Contrôler au laser les honoraires du syndic

Une des missions essentielles du conseil syndical est le contrôle des comptes du syndicat des copropriétaires.

Cette vérification est très large car elle concerne la comptabilité, la répartition des charges, le montant et la composition des factures, l’analyse des contrats, les opérations bancaires…

Mais encore, il est indispensable de vérifier la justesse des factures.

Parmi elles, les plus complexes à contrôler sont celles du syndic. Cela pour une raison simple : il est à la manœuvre ayant accès à la comptabilité et surtout aux comptes bancaires de la copropriété.

Pourtant, le contrôle des factures du syndic devrait être simple puisque ce dernier ne peut facturer que et uniquement que les prestations et honoraires prévus dans le contrat-type réglementaire.

Mais voilà, avec les syndics il y a la loi et le terrain.

C’est pour cela qu’il faut être particulièrement vigilant sur les honoraires du syndic.

Donnons donc quelques conseils de contrôles à effectuer.

I – Les honoraires du forfait de base

Le contrôle de la facturation des honoraires de base est simple en soi.

En effet, le syndic doit facturer les honoraires fixés dans son contrat qui ont été votés en même temps que la nomination du syndic.

La difficulté peut se poser lorsque sur un même exercice deux contrats d’un même syndic sont en vigueur du fait de son renouvellement de mandat.

La règle à respecter est qu’il n’existe pas de rétroactivité des honoraires du forfait de base. Autrement dit, les honoraires à facturer devront respecter les échéances du contrat.

Si le premier contrat va du 1er juin 2021 au 30 mai 2022 et le second du 1er juin 2022 au 30 mai 2023, les honoraires de l’exercice 2022 devront être du 1er janvier 2022 au 30 mai 2022 sur la base du premier contrat et du 1er juin 2022 au 31 décembre 2022 sur la base du deuxième contrat au prorata du temps écoulé.

II – Les autres honoraires

Les autres honoraires du syndic figurent dans les documents comptables à travers les comptes 62 et suivants.

Le premier réflexe est de contrôler particulièrement ses comptes. Chaque montant doit correspondre à une facture.

Par conséquent, elle devra impérativement être présentée et contrôlée par le conseil syndical.

La facture devra être compréhensible avec des libellés qui correspondent à de réelles prestations et qui sont prévues au contrat comme pouvant être facturables. Le montant devra être celui convenu dans le contrat au prorata du temps passé si la facturation est au tarif horaire.

Une évidence qui est loin d’être respectée.

Mais encore, le conseil syndical devra demander au syndic où se situe dans la comptabilité la facturation des honoraires privatifs tels que les frais de lettres de relance ou les mise en demeure ou encore l’état-daté.

Cette vérification est importante car cela permet, d’une part, de vérifier que les montants sont conformes à ceux prévus dans le contrat évitant tout abus tarifaire, et d’autre part, connaître le montant total des honoraires facturés à la copropriété par le syndic.

Cette donnée permettra de relativiser toute demande d’honoraires excessive du syndic.