En cette période de tenue des assemblées générales annuelles, une nouvelle convocation a retenu notre attention. Elle concerne la trame établie et notifiée par le cabinet Masson, en sa qualité de syndic d’une résidence parisienne.
I - Cabinet Masson : les défaillances de sa nouvelle candidature à la fonction de syndic
1. Honoraires particuliers contradictoires et irréguliers
Toute désignation d’un syndic (pour son premier mandat ou son renouvellement) suppose un vote favorable des copropriétaires en assemblée générale selon la proposition de contrat jointe à sa convocation (art. 25 al. c de la loi du 10 juillet 1965, 11 al. 4 et 29 du décret du 17 mars 1967).
Pour cela, le syndic doit porter à l’ordre du jour de l’assemblée générale :
- la question correspondante (art. 13 du décret) ;
- le projet de résolution associé (art. 11 al. 7 du décret) ;
- la proposition de contrat et de fiche d’information sur ses honoraires conformes aux prescriptions réglementaires (respectivement décret du 26 mars 2015 et arrêté du 30 juillet 2021).
Or, la trame d’une assemblée générale du 16 juin 2023, rédigée par le Cabinet Masson pour une copropriété parisienne, comporte des irrégularités et ambiguïtés. Certaines carences peuvent exposer son éventuelle nomination à une annulation judiciaire par un copropriétaire opposant ou défaillant dans le délai de deux mois de la notification de son procès-verbal (art. 42 de la loi).
Le projet de résolution sur son élection prévoit l’application de vacations pour ses prestations particulières (c’est-à-dire hors tâches de gestion courante) selon des tranches horaires et le profil de l’intervenant. Ces dissociations contreviennent pourtant au point 7.2.1 du décret du 26 mars 2015.
Plus déroutant, la proposition de résolution litigieuse diverge sur ce point du projet de contrat et de la fiche d’information de ce syndic, alors qu’il devrait y avoir une unité pour un même objet. En effet, ces deux documents annexés se contentent du tarif unique supérieur de 240,00 € T.T.C.
2. Assurance(s) de responsabilité civile problématique(s)
La gestion professionnelle d’une copropriété par un syndic implique que celui-ci dispose notamment d’une assurance de responsabilité civile et d’une garantie financière (art. 3 de la loi du 2 janvier 1970 dite HOGUET). Le projet de mandat de syndic doit stipuler les références de ces deux polices obligatoires, à savoir la compagnie concernée, leur date de souscription et leur numéro.
Dans sa trame de contrat 2023/2024 le Cabinet Masson mentionne deux assurances de responsabilité civile conclues à des dates différentes, alors même qu’il ne peut en posséder qu’une. Outre l’invalidation judiciaire de son mandat encourue, elle complexifie l’identification ultérieure de la « bonne » compagnie par des copropriétaires sollicitant de celle-ci l’indemnisation pour leur préjudice causé par toute faute civile de leur assuré (le syndic).
II - Cabinet Masson : un projet abusif de stockage des archives du syndicat par un tiers
Il appartient au syndic de détenir les archives du syndicat des copropriétaires (documents juridiques, comptables, administratifs), conformément à l’article 33 du décret du 17 mars 1967. Néanmoins, l’assemblée générale peut l’en dispenser par une décision soumise en première lecture à la majorité absolue des voix du syndicat (art. 18 et 25 de la loi). Il s’agit dans ce cas de confier ces pièces à une entreprise de stockage, lorsque les locaux du syndic se révèlent trop exigus.
Le syndicat supporte alors les frais de conservation de cette société spécialisée selon sa proposition de contrat jointe à la convocation et adoptée en assemblée générale. En contrepartie, le syndic doit minorer un montant de ses honoraires de gestion courante, puisqu’il se trouve désormais exonéré de cette prestation initialement comprise dans son forfait de base.
Outre l’inadéquation de cette substitution (indemnisation dérisoire dans l’hypothèse d’une disparition involontaire des archives, destruction automatique de documents importants), elle se révèle financièrement défavorable pour le syndicat, comme le révèle le cas d’espèce.
En effet, le cabinet Masson envisage une réduction désuète d’1 euro de ses honoraires ordinaires.
De plus, cette copropriété de 85 lots principaux supportera, a minima, un surcout annuel de 335,75 € par l’entreprise Pro-archives proposée :
A cela s’ajoutent les frais de restitution, alors qu’elle se révèle gracieuse lorsqu’elle émane du syndic, puisqu’elle constitue, comme leur détention, une prestation ordinaire lui incombant au titre de ses honoraires de gestion courante (point IV-14 al. b du décret du 26 mars 2015).
- un contrat de longue durée (5 ans, puis renouvellement de 3 ans) avec une pénalité onéreuse en cas de rupture anticipée (75 % de la redevance jusqu’au terme de la période ordinaire), voire une astreinte de 350 €/jour jusqu’à récupération des archives),
- des garanties inférieures et inadaptées, à savoir 15 € par conteneur détérioré, ainsi qu’une destruction automatique de pièces majeures à l’insu des copropriétaires sur la base d’un critère subjectif (date de leur stockage) sauf contribution majorée du syndicat.
Les questions de désignation du syndic professionnel et de recours à une entreprise de stockage pour les archives du syndicat doivent faire l’objet d’une étude approfondie des copropriétaires.
Il s’agit de corriger les clauses ambivalentes et d’exclure les stipulations irrégulières de la proposition de mandat avant de délibérer, en assemblée générale, sur la nomination du syndic.
La souscription d’un contrat de conservation des archives du syndicat doit être la solution ultime, en prenant soin de disposer dans ce cas d’un projet de contrat approprié dans la protection des données du syndicat et compétitif. Ce dernier point implique une minoration équivalente des honoraires de base du syndic.
Ces mesures majeures sont destinées à prévenir toute contestation judiciaire ou difficultés postérieures des copropriétaires.