ABUS 3983 Pourquoi il ne faut pas accepter le transfert d’archives a une société spécialisée : exemple de loiselet & daigremont
L’article 18 de la loi du 10 juillet 1965 modifié par la loi ALUR impose à présent au syndic que soit portée à l’ordre du jour de l’assemblée générale la souscription d’un contrat d’archivage auprès d’une société spécialisée.
Les syndics profitent donc de cette nouvelle obligation pour inciter les copropriétaires à opter pour cette solution.
En effet, le cabinet Loiselet & Daigremont précise dans la résolution qu’il ne perçoit aucune rémunération au titre de ce contrat de gestion et de conservation des archives, sous entendant que le syndicat des copropriétaires ne sera pas lésé.
Néanmoins, comme nous allons le démontrer à travers cet article.
Ce n’est pas tellement la répercussion du prix qui doit inquiéter les copropriétaires. En effet, le choix d’une société d’archivage entrainera non seulement une double peine à l’égard du syndicat des copropriétaires, mais fera surtout porter à la copropriété un risque avéré en cas de perte des archives.
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un choix qui entrainera une dépense supplémentaire inutile a l’égard du syndicat des copropriétaires
L’article 33 décret du 17 mars 1967 dispose « la conservation et la gestion des archives sont comprises dans la mission ordinaire du syndic ».
Le syndic doit donc inclure dans ses honoraires de base cette tâche sans distinction du type d’archives. En effet, cet article exclut toute distinction entre les archives « dormantes » et « vivantes » ou encore « utiles » et « non utiles ». Comme cela a pu être le cas.
A ce titre, si le syndicat des copropriétaires opte pour faire appel à une société d’archivage, il devra prendre en charge une facture qui était auparavant incluse dans les honoraires de base du syndic.
La résolution de Loiselet & Daigremont est donc largement abusive puisqu’elle indique qu’elle ne percevra aucun honoraire pour la gestion de ce contrat, ce qui est bien normal, compte tenu du fait qu’il s’agit d’un contrat de gestion courante rentrant dans le cadre de sa mission ordinaire.
Mais encore, il devrait déduire de ses honoraires le montant de la facture de la société d’archivage prise en charge par le syndicat des copropriétaires, ce qu’il ne fait pas.
Rappelons d’ailleurs que le décret sur le contrat type entrant en vigueur à partir du 1er juillet 2015, prévoit que le choix d’une société d’archivage implique une minoration des honoraires de base du syndic, à hauteur du montant de la facture.
Le syndicat des copropriétaires se retrouve donc avec une double peine :
- aucune réduction des honoraires du syndic, malgré l’externalisation de cette tâche de gestion;
- prise en charge d’une facture supplémentaire qui grèvera les dépenses
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Les risques avérés en cas de choix d’une société d’archivage
La plupart des sociétés d’archivage prévoient dans leur contrat une clause qui limite leur responsabilité en cas de perte ou de défaillance quant à la présentation des archives qu’elle a sous sa garde.
Le syndicat des copropriétaires se retrouve donc avec une charge financière supplémentaire, tout en diminuant ses garanties en cas de perte (totale ou partielle) d’archives totale ou partielle.
En revanche, lorsque le syndicat des copropriétaires laisse à la charge du syndic cette tâche, ce dernier ne peut en aucun cas invoquer une limitation de responsabilité.
En cas de perte d’archives, le syndic sera donc tenu de supporter l’intégralité du préjudice (quitte ensuite à se retourner auprès de la société d’archivage à laquelle il aurait fait appel).
C’est pour cela que nous recommandons impérativement au syndicat des copropriétaires de refuser le transfert de la gestion des archives à une société d’archivage, même si le syndic accepte de baisser ses honoraires au prorata du montant de la facture.
En effet, même dans le cas où l’opération financière serait « blanche » pour la copropriété, la limitation de garantie en cas de perte ou de dégradation d’archives.
Voir aussi notre abus numéro 3176 : « Illégalité persistante : CITYA continue à vouloir externaliser les archives « dormantes » aux frais des copropriétés ». www.arc-copro.com/9pfk
Vous pouvez aussi lire l’abus numéro 3416 qui explique comment un syndic a été condamné à cause d’un défaut de transmission d’archives : www.arc-copro.com/4svk.
Nous consacrerons par ailleurs un dossier sur ce sujet dans la prochaine revue de l’ARC.