La participation des copropriétaires aux assemblées générales se trouve complexifiée par cette situation sanitaire exceptionnelle sans fin.
Bien avant sa survenance, le Parlement posait le principe d’une intervention à distance simplifiée des copropriétaires par la visioconférence, et le formulaire de vote par correspondance.
Face à ces modes d’expression récents, de nombreux syndics professionnels ont fait preuve à minima de laxisme, voire d’une totale incompétence.
Le syndic parisien UCI constitue en la matière un exemple consternant par son appréciation biaisée de la réglementation sur le formulaire de vote par correspondance.
I. Délai réglementaire de réception par le syndic du formulaire de vote par correspondance
Une résidence parisienne affectée principalement à l’habitation a pour syndic, le cabinet UCI, membre du groupe EMETH Gestion.
Les copropriétaires reçoivent la convocation de l’assemblée annuelle en présentiel fixée au 22 février 2022, moyennant un ordre du jour établi par ce professionnel de l’immobilier.
Ce dernier prend soin d’y mentionner les modalités de participation des copropriétaires à cette réunion du syndicat, à savoir :
- la présence personnelle ;
- la représentation par un mandataire (art. 22 de la loi du 10 juillet 1965) ;
- le formulaire de vote par correspondance (art. 17-1 A de la loi du 10 juillet 1965).
S’agissant de ce dernier support, UCI prévoit notamment des délais divergents quant à leur transmission, dont la régularité interpelle certains copropriétaires.
Ce syndic professionnel offre deux options pour la communication de ce document complété par les copropriétaires, soit via leur site internet ; soit par une adresse électronique.
Il définit alors un délai maximal dissocié, au regard de la date de l’assemblée, pour la prise en compte de cette pièce, à savoir :
- 24 heures, dans l’hypothèse de leur diffusion sur leur site internet ;
- 3 jours, pour l’envoi par courriel ou lettre recommandée.
Les interrogations de ces copropriétaires se révèlent légitimes. L’article 9 bis du décret du 17 mars 1967 ne comprend en effet, qu’un seul délai réglementaire minimum pour l’acceptation régulière par le syndic des formulaires de vote par correspondance des copropriétaires aux assemblées générales.
Cette disposition souligne, que ceux-ci doivent être réceptionnés dans un délai minimal de trois jours francs avant le jour de tenue de l’assemblée.
Autrement dit, UCI ne peut pas - autoriser un délai inférieur, au motif d’une expédition par son site internet.
De la même manière, il ne peut imposer un envoi par courrier recommandé, bien que celui-ci puisse plus facilement attester de la réception effective du document., qui n’est pas prévu par les textes.
L’impact dommageable des libertés adoptées par ce syndic professionnel ne doit pas être minoré. Cette infraction expose ni plus ni moins, l’assemblée à sa nullité judiciaire par tout copropriétaire opposant ou défaillant dans le délai de deux mois suivant la notification de son procès-verbal (art. 42 de la loi du 10 juillet 1965).
II. Formulaire de vote par correspondance : présentation réglementaire restrictive
Outre cette défaillance sur le délai, la trame éditée par UCI, à compléter par les copropriétaires, enfreint les prescriptions réglementaires énoncées par l’arrêté du 2 juillet 2020.
Cette disposition réglementaire comporte une présentation type non respectée en l’espèce.
Il manque :
- tout d’abord la page de garde soulignant l’assemblée concernée (jour, date, lieu), l’identité et l’adresse du titulaire du lot, la date et signature du document ;
- de plus, le rappel de l’obligation de paraphe de la ou les diverses pages du formulaire ;
- ainsi que les précisions relatives à l’ordre du jour (identifications et questions).
En effet, en se référant exclusivement au formulaire, la détermination des questions est loin d’être explicite, lorsque ce syndic se contente d’indiquer l’auteur des demandes, sans en mentionner expressément l’objet.
De plus, UCI omet de dédoubler les questions susceptibles d’un second vote à une majorité réduite, quand celle exigée en première lecture n’est pas réunie, mais permettant néanmoins cette seconde délibération (article 25-1 de la loi du 10 juillet 1965).
Enfin, UCI se fourvoie en sous-entendant qu’en cas de mise en concurrence de son mandat de syndic, le vote sur les autres candidats n’intervient qu’en l’absence de non renouvellement de son contrat.
L’article 19 du décret du 17 mars 1967 oblige effectivement la délibération sur tous les postulants à la majorité de l’article 25, avant un éventuel second vote à la majorité relative de l’article 24, si le seuil favorable du tiers des voix s’avère atteint.
Toute résolution adoptée illégalement encourt son annulation judiciaire selon la procédure licite évoquée précédemment.
Il convient tout d’abord au conseil syndical de contrôler le projet de formulaire de vote par correspondance rédigé par le syndic, afin d’exiger de ce dernier sa conformité avant son insertion à la convocation notifiée aux copropriétaires.
Dans la négative, il appartiendra au président de séance d’apprécier de leur régularité et d’écarter toute expression litigieuse, afin de minimiser les risques de contestation judiciaire ultérieure des copropriétaires.