ABUS 3763 Vote électronique des voix lors de l’assemblée générale : infalsifiable ?
- le cas du cabinet oralia -
Dans une assemblée générale, il existe principalement deux types de votes électroniques pour comptabiliser les voix.
Le premier système consiste à remettre à chaque copropriétaire « un boîtier électronique » (une télécommande) par lequel pour chaque question, il est possible de sélectionner trois réponses au choix :
- Pour.
- Contre.
- Abstention.
Un second procédé consiste à remettre à chaque copropriétaire une feuille listant les différentes questions et présentant pour chacune d’elles trois autocollants un code-barres. Chaque code-barres correspond à un vote : Pour, Contre ou Abstention.
Pour chaque question, le copropriétaire remet alors au président de séance le code-barres correspondant à son vote.
Après avoir récupéré l’ensemble des codes-barres, le président de séance ou le cas échéant un technicien ? Les badge afin de comptabiliser les voies et détermine si la résolution est adoptée ou non.
Ce système est présenté comme moins coûteux que la première solution sachant qu’il n’y a pas de délivrance de boîtier électronique.
Cependant, comme on va le constater, ce dispositif peut s’avérer non seulement extrêmement coûteux, mais surtout présenter des risques de fiabilité.
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Un système coûteux
Comme indiqué précédemment il nécessaire de récupérer, pour chaque question, les codes-barres remis pour chaque copropriétaire. Pour cela, il est nécessaire de mettre à disposition des personnes qui seront en charge de récupérer les codes-barres pour les remettre au président de séance. Ce sont généralement des salariés du cabinet de syndic. Dans une copropriété de 400 lots, le conseil syndical a compté pas moins de 10 salariés pour récupérer ces codes-barres.
Les honoraires du syndic concernant la tenue de l’assemblée générale se sont envolés rendant la solution plus chère que la mise à disposition d’un boîtier électronique et beaucoup plus chère que la solution traditionnelle à « main levée ».
Attention donc à ce problème avant d’opter pour cette solution !
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Une solution qui présente des failles
Le système de comptabilisation des voies est basé sur la lecture des codes-barres. Si l’un d’entre eux est illisible (parce que, par exemple, que le copropriétaire a mal décollé le coupon ou a fait une rature), cela rend alors la lecture du coupon impossible. Dans ce cas, le vote n’est pas comptabilisé, et ce, bien souvent, à l’insu des copropriétaires. Pour y remédier, il revient alors au syndic de procéder manuellement à l’enregistrement des millièmes correspondants en espérant qu’il ne se trompe pas.
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Le cas du Groupe Oralia
À la suite de l’utilisation de ce système lors d’une assemblée générale, le conseil syndical a constaté dans le procès-verbal une erreur dans l’imputation d’un vote.
Un copropriétaire avait été comptabilisé comme ayant voté CONTRE alors qu’il avait voté le contraire c'est-à-dire POUR (rien que ça !)
Après avoir envoyé un courrier de contestation, voici la réponse du Groupe Oralia :
« Effectivement, il y a bien eu une erreur, l’une de vos étiquettes étant illisible pour le lecteur de code-barres, nous avons rentré manuellement par erreur Madame …, elle n’aurait pas dû être comptabilisée dans les « CONTRE », mais dans les « POUR ». »
Bien sûr, pour camoufler l’erreur, le syndic essaye de dissuader le conseil syndical d’aller plus loin.
Voici donc ce qu’il écrit:
« Mais si vous tenez à un ERRATUM, nous annulerons le vote de Madame … en première lecture et remettrons les 8 copropriétaires manquants. Ce qui risque d’être un nouveau trouble pour la copropriété, sans changer le résultat du vote. »
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Une erreur qui n’empêche pas le Groupe Oralia de facturer son erreur
Malgré l’erreur reconnue par le Groupe ORALIA, racheté par NEXITY, ce dernier a tout de même facturé au syndicat des copropriétaires un montant supplémentaire de 284 € au motif de « vacation exceptionnelle : recherche d’informations ».
Ainsi, malgré l’erreur commise par le cabinet NEXITY, dans le cadre d’actes faisant déjà l’objet d’honoraires supplémentaires, le syndic facture une nouvelle tâche de « recherche d’informations ».
Quand on vous dit qu’elle est belle la vie de syndic !
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Une facturation révélatrice de l’urgence de la publication des décrets sur les contrats de syndic
Comme on peut le constater à travers ce nouveau cas, en l’absence de contrat de syndic normalisé et de la parution du décret déterminant les prestations pouvant faire l’objet de facturation supplémentaire, le syndic est alors libre de facturer ce qu’il souhaite.
Ce cas nous démontre encore une fois l’urgence de la situation et surtout pourquoi les grands groupes de syndics et les chambres professionnelles ne sont pas pressés de voir la parution des décrets sur le contrat de syndic limitant les prestations facturables.
Mais rassurez-vous, l’ARC prépare une belle action à ce sujet, gardez donc les yeux ouverts...