ABUS 3794 Restitution (très coûteuse) des archives.
Le cas des contrats de PRO Archives et du syndic IPG à Paris.
Comment sortir du piège ?
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Le piège
Vous changez de syndic. Que se passe-t-il en ce qui concerne la transmission des archives ? Une fois sur deux, le nouveau syndic reçoit une lettre ainsi libellée de la part de l’« archiveur » du syndic révoqué ou non renouvelé. Voici une de ces lettres reçues à la suite du non-renouvellement du syndic IPG à Paris
« Objet : Copropriété : 12 rue ………….. à Paris
Madame, Monsieur,
Nous venons d’être informés par le cabinet IPG (ancien syndic) de votre désignation en qualité de nouveau syndic de la résidence citée en référence.
Permettez-nous de vous souhaiter un plein succès dans l’exercice de votre nouveau mandat.
Dans le cadre de notre mission de gestion des archives de ce Syndicat, nous vous prions de trouver ci-joint :
- La copie du contrat nous liant avec ce Syndicat de Copropriétaires.
- L’inventaire des archives que nous possédons qui vous permettra de consulter vos archives.
- Un devis de résiliation de contrat.
(…)
Vous remerciant de l’intérêt que vous accorderez aux présentes et restant à votre disposition, nous vous prions de croire, Monsieur, en l’assurance de notre considération la meilleure.
F………….
Assistante Services Successeurs ».
On va voir ce que recouvre pour Pro Archives l’expression « devis de résiliation du contrat »…
Précision : Il s’agit d’une copropriété de 19 lots et les archives tiennent en tout et pour tout dans trois boîtes.
DEVIS N° 5 538
Frais de sortie définitive et restitution des archives : 3 dossiers
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Référence
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Désignation
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Quantité
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Prix U/H.T
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Total HT
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Recherche archives
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3,00
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3,00
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9,00
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Frais de sortie et restitution définitive des archives (par conteneur)
Sortie et restitution définitive des archives (cession dossiers, traitement informatique, déstockage, mise à quai)
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0,75
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3,00
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2,25
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Livraison archives
Livraison de la recherche (conteneurs ou boîtes) sous 48h.
Forfait pour 5 UA maximum
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1,00
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16,00
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16,00
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Frais de résiliation anticipée du contrat
Date d’échéance du contrat au 21/07/2018 soit 3,5 année(s) restant due(s)
19 lots x 3,50 €an x 75 %
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1,00
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174,56
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174,56
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NOTA : le montant figurant sur le présent devis pourra être revu en fonction de l’inventaire final qui sera établi après extraction des recherches en entrepôt. Toutefois, il ne saurait être supérieur au prix annoncé.
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Totaux
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€
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HT
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201,81
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TVA
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40,36
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TTC
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242,17
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Ainsi pour récupérer 3 boîtes d’archives d’une copropriété de 19 lots, le nouveau syndic devra payer 242,17 € !!! (NB : l’adhésion annuelle à l’ARC de cette copropriété s’élève à 175 € !)
Ainsi on s’aperçoit :
- que le syndic a signé un contrat de groupe pour toutes ses copropriétés pour CINQ ans !
Au nom de quoi, puisqu’un contrat de syndic ne peut être supérieur à TROIS ans ?
- Que la copropriété - si elle désire rompre ce contrat par ailleurs parfaitement inutile - doit payer les années qui restent à l’échéance du contrat de syndic, ce qui est totalement injustifié.
Nous allons donner des conseils pour réagir si votre nouveau syndic reçoit ce genre de courrier.
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Ne surtout RIEN payer à PRO Archives ni rien accepter de PRO Archives
La loi et le décret sont très clairs : c’est au syndic révoqué ou non renouvelé de restituer les archives, pas à l’archiveur qui n’est souvent qu’un stockeur de papier.
Citations :
Article 18-2 de la loi du 10 juillet 1965 : « En cas de changement de syndic, l’ancien syndic est tenu de remettre au nouveau syndic, dans le délai d’un mois à compter de la cessation de ses fonctions, la situation de trésorerie, la totalité des fonds immédiatement disponibles et l’ensemble des documents et archives du syndicat. Dans l’hypothèse où le syndicat des copropriétaires a fait le choix de confier tout ou partie de ses archives à un prestataire spécialisé, il est tenu, dans ce même délai, d’informer le prestataire de ce changement en communiquant les coordonnées du nouveau syndic ».
Ainsi que l’article 33-2 du décret du 17 mars 1967 : « L’obligation prévue à la deuxième phrase du premier alinéa de l’article 18-2 de la loi du 10 juillet 1965 ne se substitue pas à l’obligation faite à l’ancien syndic de transférer les documents et archives au nouveau syndic, telle que prévue à la première phrase du même alinéa ».
Ces deux textes sont très clairs : c’est l’ancien syndic qui DOIT remettre les archives, donc qui doit obtenir de l’archiveur qu’il les lui adresse.
Conséquence : envoyez une lettre RAR au syndic sortant pour qu’il vous restitue lui-même les archives en lui annonçant qu’à défaut vous serez contraint d’engager une action judiciaire en référé avec demande de dommages et intérêts.
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Que faire si le syndic sortant réclame de l’argent pour payer PRO Archives et vous rendre les archives ?
Vous devrez dans ce cas vérifier si vous avez autorisé le syndic, par décision spéciale d’assemblée générale, à signer un contrat d’archivage :
- si non, il faudra donc refuser tout paiement ;
- si oui, il faudra vérifier la durée du contrat mentionnée par le syndic au moment de sa validation par l’assemblée générale.
Comme il y a peu de chance que le syndic ait mentionné un contrat de cinq ans, alors vous êtes fondé à refuser de payer les années « restant dues » (comme dans l’exemple précédent).
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Comme vous le voyez, quelle que soit la situation, il faut agir et réagir.
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