Abus 3461 Frais d’archivage réponse au groupe LOISELET

20/06/2013 Abus Abus

Abus 3461  Frais d’archivage réponse au groupe LOISELET

 
Plusieurs conseils syndicaux de copropriétés gérées par l’un des cabinets du groupe LOISELET et adhérents à l’ARC ont demandé à leur cabinet LOISELET de rembourser les frais d’archivage déclarés illégaux par la Cour de Cassation voir nos articles abus 3262 : www.unarc.fr/rvve et abus 3281 : www.unarc.fr/it3h) 
 
Ce à quoi leur cabinet LOISELET leur a renvoyé un argumentaire aussi « tordu » (dans tous les sens du terme) que celui de FONCIA au sujet du DUER (voir : www.unarc.fr/k5ka)
 
Nous donnons la réponse de LOISELET et nos arguments en réplique.
 
I. Les arguments de LOISELET
 
Loiselet & Daigremont
SERVICES      IMMOBILIERS
 
Monsieur,
Votre correspondance du 11 mars 2013 reçue par mail le 12 mars 2013 a retenu toute notre attention.
Par ce courrier, vous contestez le principe du paiement par la copropriété des factures de la société Pro Archives figurant dans les comptes depuis 2009, c'est-à-dire depuis notre nomination comme syndic de votre immeuble, en développant un certain nombre d'arguments.
Ces arguments appellent de notre part les observations suivantes :
1. Vous évoquez en premier lieu l'article 33 du décret du 17 mars 1967, pris dans
son ancienne rédaction et notre contrat de syndic en rappelant sa rédaction.
Nous faisons effectivement référence, dans notre contrat, à la 20° recommandation de la Commission Relative à la Copropriété, qui préconise au syndic de «prévoir un classement des archives permettant de distinguer celles pouvant apparaître utiles dans le cadre de la gestion courante de l'immeuble (archives vivantes) de celles qui ne présentent plus, pour cette gestion, d'intérêt immédiat (archives dormantes), les premières devant être rapidement et facilement accessibles».
La commission recommande également au syndic, si les «archives dormantes représentent un volume trop important, de faire appel, après avis du conseil syndical, à une entreprise spécialisée dans la conservation des archives           ».
C'est précisément la façon dont vos archives sont organisées au sein de notre cabinet.
Contrairement a ce que vous indiquez, notre cabinet n'a jamais facturé une quelconque prestation supplémentaire au titre de la conservation des archives de votre copropriété. En effet, il ne vous aura pas échappé que la facturation de la société Pro Archives est établie au nom de la copropriété et que les prestations ne sont pas facturées par notre cabinet.
Il est dès lors difficile de prétendre que notre contrat ne serait pas respecté.
 
2. Vous invoquez ensuite la nouvelle rédaction de l'article 33, modifié par le décret
du 20 avril 2010, cette nouvelle rédaction fait référence à la notion de mission ordinaire du syndic.
Or, comme vous le savez, c'est l'arrêté du 19 mars 2010 qui définit les prestations invariables qui rentrent dans la "gestion courante" du syndic et qui se trouvent, dès lors rémunérées par l'honoraire forfaitaire correspondant.
Selon l'annexe III de cet arrêté, rentrent dans un tel cadre les prestations suivantes : "détention, conservation des archives utiles dans le cadre de la gestion courante de l'immeuble..."
 
La détention et la conservation des archives dormantes ne relèvent donc pas de la gestion "courante"
En décidant que la conservation et la gestion des archives (sans distinction) rentrent dans la "mission ordinaire" du syndic, le nouvel article 33 résultant du décret du 10 avril 2010 n'est nullement revenu sur les dispositions précitées résultant de l'arrêté du 19 mars 2010.
Une chose, en effet est la "gestion courante" du syndic, autre chose est sa "mission
ordinaire".
 
