Contrôler les lieux où doit s’effectuer le contrôle des pièces justificatives accordé aux copropriétaires

Nous commençons à recevoir un nombre important de signalements de conseillers syndicaux concernant les lieux où sont disposées les pièces justificatives pour contrôler les charges de copropriété.

La difficulté est que le lieu n’est pas forcément où se situe le cabinet du syndic, impliquant que les copropriétaires peuvent se trouver contraint de se déplacer parfois à plusieurs centaines de kilomètres du cabinet pour contrôler les factures.

Afin d’expliquer la situation, reprenons les dispositions légales et réglementaires.

I – Un encadrement légal pas suffisamment cadré

L’article 18-1 de la loi du 10 juillet 1965 précise que : « il s’agit principalement des informations liées aux factures de consommation de chauffage. »

Néanmoins, il faut relever le terme « notamment » impliquant qu’il s’agit d’une liste non exhaustive permettant aux copropriétaires de demander à son syndic des documents et pièces complémentaires.

L’article 9-1 du décret du 17 mars 1967 précise les modalités pratiques pour cette consultation en indiquant que le syndic doit livrer des copies ou les originaux des factures qui doivent être classées par catégorie.

Les pièces doivent être mises à disposition, en indiquant une durée qui ne peut être inférieure à un jour ouvré et en tout cas approprié à la dimension de la copropriété.

Là où la situation se complique est que ce même article précise que le syndic doit fixer le lieu de la consultation des pièces qui peut être soit où il assure habituellement l’accueil de la copropriété, soit à son siège.

Ainsi, un cabinet de syndic qui a une agence à Tours, alors que son siège est à Paris, pourrait demander aux copropriétaires de se rendre à la capitale pour contrôler les factures.

Une aberration qui demande une vigilance.

II – Des mesures préventives

Que le syndic ait ou non d’autres agences, il est important que le conseil syndical s’assure que les pièces comptables sont bien disponibles à l’agence.

Et pour cause, de nombreux syndics externalisent le traitement de la comptabilité ou des impayés vers des agences voire des filiales qui se situent parfois à plusieurs milliers de kilomètres ou carrément à l’étranger (pour des raisons de main d’œuvre).

Il est donc essentiel que le conseil syndical ou les copropriétaires sachent au préalable où se trouvent les pièces à consulter.

L’idéal est que l’ensemble des services du syndic et des pièces à consulter se situent au même endroit. Cela pour une raison simple : éviter qu’à la suite d’une interrogation du conseil syndical le syndic le balade d’un service à l’autre où lui indique que la pièce réclamée se trouve dans une agence qui se trouve à l’autre bout de la ville.

L’idéal est que le conseil syndical exige que le lieu où les copropriétaires pourront consulter les pièces soit mentionné dans le contrat qui doit être à la même adresse où le syndic a ses bureaux.