Mise à disposition des pièces justificatives des charges de copropriété : le décret du 30 décembre 2015 est publié

L’article 18-1 de la loi du 10 juillet 1965 (modifié par la loi ALUR du 24 mars 2014) renvoyait à la publication d’un décret (en Conseil d’Etat) pour la fixation des modalités de mise à disposition des pièces justificatives des charges de copropriété à tous les copropriétaires.

Après plus d’un an et demi d’attente, ce décret, n° 2015-1907, est enfin paru le 30 décembre et a été publié au Journal Officiel le 31 décembre 2015.

I. Nouvelles dispositions introduites dans le décret du 17 mars 1967

2 articles du décret du 17 mars 1967 sont modifiés par ce décret du 30 décembre 2015 :

• l’article 9 (obligations pour le syndic de faire figurer l’information dans la convocation) ;
• l’article 33 (droits des copropriétaires) ;

Un nouvel article est créé, le 9-1 (droits et obligations du syndic).

II. Que dit le nouvel article 9-1 du décret du 17 mars 1967 ?

• La fixation des règles de consultation ne relève plus de l’assemblée générale, mais du syndic.

Cependant le syndic n’a pas toute liberté puisqu’il doit se conformer à ce qui suit.

• La période de consultation des pièces est inchangée, elle doit se faire entre la date de la première présentation de la convocation à l’assemblée générale et la date de tenue de cette dernière.
• La durée de mise à disposition des pièces est un point nouveau et important : elle est au minimum d’une journée.

Elle doit être adaptée à la taille de la copropriété. Cela veut dire que pour les grosses copropriétés cette consultation pourra se dérouler sur plusieurs jours.

• La présentation des pièces est précisée : elles doivent être classées par catégorie.

La rédaction antérieure était « présentation des charges dans chacune des catégories de charges ».

Comment faut-il interpréter cette nouvelle précision ? Le syndic devra-t-il impérativement tenir à disposition la multitude de pièces justificatives par catégorie : « clefs de charges » (annexe 3) ou « nature de charges » (annexe Toujours est-il que cela semble exclure une présentation chronologique et que cela va nécessiter un certain travail de la part du syndic.

• Les précisions sur le lieu, le(s) jour(s) et les heures d’accueil sont obligatoirement mentionnées dans la convocation (appelée à statuer sur les comptes).
• Le lieu de consultation est un nouveau point important, car si le texte précédant ne précisait pas le lieu, dorénavant le syndic pourra choisir, seul, entre « soit son siège social, soit l’établissement où il accueille habituellement les copropriétaires ».

Cette nouvelle rédaction doit se comprendre au bénéfice des copropriétaires, en conséquence le lieu devra être celui qui leur est le plus accessible.

• Les jours et heures d’accueil, pour un syndic professionnel, doivent être fixés suivant les dispositions déterminées dans le contrat de syndic (jours et heures d’accueil physique).

Par ailleurs, suite à la mise en place du contrat type, il ne devra plus exister de facturation pour cette prestation particulière, comme certains syndics le pratiquaient précédemment.

• Les copropriétaires peuvent se faire assister par un membre du conseil syndical.

A contrario, cela signifie que la présence d’un autre tiers (comptable, avocat…) ne serait plus possible.

Cependant plusieurs questions restent posées : comment devra être sollicité le membre du conseil syndical ? Le copropriétaire pourra t’il demander au membre de son choix ou devra t’il passer par son Président ? Qu’en sera-t-il si aucun membre du conseil syndical n’accepte cette sollicitation ? …..

• Les copies des documents consultés pourront être obtenus par les copropriétaires à leurs frais.

Le texte est très « libéral » quant à la nature des pièces pouvant être obtenues, or, certaines de celles-ci ont un caractère confidentiel, tel que le contrat de travail du salarié et ses fiches de paie !

Quant au coût des photocopies, le copropriétaire devra se référer au contrat type du syndic sous l’article 9.3 « frais de délivrance des documents sur support papier ».

Voici le nouvel article 9-1 du décret du 17 mars 1967 (introduit par le décret du 30 décembre 2015) :

 « Art. 9-1. – Pendant le délai s’écoulant entre la convocation de l’assemblée générale appelée à connaître des comptes et la tenue de celle-ci, le syndic tient les pièces justificatives des charges mentionnées à l’article 18-1 de la loi du 10 juillet 1965 susvisée et classées par catégories à la disposition de tous les copropriétaires pendant une durée qui ne peut être inférieure à un jour ouvré et doit être, en tout cas, appropriée à la dimension de la copropriété.

Le syndic fixe le lieu de la consultation des pièces justificatives des charges, soit à son siège, soit au lieu où il assure habituellement l’accueil des copropriétaires, le ou les jours et les heures auxquels elle s’effectue, qui doivent être indiqués dans la convocation mentionnée à l’article 9.

Lorsqu’il s’agit d’un syndic professionnel, ces jours et heures doivent être fixés pendant les jours et heures d’accueil physique déterminés dans le contrat de syndic.

Les pièces mentionnées au premier alinéa sont des documents originaux ou des copies. Les copropriétaires peuvent obtenir une copie de ces pièces à leurs frais.

Les copropriétaires peuvent se faire assister par un membre du conseil syndical ».

III. Mise à jour des articles 9 et 33 du décret du 17 mars 1967

Article 9

La nouvelle rédaction du 2^ème aliéna (ex 1^er alinéa) impose au syndic d’indiquer dans toute convocation d’assemblée générale appelée à statuer sur les comptes les lieux, jours et horaires de consultation des pièces justificatives des charges : « Le syndic fixe le lieu de la consultation des pièces justificatives des charges, soit à son siège, soit au lieu où il assure habituellement l’accueil des copropriétaires, le ou les jours et les heures auxquels elle s’effectue, qui doivent être indiqués dans la convocation mentionnée à l’article 9 ».

Article 33

Les copropriétaires pouvant obtenir dorénavant toutes copies des documents tenus à leur disposition, le 3^ème alinéa de l’article 33 est complété en ce sens : « Il (le syndic) remet au copropriétaire qui en fait la demande, aux frais de ce dernier, copie des pièces justificatives des charges de copropriété mentionnées à l’article 9-1 du présent décret ».

Les frais mentionnés par ce nouveau décret ne renvoient précisément vers aucun article du contrat type de syndic. A défaut, il pourrait être considéré que le coût facturé sera celui fixé dans le contrat type sous l’article 9.3 « frais de délivrance des documents sur support papier ».