ABUS 3947 Pourquoi il faut avoir peur des archiveurs et éviter les contrats d’archivage proposés par les syndics ?
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La loi, les archives, le syndic
La loi du 10 juillet 1965 et le décret du 17 mars 1967 (tous les deux d’ordre public) mettent à la charge du seul syndic la conservation et la gestion des archives des copropriétés. Ces textes font explicitement de la conservation et de la gestion des archives une de ses tâches et responsabilité de base (article 33 du décret du 27 mars et article 18-2 de la loi du 10 juillet 1965).
C’est d’ailleurs normal : le syndic est le mandataire du syndicat des copropriétaires et a la responsabilité non seulement de la garde, mais aussi de la bonne conservation, du bon classement et du maintien (de l’intégrité et de l’intégralité) de tous les documents qui permettent une bonne gestion de la copropriété.
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La volonté des syndics d’échapper à leurs obligations
Depuis des années les syndics cherchent à transférer la responsabilité de la conservation et de la gestion des archives des copropriétés qu’ils gèrent.
Pour cela, ils font voter en assemblée générale ou insèrent dans leur contrat (sans vote spécifique, ce qui est désormais illégal) une disposition leur permettant de souscrire un contrat d’archivage avec un archiveur, contrat qui a deux particularités :
- il est souscrit au nom du syndicat des copropriétaires ;
- il est facturé au syndicat des copropriétaires.
Voyons pourquoi ce transfert, qui est d’abord un transfert financier, est à la fois, selon nous, inopportun et dangereux.
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Transfert, tout d’abord, inopportun
Ce transfert a, en effet, un inconvénient majeur : on ne sait plus QUI est responsable en cas de perte ou d’« évaporation » des archives :
- Est-ce le syndic qui a confié ces archives à un archiveur, en signant un contrat qui engage le syndicat ?
- ou l’archiveur ?
Le problème est d’autant plus complexe que les contrats d’archivage prévoient évidemment des clauses qui tendent à minimiser (voire exonérer partiellement) la responsabilité de l’archiveur. Dans ce cas, chacun se renvoie la responsabilité et la « victime » sera le syndicat des copropriétaires.
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Transfert, ensuite, dangereux
L’ « archiveur » reçoit des « boîtes » de documents dont il ne contrôle pas le contenu et se contente souvent d’un descriptif succinct de ce qui se trouve dans ces boîtes.
Par ailleurs quand il y a changement de syndic la transmission se fait dans des conditions souvent mal contrôlées, ce qui explique :
- qu’il manque souvent des archives ;
- plus grave : que des archives de copropriétés différentes soient mélangées.
Nous avons en effet reçu et publié de nombreux témoignages d’adhérents qui disent avoir récupéré les archives d’un autre syndicat de copropriétaires !
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Notre conseil : ne surtout pas accepter de contrat « au nom du syndicat des copropriétaires »
Si le syndic veut sous-traiter l’archivage, il peut naturellement le faire (ne serait-ce que pour une question de place), mais il doit rester SEUL responsable et en cas de changement de syndic il doit, comme la loi l’y oblige :
- rapatrier les archives, toutes les archives ;
- les contrôler ;
- les transmettre dans les règles à son, successeur qui - de son côté - doit vérifier qu’on lui remet bien TOUTES les archives, et surtout TOUTES les archives nécessaires.
Nous expliquons d’ailleurs dans nos guides ou dossiers à usage des syndics bénévoles adhérents à l’ARC comment faire pour savoir QUELLES sont les archives indispensables et COMMENT agir pour récupérer TOUTES les archives (ou, à défaut, que faire pour engager la responsabilité de syndic sortant).
Si vous êtes membre d’un conseil syndical adhérent à l’ARC, vous pouvez, évidemment, accéder à ces guides et dossiers.
Voir en particulier :
-Notre guide : « ÊTRE SYNDIC BÉNÉVOLE N°6 : Le syndic bénévole et l’administration de la copropriété (de A comme archivage à Z comme « Zut j’ai oublié de payer la cotisation à l’ARC ») » cliquez ici www.arc-copro.com/afxb
-Dossiers :
-« Syndics bénévoles : le bordereau de remise des archives » : www.arc-copro.com/q479.
-« Frais d’archivage à la charge du syndic. L’arrêt de la Cour de Cassation du 1er mars 2011 » : www.arc-copro.com/xpdw.