Et nous revoilà avec un nouvel abus des syndics qui montent en puissance et qui prendra vingt ans avant que les pouvoirs publics interviennent pour faire stopper ce type de pratique.
Il s’agit de la facturation du dépouillement des formulaires de vote par correspondance.
Afin d’exposer la gravité de la situation, nous allons mettre en exergue la facturation du cabinet SIGERC Immobilier en mettant surtout en avant sa justification.
I – Une facturation supplémentaire liée au vote par correspondance
Lors d’un contrôle des comptes, un conseil syndical a relevé une curieuse facture émanant de son syndic qui concerne les honoraires d’une assemblée générale alors qu’elle a été réalisée uniquement par correspondance, du fait des dérogations liées au Codivd-19.
Sans plus tarder, voici la facture pour mieux comprendre les tenants et les aboutissants :
Ainsi, alors que l’assemblée générale s’est tenue uniquement par correspondance, le syndic a facturé à la copropriété une prestation complémentaire d’un montant de
2.808 €.
La question qui reste en suspens est de connaitre la justification de cette facture.
Au lieu de la présenter avec nos mots, voici le mail envoyé par le syndic SIGERC Immobilier au conseil syndical :
Eh oui ! CQFD
Le syndic est resté 21 heures à dépouiller les formulaires de vote, moins une 1h30 d’assemblée générale comprise au forfait. Donc, cela fait 19h30 multipliées par un taux horaire à 120 €, soit 2.340 €.
Première constatation : à aucun moment le syndic a eu la présence d’esprit de considérer qu’il fallait peut-être revoir le tarif de l’heure à la baisse du fait qu’il s’agit d’une assemblée générale exceptionnelle liée au Covid-19.
Après tout, il ne faut pas rêver, ce n’est pas tous les jours Noël !
Deuxième constatation : le syndic facture des heures rondes alors que le contrat type impose de proratiser le coût horaire en fonction du temps réel.
Après tout, là aussi vous me direz 21 heures ou 21 heures 30, on n’est plus à une demi-heure près au vu du montant de la facture globale.
La question qui reste en suspens est de savoir si cette facture est légale. Autrement dit, le syndic est-il en droit de facturer unilatéralement ce type d’honoraires pour les prélever sur le compte bancaire de la copropriété.
II – Un dépouillement compris dans le forfait
Le fond du débat est que ce syndic considère que le temps nécessaire au dépouillement des formulaires de vote par correspondance doit être comptabilisé dans la durée de la tenue d’assemblée générale prévue au contrat de syndic.
Or, la tenue de l’assemblée générale débute à partir du moment où le président de séance a été nommé et a ouvert officiellement la réunion des copropriétaires.
Cela n’est pas une vision de l’esprit de l’ARC mais d’une disposition express prévue à l’article 15 du décret du 17 mars 1967 qui précise au début de chaque réunion « l’assemblée générale désigne (…) son Président… ».
Autrement dit, les tâches préalables, pour débuter la séance afin d’être en mesure de désigner le président de séance, n’ont pas à être inclues dans la durée de la tenue de l’assemblée générale.
Il s’agit de mission qui doit être réalisée dans le cadre de la préparation et la convocation de l’assemblée générale qui sont comprises dans le forfait de base.
D’ailleurs, l’article 9 bis du décret du 17 mars 1967 a prévu que le formulaire de vote par correspondance soit envoyé au syndic au plus tard trois jours francs avant la date de l’assemblée générale.
Cette exigence se justifie pour que justement le syndic puisse procéder au dépouillement des formulaires de vote et même enregistrer les voix sur son logiciel préalablement à l’assemblée générale et pendant les heures ouvrables.
Par ailleurs, nous restons septiques lorsqu’un syndic affirme avoir passé 21 heures pour dépouiller des formulaires de vote et qu’aucune de ces heures n’a été effectuée pendant les heures ouvrables.
Compte tenu de la gravité de la situation, nous allons saisir la répression des fraudes ainsi que la chancellerie afin de vérifier si le dépouillement des formulaires de vote doit se faire impérativement au cours de l’assemblée générale ou préalablement pendant les heures ouvrables.
A suivre….