Contrôles des comptes : n’attendez surtout pas la dernière minute. Utiliser les deux outils simples mis au point par l’ARC
Premier conseil : si vous êtes au conseil syndical, nous vous conseillons vivement de contrôler vos comptes régulièrement tout au long de l’année (tous les trois mois si possible). C’est beaucoup plus simple et plus efficace : vous prenez votre temps) et vous analysez progressivement tous les problèmes.
Deuxième conseil : n’ayez pas peur de vous lancer dans le contrôle, même si vous n’êtes pas comptable. Les contrôles sont à la portée de tous, comme on va le voir. Il suffit de s’y mettre, de commencer par le plus facile et - pour le reste - de lire les guides de l’ARC ou de nous demander conseil.
- Contrôler ses comptes, en effet, c’est à la fois simple et c’est aussi la garantie de faire très facilement des économies. Ceci pour de nombreuses raisons.
- Dans 999 cas de contrôle sur 1 000 on trouve toujours des erreurs involontaires (matérielles) du syndic (n’oublions pas que le syndic c’est un gestionnaire et un comptable qui peuvent faire des erreurs) : factures concernant une autre copropriété ; double facturation ; imputation de l’acompte plus de la facture globale, etc.
- À côté de cela les services comptables peuvent commettre des erreurs de fond : mauvaise application de la convention collective des gardiens et employés d’immeuble, par exemple.
- Par ailleurs, le syndic met parfois (soyons gentils) dans les comptes des factures contestables (diagnostics non votés ; factures de travaux sur parties privatives ; honoraires de syndic ou factures indues de sa part, etc.).
- Le syndic peut aussi n’avoir pas vu que de nombreux compteurs d’eau fonctionnaient mal, ou avaient été mal relevés, ce qui se traduit par un transfert sur les charges communes qui peut être important.
Bref, par quelque bout qu’on prenne le contrôle des comptes, celui-ci révèle toujours des problèmes et anomalies qui donnent lieu à remboursement, redressements ou annulations de factures. Toujours. Et par ailleurs les syndics qui savent qu’ils sont contrôlés régulièrement sont beaucoup plus attentifs...
- Contrôler ses comptes c’est aussi pouvoir étudier certains « comptes » ce qui peut rapporter beaucoup d’argent ; ainsi :
- les comptes des copropriétaires vendeurs/créditeurs à « rapatrier » au profit de la copropriété (et non du syndic) ;
- les comptes débiteurs dont il faut trouver la cause (souvent une erreur du syndic-involontaire ou qu’il aura voulu déguiser et qu’on pourra lui faire prendre en charge) ;
- les comptes qui peuvent receler de véritables « trésors » (anciens comptes jamais clôturés ; comptes travaux ; comptes « procédures » ;
- les comptes « fournisseurs » eux aussi riches en surprises, etc.
- Mais contrôler ses comptes c’est aussi la garantie de mieux maîtriser ses charges aujourd’hui et demain :
- analyse des contrats, contrôle des augmentations annuelles, puis renégociation (assurance, ascenseur, nettoyage...) ;
- Suivi des consommations d’eau et mise en place de tableaux de bord ;
- même action pour le chauffage, etc.
Tous ces contrôles sont désormais faciles et à la portée de tous les conseillers syndicaux (il suffit de savoir lire) grâce à deux petits « outils » :
- Le premier est le dernier né des guides à deux euros : « Analyse des comptes : les 25 premiers gestes ». Découvrez-le vite pour préparer vos contrôles
- Le deuxième a été mis au point l’année dernière et est de plus en plus utilisé. Il s’agit du « Cahier du contrôle des comptes » (téléchargeable gratuitement).
http://arc-copro.fr/site/bloc/faire/cahie.pdf
Et si vous préférez vous faire aider par un spécialiste de l’ARC qui vous accompagnera chez le syndic, c’est simple. Vous pouvez lire la présentation des différents aides que l’ARC peut vous apporter dans l’article suivant : http://arc-copro.fr/site/qui/controle.pdf « Les contrôles de comptes chez le syndic avec l’assistance de l’ARC »
Et rappelez-vous : contrôler ses comptes est toujours très « payant ».