L’insatisfaction, à l’égard du syndic professionnel en place, conduit les conseils syndicaux ou les copropriétaires à solliciter une ou plusieurs propositions de leurs confrères. Il s’agit de mettre en concurrence le mandat du cabinet actuel via l’inscription à l’assemblée générale de la question de la nomination du syndic, le projet de résolution associé, de contrat, ainsi que la fiche d’information.
Pour ce faire, cela suppose de disposer d’une proposition non seulement compétitive, mais aussi et surtout conforme aux obligations légales et réglementaires, ce qui est rarement le cas, comme l’atteste l’offre 2023/2024 du syndic parisien DODIM IMMOBILIER.
I. DODIM IMMOBILIER : fiche d’information réglementaire manquante
En février 2023, le conseil syndical d’un immeuble parisien se rapproche du cabinet DODIM IMMOBILIER, car il entend mettre en concurrence le mandat du syndic en cours. Il obtient de ce professionnel une proposition de contrat, qu’il soumet à l’ARC pour avis.
Le premier point qui nous interpelle, c’est l’omission par celui-ci de la fiche d’information. La réponse de ce syndic contient son projet de mandat et une lettre de présentation. Il manque donc la fiche d’information sur ses tarifs et prestations, en vigueur depuis le 1er janvier 2022 (art. 2 de l’arrêté du 30 juillet 2021), destinée à faciliter le comparatif entre les propositions de syndics professionnels.
La fiche d’information correspond effectivement à une émanation d’éléments figurant dans le contrat de syndic, puisque ce dernier doit notamment déterminer les modalités de rémunération du syndic durant son mandat (art. 29 du décret du 17 mars 1967).
Cela revient à dire, que bien que l’acte primant lors de la nomination d’un syndic en assemblée générale soit sa proposition de contrat de mandat, l’annexion de la fiche information n’en constitue pas moins une pièce impérative à la régularité de cette désignation (art. 11 al. 4 du décret).
Autrement dit, l’absence de cette fiche expose la résolution de l’assemblée générale sur l’élection du syndic à une action judiciaire en nullité par un copropriétaire opposant ou défaillant (art. 42 de la loi du 10 juillet 1965).
II. DODIM IMMOBILIER : cumul de facturations strictement irrégulier
La proposition de contrat 2023/2024 de DODIM IMMOBILIER comporte les lacunes propres à la profession telles que la date de souscription de ses deux assurances obligatoires, le montant de la pénalité pour non communication de la fiche synthétique à un copropriétaire ou de pièces du syndicat des copropriétaires au conseil syndical, le maintien de ses honoraires de gestion courante en cas de dispense de la conservation des archives ou d’extranet du syndicat des copropriétaires.
Ce projet contient aussi des irrégularités moins courantes sur ses honoraires pour les prestations particulières, à savoir des sommes qu’il peut facturer en sus au syndicat, voire aux copropriétaires pris individuellement. Si le décret du 26 mars 2015 sur le contrat type de syndic autorise de telles imputations, il en limite néanmoins le recours et les modalités de fixation.
En l’espèce les infractions portent sur la tenue d’une autre assemblée et la communication de documents du syndicat à un copropriétaire.
Pour la première catégorie, DODIM IMMOBILIER prévoit qu’en cas d’assemblée générale supplémentaire sa facturation d’honoraires au syndicat s’établira selon deux à trois points, à savoir : un forfait par lot, auquel s’ajoute un montant minimal, voire des vacations additionnelles selon des tranches horaires.
Cette tarification se révèle pourtant doublement irrégulière, dans la mesure où pour toute assemblée générale complémentaire le décret du 26 mars 2015 n’autorise les honoraires supplémentaires du syndic que sur la base d’un critère spécifique unique.
De plus, si ce décret permet au syndic professionnel de prétendre à des vacations, il ne lui concède pas pour autant la possibilité de les majorer selon des tranches horaires.
DODIM IMMOBILIER est encore plus gourmand puisqu’il adjoint, un quatrième élément, son temps de transport en cas d’assemblée convoquée à la demande d’un ou plusieurs copropriétaires pour leurs questions personnelles, impliquant, cependant, une autorisation du syndicat des copropriétaires (ex : travaux privatifs affectant les parties communes ou l’aspect extérieur de l’immeuble, art. 25 al. b de la loi)
Le recours au temps de transport s’avère non seulement non-conforme (non prévu par le décret), mais de plus abusif : si l’assemblée se tient au sein de son cabinet DODIM IMMOBILIER n’entend tout de même pas imputer à un ou plusieurs copropriétaires la durée qu’il lui faut pour se rendre de son bureau à la salle de réunion.
De même, le décret n’octroie, là encore, qu’un indice pour la détermination de ce montant, l’intitulé de la colonne associée recourant au singulier : « tarification pratiquée » par le syndic.
Enfin, la seconde catégorie litigieuse porte sur la transmission papier de pièces du syndicat (carnet d’entretien, diagnostics réglementaires sur les parties communes, copie d’un procès-verbal et/ou de ses annexes) à un copropriétaire.
Si le décret accorde cette faculté au syndic, DODIM IMMOBILIER prétend pouvoir additionner les frais de routage et d’acheminement pour leur expédition. Ces coûts correspondent à la même intervention, à savoir la diffusion de ces documents du syndicat à un copropriétaire requérant.
Le décret proscrit, à juste titre, les doublons pour une même tâche, puisqu’il ne permet que les frais d’affranchissement OU d’acheminement.
L’analyse de la proposition de candidat à la fonction de syndic professionnel doit cibler aussi bien la forme du contrat et de sa fiche d’information, que le fond c’est-à-dire leur conformité aux prescriptions impératives.
Dans la négative et en l’absence de correction préalable adaptée, le prospect devra être écarté de la mise en concurrence du mandat de syndic, afin de minimiser toute contestation judicaire sur sa nomination.