Il est facile de se convaincre de l'existence d'une distinction entre ces deux notions et il n'est ainsi pas douteux que des tâches relevant de la mission ordinaire du syndic sortent de la gestion courante et que leur coût n'est pas compris dans l'honoraire forfaitaire annuel.
À titre d'exemple, l'exécution des travaux visés à l'article 44 du décret du 17 mars 1967 (travaux "exceptionnels") peut donner lieu à la fixation d'honoraires spécifiques non compris dans le forfait pour "gestion courante" alors que l'exécution des travaux votés par l'assemblée générale rentre bien dans la "mission ordinaire" du syndic.
Les frais afférents à la gestion et à la détention des archives dormantes ne peuvent donc rentrer dans l'honoraire afférent à la gestion courante même si cette tâche relève de la "mission ordinaire" du syndic.
 
3. Vous évoquez enfin, un arrêt de la cour de cassation du 1er mars 2011 que nous connaissons en effet. Nous relevons que parmi ses motivations, le juge relève des difficultés dans la transmission des archives, le volume de ces archives, et le fait que la dépense n'était pas prévue au budget.
En consultant les comptes de votre copropriété arrêtés au 31 décembre 2010, 31 décembre 2011 et 31 décembre 2012, vous pourrez constatez,  que les dépenses pour frais d'archivage sont parfaitement identifiées, tant en dépenses qu'en budgets.
De plus, et vous le savez parfaitement, les budgets font chaque année l'objet de nombreuses négociations et de longues discussions entre votre conseil syndical et M. Mazaud. Ce n'est qu'après accord du conseil syndical sur chaque poste du budget, (y compris les frais d'archivage), et des dépenses que les sommes sont reparties et appelées.
Dès lors, nous ne comprenons pas que vous puissiez penser que nous aurions tenté de manière peu honnête de faire supporter des charges non prévues et non convenues à la copropriété.
Bien au contraire, la transparence est totale, et cela d'autant plus que chaque rapport de gestion transmis avec les convocations pour les assemblées générales fait bien, là aussi, état, dans la liste des contrats, de celui d'archivage.
Nous rappellerons par ailleurs que notre rémunération et notre méthode de travail, sur ce point comme beaucoup d'autres, a fait l'objet d'une présentation détaillée avec votre conseil syndical de l'époque qui a retenu notre candidature pour devenir syndic à la suite du cabinet Vassiliadès,
Notre forfait d'honoraires a été calculé et accepté par l'assemblée générale en tenant compte de cette façon de faire. Si la conservation des archives dormantes avait dû être prise en charge par nos soins sur le plan financier, notre proposition aurait été différente. Votre conseil syndical de l'époque a probablement considéré que cette façon de faire était plus transparente et moins coûteuse pour la copropriété.
En tout état de cause, le fait que la tenue des archives entre dans la mission ordinaire du syndic n'implique nullement que ce soit ce dernier qui en assume le coût. À titre d'exemple et de comparaison :
 
  •  la gestion du chauffage de la copropriété entre sans conteste dans la mission ordinaire du syndic. Il ne viendrait à personne l'idée de demander au syndic de prendre en charge du contrat de chauffage ou le paiement du combustible,
  •  de la même façon, le caractère obligatoire d'une prestation ne rend pas celle-ci gratuite pour le consommateur : la mise aux normes des ascenseurs a un caractère obligatoire. Ce n'est pas pour cela que les travaux correspondants doivent être pris en charge par l'ascensoriste ou le syndic.
 
