Une des missions essentielles du conseil syndical est de contrôler les actions et suggestions du syndic.
En effet, le conseil syndical doit vérifier si les préconisations et démarches proposées par le syndic sont adaptées à la situation, et si tous les garde-fous ont bien été prévus.
A ce titre, nous allons présenter une résolution inscrite dans l’ordre du jour d’une assemblée générale, élaboré par le cabinet NEXITY, qui doit interroger en premier lieu le conseil syndical en prévoyant surtout une trappe de sortie.
Voici sans plus tarder la résolution :
I – Une avance liée à un impayé de charges
Le décret du 17 mars 1967 a prévu la possibilité de constituer une avance de trésorerie.
Néanmoins, le décret comptable du 14 mars 2005 a donné la possibilité au syndicat des copropriétaires de créer d’autres types d’avances telles qu’une avance travaux ou de solidarité.
Le conseil syndical doit être parcimonieux avec la créance de ces comptes et vérifier leur intérêt afin d’éviter que les copropriétaires se voient appeler des sommes inutiles qui pourraient les faire basculer en impayés, entraînant notamment des frais de recouvrement qui leur seront imputés.
Or, la résolution présentée par NEXITY consiste à la création d’une provision d’une somme de 7.000 € pour faire face à un impayé de charges de 6.950,49 € pour un budget prévisionnel de 49.000 €.
Autrement dit, le syndic réclame aux copropriétaires de verser une somme équivalente à plus de 14 % du budget prévisionnel.
Le conseil syndical doit donc vérifier si cette avance est justifiée, sachant qu’il revient au syndic d’assurer le recouvrement des charges et que les copropriétaires doivent déjà débourser une somme supplémentaire aux provisions de charges courantes pour financer le fonds de travaux.
Ainsi, le conseil syndical doit au préalable vérifier si cette avance est indispensable et surtout pourquoi le syndic n’arrive pas à obtenir, de manière amiable ou judiciaire, le paiement des sommes impayées.
S’il s’avère que le syndic s’est contenté d’inscrire cette question à l’ordre du jour sans être en mesure d’expliquer le motif, il faudra refuser cette résolution.
II – Une avance remboursable
Le syndic se cache bien de préciser dans la résolution quand cette avance sera remboursée aux copropriétaires.
Et pour cause, il s’agit bien d’une avance qui, par définition, est une somme qui a été avancée par les copropriétaires au profit de la copropriété.
Ce point est fondamental car bien souvent, lors du contrôle des comptes, on constate l’existence de comptes d’avance qui remontent à plusieurs années sans que le syndic prenne l’initiative d’inscrire une résolution dans l’ordre du jour de l’assemblée générale pour rembourser les sommes.
D’ailleurs, le syndic est en incapacité de nous indiquer l’origine ou la cause qui a justifié la constitution de cette avance.
Après que le conseil syndical ait validé l’intérêt de cette résolution, il devra la compléter en indiquant à quel moment la somme sera remboursée aux copropriétaires.