale, ou au mieux pour intervenir en tant que secrétaire de séance et non comme syndic.

QUESTION :

Mon syndic m’indique qu’il limite la présence physique à l’assemblée générale à six personnes, et en priorité aux membres du conseil syndical, invitant les autres copropriétaires à donner leurs pouvoirs ou à voter par correspondance.

REPONSE :

Bien que le syndic soit tenu de joindre le formulaire de vote par correspondance, rien ne peut obliger un copropriétaire à utiliser ce moyen pour s’exprimer, ni même à remettre un pouvoir de représentation.

Par conséquent, un copropriétaire serait tout à fait légitime d’évoquer son droit à participer à l’assemblée générale, ne permettant pas au syndic de lui refuser l’accès pour des motifs extérieurs tels que les exigences sanitaires.

Comme indiqué précédemment, il revient au syndic de prévoir une salle suffisamment grande pour être en mesure de recevoir les copropriétaires ou mandataires qui souhaitent participer à l’assemblée générale, en prenant en considération les éléments indiqués dans la réponse précédente.

Ceci étant dit, afin d’éviter tout conflit, le conseil syndical devra aller à la chasse des pouvoirs, afin de limiter les personnes qui seraient susceptibles de se présenter à l’assemblée générale.

QUESTION :

Compte tenu du couvre-feu, mon syndic souhaite annuler l’assemblée générale.

REPONSE :

Cette mesure risque en effet de restreindre la tenue des assemblées générales, sans pour autant signifier qu’elles doivent être annulées.

En effet, beaucoup d’assemblées générales débutent à partir de 18h30, permettant de traiter certaines questions en priorisant les questions les plus stratégiques liées au fonctionnement courant de la copropriété.

Par conséquent, après avoir élu le bureau, l’assemblée générale devra se concentrer sur le vote de l’approbation des comptes, les budgets prévisionnels et l’élection du syndic.

En fonction du temps qui reste disponible, d’autres questions pourront être abordées sachant qu’à une heure buttoir (20h15), l’assemblée générale devra prendre fin.

Le procès-verbal de l’assemblée générale devra préciser que certaines questions n’ont pas pu être traitées dans le cadre de cette assemblée générale compte tenu du couvre-feu imposé.

Par ailleurs, il est intéressant de souligner qu’un arrêt de la Cour d’Appel de Douai du 21 décembre 2011 a refusé d’annuler une assemblée générale dont la tenue a été reportée de deux heures, au motif que n’a pas été apportée la preuve que ce changement a empêché le demandeur d’y participer.

Dans ce cas d’espèce, il s’agissait de reporter le début de l’assemblée générale de deux heures, et non de l’avancer.

Ainsi, il existerait un risque juridique d’avancer l’heure de l’assemblée générale pour permettre d’aborder l’ensemble des questions sans être contraints par le couvre-feu, sachant qu’un copropriétaire pourrait évoquer qu’il n’a pas pu s’y rendre plus tôt du fait de son activité professionnelle.

D’ailleurs, les assemblées générales se tiennent volontairement en dehors des heures ouvrables pour permettre aux copropriétaires qui ont une activité en journée de participer au vote des résolutions.

QUESTION :

L’assemblée générale a été convoquée pour se tenir en présentiel, mais subitement le syndic souhaite que les votes se fassent uniquement par correspondance.

REPONSE :

L’ordonnance n°2020-595 du 20 mai 2020 prévoit dans son article 13 la possibilité  pour le syndic qui a convoqué une assemblée générale en présentiel de revenir sur sa position, en imposant que les votes se fassent uniquement par correspondance.

Néanmoins, il doit informer les copropriétaires « au moins quinze jours avant la tenue de l’assemblée générale par tout moyen, permettant d’établir avec certitude la date de la réception de cette information ».

Si le délai de quinze jours est dépassé, le syndic est contraint de tenir en présentiel l’assemblée générale à défaut de la reconvoquer.

QUESTION :

En dernière minute, le propriétaire de la salle a annulé la réservation. Le syndic est-il tenu de reconvoquer ?

REPONSE :

À partir du moment où la convocation d’assemblée générale précise une date et un lieu, l’assemblée générale est dans l’obligation de se tenir dans ce cadre.

Par conséquent, si l’assemblée générale n’est plus en mesure de se tenir dans le lieu précisé dans la convocation, il est nécessaire de reconvoquer une nouvelle assemblée générale.

Il s’agit bien d’une nouvelle convocation permettant de supprimer ou d’insérer de nouvelles questions à l’ordre du jour, ou encore de modifier la rédaction de la question ou du projet de résolution.

Ceci étant dit, pour limiter les frais d’affranchissement qui dépendent du poids de la convocation, il faudra limiter au maximum les pièces jointes en se conformant aux exigences strictes  de l’article 11 du décret du 17 mars 1967.

À titre d’exemple, il ne faudra pas envoyer l’intégralité du contrat ou du devis, mais uniquement les conditions essentielles telles qu’exigées au troisièmement de cet article surtout si l’ensemble du dossier a été envoyé dans la précédente convocation.

QUESTION :

Quelles sont les préconisations que le syndic (bénévole ou professionnel) ou le conseil syndical peut prendre ?

REPONSE :

Au-delà de la distanciation physique qui est une exigence règlementaire, il faudra avoir l’assurance que sont mis à la disposition des participants des masques et du gel hydro alcoolique.

Par ailleurs, un schéma sommaire de la salle pourra être réalisé afin de déterminer le positionnement de chacun des participants (syndic, copropriétaires, mandataires), afin d’identifier et alerter les cas contacts dans le cas où une personne a été dans les 72h testée positive au COVID-19.