Il s'agit en l'occurrence des archives de la copropriété et non pas les nôtres. Nous pensons, et avec nous les plus éminents juristes, que leur conservation doit être indépendante du syndic, ce qui garantit la plus grande neutralité dans leur transmission lors des changements de syndic.
Il s'agit en plus d'un métier dont l'exécution nécessite, comme beaucoup d'autres, un savoir-faire que les spécialistes sont mieux à même de mettre en œuvre.
Pour conclure, nous sommes convaincus que le recours à un spécialiste pour la gestion des archives dormantes va bien dans l'intérêt de la copropriété.
Si ie cabinet Vassiliadès avait souscrit pour le compte de votre copropriété un tel contrat, vous savez que la reprise des dossiers de votre copropriété en aurait été grandement facilitée et vous aurait probablement évité le recours à une procédure judiciaire.
Nous vous proposons, comme nous l'avons déjà fait dans d'autres copropriétés, d'inclure cette prestation dans nos honoraires de gestion courante au prix de 4,00 TTC par lot principal et par an.
Nous restons à votre disposition pour en discuter avec vous.
 
Veuillez croire, Monsieur, à l'assurance de notre parfaite considération ».
 
II. La réplique de l’ARC
 
1. La 20ème Recommandation
 
Contrairement à ce que dit LOISELET si la 20ème Recommandation de la Commission relative à la Copropriété (dont l’ARC est un membre permanent) conseille bien aux syndics de faire sous-traiter la gestion d’une partie des archives ( mais uniquement pour les grosses copropriétés et dans la mesure où ils n’ont pas les capacités de stockage dans leurs locaux), elle n’indique nulle part que cela peut se faire aux frais de la copropriété.
 
En fait cette Recommandation avait pour but de répondre à la question : les syndics peuvent-ils sous-traiter une partie de cette tâche d’archivage ? La recommandation répond : « oui, à condition que le syndic en informe le conseil syndical ».
 
Le conseil syndical, et non l’assemblée générale, ce qui prouve bien que la Recommandation n’a pas évoqué le problème des frais, ceux-ci étant, pour cette Commission, de droit à la charge du syndic.
 
2. Gestion ordinaire
 
Le raisonnement fait par LOISELET sur les « honoraires pour travaux de l’article 14-2 » se retourne contre lui :
 
  1. les travaux de l’article 14-2 sont ceux qui n’entrent pas dans le budget prévisionnel ;
 
  1. ce sont donc des gros travaux qui précisément ne sont pas « courants » ni « ordinaires » et rentrent même dans la catégorie des « dépenses exceptionnelles » (arrêté comptable du 14 mars 2005).
 
Voilà d’ailleurs pourquoi la loi oblige à voter spécialement ces honoraires qui –précisément, ô syndic - ne rentrent pas dans la « mission ordinaire » du syndic.
 
Par ailleurs, le décret du 20 avril 2010 (qui prévoit que l’archivage rentre dans la mission ordinaire du syndic) s’impose aux syndics pour deux raisons :
 
  1. il est d’une force supérieure à l’arrêté du 19 mars 2010 ;
  2. il est postérieur à cet arrêt.
 
3. Cour de Cassation
 
En ce qui concerne ce dernier point, le cabinet nous donne une de ces leçons de mauvaise foi dont il a le secret. Malheureusement LOISELET n’a pas bien lu la motivation de la Cour de Cassation. Nous la lui rappelons donc :
 
« Attendu que le Tribunal d’Instance du XXème ayant exactement retenu que le syndic, dans le cadre de son mandat et de ses honoraires, devait faire son affaire de l’archivage dont la loi lui avait explicitement confié la responsabilité, etc... ».
 
Est-ce assez clair, cher syndic ?
 
Conclusions :
 
  1. la Recommandation numéro 20 n’autorise nullement le syndic à facturer les frais de sous-traitance aux copropriétés ;
  2. le décret du 20 avril 2010 fait bien rentrer l’archivage dans la « mission ordinaire » DONC la gestion courante et l’argument de LOISELET sur les honoraires de travaux « non courants » ou « exceptionnels » se retourne contre lui ;
  3. la Cour de Cassation a clairement tranché sur l’illicéité de la facturation supplémentaire par le syndic des frais d’archivage.
 
*
 
Si avec tout ça vous n’arrivez pas à vous faire rembourser, il ne vous reste qu’une seule solution : changer de syndic (c’est d’ailleurs ce que vont faire nos adhérents).
 

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