A plusieurs reprises, nous avons publié des articles alertant sur le risque de voter le transfert de la gestion des archives auprès d’une société spécialisée au lieu de les laisser à la charge du syndic.
D’ailleurs, pour rectifier les dispositions prévues initialement dans l’article 18 de la loi du 10 juillet 1965, qui imposait de proposer à chaque assemblée générale, le vote du transfert des archives, « l’ordonnance-copropriété » du 30 octobre 2019 a supprimé cette obligation.
Voyons justement l’une des dérives que peut entrainer le vote du transfert des archives, puis nous verrons comment rectifier « le tir ».
I. Divers coûts supplémentaires facturés par la société d’archivage
Généralement, les contrats d’archivage sont signés pour une période de dix ans renouvelables par tacite reconduction.
Ainsi, à partir du moment où la copropriété par le biais du syndic signe ce type de contrat, il est quasiment impossible d’en sortir sachant que ni le syndic ni le conseil syndical ne retiennent sa date d’anniversaire.
Lorsque la copropriété souhaite revenir sur cette décision en demandant au syndic de récupérer la gestion des archives, la société d’archivage facture diverses prestations avec des libellés plus ou moins exotiques.
On retrouve « recherche d’archivage », « frais de sortie de restitution définitive des archives », et bien sur « les frais de résiliation anticipés du contrat ».
Ces frais peuvent représenter plusieurs centaines voire milliers d’euros.
Voici donc un devis émanant de la société « Pro Archives » que la copropriété se retrouve contrainte de payer pour récupérer ses archives.
II. Une situation qui ne doit pas se produire si la copropriété n’a pas voté l’externalisation des archives
Bon nombre de syndics ont outrepassé l’assemblée générale en souscrivant au nom de la copropriété, un contrat d’archivage auprès d’une société spécialisée.
C’est souvent suite à la nomination d’un nouveau syndic que l’on s’aperçoit que le sortant a souscrit ce type de contrat à l’insu de la copropriété, la mettant au pied du mur pour payer les frais réclamés par la société d’archivage afin de récupérer les documents.
Dans ce cas, il ne faudra pas céder mais rappeler au syndic sortant que le contrat n’est pas opposable à la copropriété et qui lui revient de prendre en charge les frais.
Plus encore, l’article 33-2 du décret du 17 mars 1967 précise que la remise des archives incombe au syndic sortant, et même si la copropriété avait souscrit un contrat d’archivage auprès d’une société spécialisée.
« L'obligation prévue à la deuxième phrase du premier alinéa de l'article 18-2 de la loi du 10 juillet 1965 ne se substitue pas à l'obligation faite à l'ancien syndic de transférer les documents et archives du syndicat au nouveau syndic, telle que prévue à la première phrase du même alinéa. »
Ainsi dans tous les cas, le syndic doit remettre les archives de la copropriété au nouveau cabinet élu.
A défaut, il engage sa responsabilité pouvant le condamner à restituer sous astreinte les archives, tel que prévu à l’article 18-2 de la loi du 10 juillet 1965.
Pour conclure, si le syndic a souscrit un contrat d’archivage à l’insu de la copropriété, il ne faudra pas hésiter à assigner le syndic sortant.
En règle générale, à partir du moment où il se sent judiciairement menacé, il s’exécute rapidement, à défaut de mettre la clé sous la porte.