Doit-on permettre à une société extérieure de tenir les assemblées générales de copropriété ?

Voilà un sujet intéressant qui mérite d’être débattu du fait qu’il risque de bousculer les syndicats des copropriétaires et surtout les syndics professionnels. 

Il s’agit de la fonction de secrétaire de séance qui serait assurée par une société extérieure désignée par le syndicat des copropriétaires voire par le conseil syndical.

Revenons sur ce concept en commençant par une analyse de la situation actuelle.

I- Des gestionnaires demandeurs

Nombreux syndics professionnels et surtout les gestionnaires se plaignent des assemblées générales en soirée qui se déroulent après une journée de travail harassante d’autant plus lorsqu’ils reçoivent des copropriétaires excédés par la mauvaise gestion de leur copropriété.

Ainsi, il peut être dans l’intérêt du gestionnaire de ne plus être présent aux assemblées générales.

En parallèle, les copropriétaires ont tendance à être plus réservés lorsque le syndic est présent à leur assemblée générale ne pouvant pas parler librement sur les griefs  qui sont reprochés à ce dernier notamment sur l’absence de réponse à leur interrogation ou sur les dossiers qui n’avancent pas.

Voilà pourquoi il est dans l’intérêt de tous d’avancer vers une autre réflexion.

II – Une structure à part

L’article 15-1 du décret du 17 mars 1967 précise qu’à défaut, le syndic assure la fonction de secrétaire de séance.

Par conséquent, l’assemblée générale peut désigner un copropriétaire présent à l’assemblée générale pour assurer cette fonction.

Cette disposition doit évoluer pour permettre au syndicat des copropriétaires voir au conseil syndical de désigner une structure tierce qui aura pour mission d’assurer la fonction de secrétaire de séance.

Cela implique qu’il devra comptabiliser pour chacune des résolutions, les voix afin de déterminer si la résolution est adoptée en vue de produire le procès-verbal de l’assemblée générale.

Cela nécessite une logistique préalable comme notamment récupérer le listing indiquant les noms, les lots et les tantièmes de chacun des copropriétaires en fonction des différentes clés de répartition ainsi que les formulaires de vote par correspondance afin d’être en capacité d’assurer efficacement le secrétariat de séance.

Nous le savons bien alors même que cette solution répond à une difficulté exprimée par les professionnels, ils vont « crier au scandale ».

Et pour cause, ils le savent très bien : si les copropriétaires sont indépendants au cours de leurs assemblées générales, ils voteront plus facilement les mandats de syndic concurrents et élimineront sans difficulté les filiales de syndics proposées à tour de bras par les grands groupes.

A méditer…