Au-delà de dénoncer les dérives voire les illégalités des professionnels, et en premier lieu des syndics, la publication des abus permet de faire un rappel de la législation en vigueur et des bonnes pratiques.
A ce titre, nous allons mettre en exergue une résolution que l’on retrouve parfois dans l’ordre du jour des assemblées générales sous plusieurs variantes qui, de prime à bord, parait anodine mais qui peut mettre en porte-à-faux la copropriété et les copropriétaires.
Sans plus tarder, voici un modèle de résolution type, pour ensuite mettre en évidence les difficultés qu’elle suscite :
I- Une résolution sans réelle décision
Le principe même de présenter une question à l’ordre du jour est de permettre aux copropriétaires de voter une résolution afin que le syndic exécute la décision prise à la majorité des copropriétaires.
Or, à travers ce type de résolution, les copropriétaires ne savent pas sur quoi voter ni les conséquences qu’entraînerait sa validation.
En effet, il s’agit de valider des soldes de comptes comptables et plus particulièrement bancaires sans avoir d’éléments ou d’informations qui permettent aux copropriétaires de pouvoir valablement se prononcer sur la justesse de ces montants.
A la limite, pour que cette résolution puisse avoir du sens, il aurait fallu joindre à l’ordre du jour l’ensemble des relevés bancaires du compte courant et du compte de placements de l’exercice afin que les copropriétaires puissent contrôler et valider les soldes.
Autrement, les copropriétaires sont amenés à approuver ces chiffres sur la base des seules annexes comptables qui ne présentent qu’un solde sans apporter de détails.
Pour le syndic, l’intérêt d’obtenir la validation de ce type de résolution est de disposer « d’un gage de garantie », évitant par la suite qu'un copropriétaire ou le conseil syndical puisse le mettre en porte à faux sur la gestion financière et bancaire de la copropriété.
Voilà pourquoi ce type de résolution ne doit pas être validée par l’assemblée générale puisqu’elle n’apporte aucune plus-value à la copropriété voire pire la met en faiblesse, tout en dégageant la responsabilité du syndic sur sa gestion financière.
II – Une résolution qui ne peut être assimilée à une approbation des comptes
En matière de comptes, il y a principalement deux questions à inscrire à l’ordre du jour.
Il s’agit, d’une part, du vote du budget prévisionnel et, d’autre part, de l’approbation des comptes.
Si pour le vote du budget prévisionnel le concept est plutôt simple à comprendre puisqu’il s’agit d’accorder au syndic « un budget de fonctionnement » de dépense , le concept d’approbation des comptes est souvent plus nébuleux.
Il ne s’agit pas de valider les données comptables constatées en fin d’exercice telles que les soldes : des banques, des copropriétaires, des fournisseurs, des avances, mais bien de valider les charges et les produits enregistrés.
En effet, le mandat donné au syndic, en matière d’engagement de dépenses, se limite au budget prévisionnel voté par les copropriétaires au cours de l’assemblée générale précédente nécessitant de valider, après coup, les charges réelles constatées sur l’exercice, d’autant plus si elles dépassent le budget prévisionnel voté.
Par conséquent, en demandant aux copropriétaires de valider des comptes de capitaux, de tiers, et même de banques, cela n’a aucun de sens, si ce n’est de faire croire qu’il s’agit d’une résolution placebo d’approbation des comptes.
Attention à ce type d’abus.