ABUS 3446 : « SYNDIC+ » (SYNDIC PLUS) : Nous ne nous sommes pas déplacés pour rien…
Comme vous avez pu le découvrir à travers l’abus 3432, c’est uniquement après une « sommation interpellative » par voie d’huissier que le cabinet SYNDIC + s’est trouvé contraint d’accepter qu’un conseil syndical, accompagné par l’ARC, puisse procéder au contrôle des comptes de sa copropriété.
Ayant ainsi gagné un mois, et sachant qu’il serait contrôlé de façon très approfondie, SYNDIC+ avait donc tout le temps de présenter des comptes au carré.
Or, comme vous allez le constater, les contrôleurs de comptes ont pu relever un nombre important d’abus.
Il est d’ores et déjà intéressant de préciser que nous avions dans la main deux grands livres : un qui a été fourni au conseil syndical avant la demande de contrôle des comptes par l’ARC puis un second corrigé, remis le jour du contrôle des comptes.
I. les éléments relevés qui méritent une étude approfondie
- La reprise des comptes de l’ancien syndic a été faite par SYNDIC + sans étude préalable. Le syndicat des copropriétaires se retrouve donc avec des montants et des comptes non justifiés.
Par exemple, nous avons relevés ces deux comptes dont les soldes ne sont pas détaillés :
- un compte créditeur divers d’un solde de 14 481.59€
- un autre compte débiteur en attente d’imputation d’un solde de 17 308.56€.
Le comptable de SYNDIC+ a reconnu n’avoir demandé aucune explication à l’ancien syndic, ni n’avoir procédé aux investigations d’usages pour permettre l’explication de ces soldes.
- La comptabilité fait ressortir que l’ancien syndic doit des sommes au syndicat des copropriétaires sans que, pour autant, SYNDIC+ ait engagé les démarches nécessaires pour récupérer les sommes. Il s’agit tout de même de sommes supérieures à 2.000 €uros.
- Des retards de paiements sur certaines factures, de la part de SYNDIC+, ont entraîné des pénalités de retards supportées par la copropriété, (ex : des factures d’EDF) alors que la trésorerie de la copropriété, au moment de la facturation, était largement excédentaire.
- Il y a des appels de fonds travaux qui ne figurent pas dans « le grand livre comptable ». Question : « pourquoi ? » - réponse : « c’est la faute au logiciel comptable »…
- Des travaux, pourtant terminés, sont considérés dans les comptes comme non achevés ce qui entraîne une absence de régularisation en faveur des copropriétaires.
- On a un « compte banque » dans lequel ne figure aucun libellé des opérations (toujours la faute du logiciel !).
- Des contrats de maintenance importants sont manquant, tel que le contrat d’entretien des ascenseurs.
- Le Carnet d’entretien est non mis à jour et mal renseigné.
- La plateforme internet a été facturée 1100€ alors que des éléments essentiels n’y figurent pas, tels que « le grand livre », le « relevé des dépenses » ou « le carnet d’entretien ».
- On a relevé aussi le paiement de factures concernant une ASL, réglée avec les fonds de la copropriété !
- On a constaté avec stupéfaction l’enregistrement sur l’exercice 2013 de charges travaux pour un montant supérieur à 10.000 €uros, alors que ces mêmes travaux ont déjà été imputés sur les charges d’exercices précédents !
- On a aussi repéré des relances adressées à des copropriétaires pour des régularisations de charges concernant des exercices qui n’ont pas été approuvés !
- Des honoraires ont été imputés alors qu’ils n’étaient pas prévus dans le contrat de SYNDIC+ (899 €uros pour une « mise en forme comptable »).
- Des facturations abusives ont été relevées, notamment pour la conservation des archives par une société extérieure (évidemment… Proarchives).
Bref, beaucoup de problèmes de nature différente entrainant des préjudices financiers certains et parfois importants.
II. La cerise sur le gâteau : un contrat d’assurance postdaté
Lors du contrôle des comptes, nous avons constaté que, sur l’ensemble des contrats de la copropriété, seul le contrat d’assurance a été changé par SYNDIC +. Constatant que ce nouveau contrat ne nous avait pas été transmis, nous avons insisté auprès de la gestionnaire pour en avoir une copie.
Pour l’obtenir, il a fallu que cette dernière contacte l’agence de Boulogne qui détient les documents de la copropriété. C’est donc au bout d’une heure que nous avons reçu le contrat… mais surprise, le contrat transmis était celui d’une autre copropriété, gérée par un syndic bénévole… (Nous ne saurons d’ailleurs jamais pourquoi le cabinet SYNDIC+ avait en sa possession un contrat d’assurance d’un syndic bénévole). La gestionnaire s’est donc retrouvée contrainte de réinterroger son agence à Boulogne pour avoir ce fameux contrat. Incroyable !
Cela démontre d’ores et déjà la complexité du système de gestion du cabinet SYNDIC+ :
- des bureaux commerciaux à Paris,
- des contrôles de comptes qui se font à Paris,
- mais une gestion administrative qui se déroule à Boulogne.
Une gestionnaire qui se retrouve à faire la navette entre la salle dédiée aux contrôles de comptes du 3ème étage, son bureau du 5ème étage et les archives stockées à environ 10 km.
Mais l’histoire du contrat d’assurance ne s’arrête pas là ! Après avoir obtenu la bonne copie du contrat, nous avons pu nous apercevoir qu’il a été payé en avril 2013 alors qu’il a été signé…. le vendredi 17 mai 2013 ! (soit la veille du contrôle, celui-ci ayant eu lieu le mardi 21, après le lundi de Pentecôte) avec effet rétroactif au 1er janvier 2013.
Oui ! Vous avez bien lu ! Un contrat payé un mois AVANT sa signature et qui s’avère être signé la veille de notre venue, curieux non ?
Mais il y a encore plus étonnant. Lorsqu’on a demandé à la gestionnaire pourquoi il y a eu changement de compagnie, elle nous a indiqué que la précédente compagnie avait résilié le contrat de la résidence.... Or, sur le nouveau contrat il est mentionné que le syndic a déclaré que « la copropriété n’a pas été titulaire d’un contrat résilié par un assureur pour sinistres ».
Qui croire ? La gestionnaire ou la déclaration de SYNDIC + mentionnée par écrit sur le contrat ? C’est donc avec minutie que nous allons approfondir l’analyse de ces comptes et de la gestion de cette copropriété par SYNDIC+, et rédiger notre rapport définitif.
Conclusion : si vous êtes gérés par « SYNDIC+ » (SYNDIC PLUS), ouvrez les DEUX yeux et même « + » (plus)...