Les recommandations pour une bonne utilisation du formulaire de vote par correspondance

Le formulaire de vote par correspondance suscite légitimement de nombreuses questions, que ce soit auprès des professionnels concernant sa conception ou des copropriétaires sur les modalités pour le remplir.

Nombre d’entre eux ne connaissent pas les limites du vote par correspondance. A ce titre, nous souhaitons mettre en évidence un bref rappel de son usage, et surtout de ses limites, en mettant en exergue ce que doit comprendre le formulaire et ce que peut faire ou non le copropriétaire lorsqu’il complète le formulaire.

I. Un choix qui doit être sans équivoque

La particularité du vote par correspondance est que le copropriétaire doit se prononcer sur la résolution inscrite à l’ordre du jour sans pouvoir apporter la moindre modification.

Ainsi, tout vote exprimé qui serait conditionné par la prise en compte d’une modification inscrite le rendrait  nul.

Il convient de rappeler, que l’arrêté instaurant le formulaire du vote par correspondance précise que le copropriétaire doit cocher la case correspondante à son choix.

Par ailleurs, il est clair que le copropriétaire ne peut pas voter à la fois « pour » et « contre » ou encore « pour » et abstention ».

Certains copropriétaires procèdent ainsi afin d’aligner leur vote à la majorité de ceux exprimés au cours de l’assemblée générale.

De plus, le copropriétaire ne doit pas laisser d’ambiguïté sur le sens de son vote.

Ainsi, dans la mesure où il vote « pour » à la résolution, les autres cases (contre et abstention) ne doivent pas être raturées ou renseignées.

A ce titre, voici un exemple de non-conformité :

En revanche, un copropriétaire peut valablement voter « pour » à deux résolutions distinctes qui proposent des contrats concurrents.

II. Une avancée à souligner de certains cabinets de syndic

La quasi-totalité des formulaires de vote par correspondance donne la possibilité de s’exprimer sur les résolutions sans pour autant permettre de voter en deuxième lecture.

La plupart des syndics considèrent que l’expression du vote est valable aussi bien pour la première lecture que pour la deuxième.

Or, les articles 25-1 et 26-1 de la loi du 10 juillet 1965 précisent bien qu’il s’agit de deux votes distincts, impliquant d’avoir dans le formulaire de vote une deuxième ligne pour que le copropriétaire puisse voter une première fois puis une seconde fois dans l’hypothèse où en première lecture la majorité n’est pas atteinte.

Plus encore, une décision judiciaire du Tribunal judiciaire d’Orléans, en date du 05 mai 2021 n° 21/00417,est venue confirmer l’obligation pour les syndics de prévoir une seconde ligne de vote dans le cadre de la « passerelle ».

Nous reproduisons ici l’extrait de la décision judiciaire :

(Pour plus d’information sur cette décision, nous vous renvoyons à notre article :

https://arc-copro.fr/jurisprudence/seconde-deliberation-en-assemblee-generale-par-formulaire-par-correspondance-implique )

A ce titre, voici comment un cabinet présente son formulaire de vote :

Si le formalisme exigé par le texte de loi et par la décision rendue par le Tribunal judiciaire d’Orléans est bien respecté, nous devons néanmoins, souligner qu’il est préférable pour la copropriété de voter « contre » à la première et deuxième lecture sur l’autorisation de confier les archives à une société spécialisée (pour plus d’information à ce sujet : https://arc-copro.fr/documentation/attention-aux-frais-de-transmission-des-archives-factures-par-la-societe-darchivage)

Aussi, le copropriétaire devra s’exprimer sur les deux votes distincts concernant la même résolution, afin que son vote puisse être enregistré les deux fois.

En effet, si un copropriétaire ne coche que la première ligne, il sera considéré comme défaillant pour le second vote.

Or, tout l’enjeu de la « passerelle » est d’arriver à l’adoption de la résolution en diminuant la majorité requise.

De même, si un copropriétaire est « contre » la résolution, il doit bien penser à cocher la seconde ligne.

Enfin, le copropriétaire qui vote « pour » pour la première ligne est autorisé à voter « contre » pour la seconde ligne. Aucun texte n’interdit cela, ce n’est qu’une question personnelle concernant le raisonnement du copropriétaire.