Nous le savons bien, le conseil syndical est devenu « l’as » de la copropriété. C’est lui qui doit tout, tout, contrôler et en particulier les tâches et la tenue des comptes réalisées par le syndic.
A ce titre, voyons une annexe comptable n°1 produite par le cabinet NEXITY qui doit interroger au minimum le conseil syndical afin qu’il engage des investigations pour creuser certaines anomalies.
Présentons tout d’abord l’annexe pour ensuite comprendre les incohérences, ou du moins les interrogations à avoir :
I – Des provisions travaux qui n’évoluent pas
Afin de bien comprendre de quoi il s’agit, faisons un focus sur la partie haute droite de l’annexe qui est relative aux provisions travaux.
Que constatons-nous ?
La grande majorité des provisions travaux n’a pas évolué en l’espace d’un an.
Ainsi, l’installation des robinets thermostatiques est restée inchangée entre 2021 et 2022 avec un montant de 23.217 €.
Plus gênant, les provisions « ravalement » sont également restées figées avec une somme de 233.473,94 €, ou encore la ventilation des appartements sur rue, avec un montant de provision également qui est resté figé à 52.220,86 €.
L’ensemble de ces montants et campagnes travaux démontrent que des sommes importantes ont été appelées auprès des copropriétaires, sans pour autant qu’elles soient utilisées, ou du moins affectées.
Ainsi, pas moins de 400.000 € ont été appelés auprès des copropriétaires sans être concrètement utilisés au moins depuis an.
Des sommes extrêmement importantes pour lesquelles il est nécessaire d’avoir une traçabilité sur les dates du vote de ces travaux, des appels de fonds, des éventuelles factures réceptionnées et surtout des raisons du gel de l’avancement des opérations.
Les conséquences ne sont pas uniquement comptables mais bien économiques, car il s’agit de sommes appelées auprès des copropriétaires qui ne sont ni utilisées ni rétrocédées dans le cadre d’une régularisation des charges, nécessitant d’auditer ces comptes.
La question est de savoir si le syndic conserve volontairement ces sommes pour maintenir une trésorerie sachant qu’en parallèle on relève un montant important de charges impayées.
II – Un compte d’épargne à contrôler
Au 31 décembre 2022, le compte 105 « fonds de travaux » indiquait un montant de 31.950,51 €, avec, en parallèle, un compte 501 « compte bancaire rémunéré » qui indiquait un montant quasi identique de 31.942,10 €.
Voici l’extrait :
Si, de prime abord, l’annexe paraît conforme, on peut malgré tout s’interroger sur cette parfaite équation.
Et pour cause, on peut relever un montant important d’impayés puisqu’il s’élève à 9.353,22 € auquel s’ajoutent 12.264,12 €, soit un montant total de 21.677,32 €.
Ainsi, la réflexion que doit avoir le conseil syndical est de comprendre comment, malgré le constat d’un montant d’impayés de charges de plus de 21.000 €, le compte épargne est conforme aux sommes appelées pour constituer le fonds de travaux.
Pour cela, il faudrait vérifier si le relevé bancaire du compte épargne correspond au montant indiqué sur l’annexe, en contrôlant à quelle date les sommes ont été versées.
Cela permettra, entre autres, au conseil syndical de vérifier si le syndic n’a pas tout simplement procédé à des virements en fin d’exercice du compte courant vers le compte épargne afin de présenter des annexes politiquement correctes.
Il s’agit des premiers contrôles que l’on doit faire sur cette annexe, sachant que d’autres informations doivent également nous interpeler comme notamment les impayés à l’égard des salariés ou encore la présence d’un compte 486 libellé « charges à payer » qui présente un montant de 368,60 €.